養(yǎng)老院老人入住資料制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國老年人權(quán)益保障法》《養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)管理辦法》等行業(yè)法規(guī)，結(jié)合集團母公司《全面風險管理指引》及企業(yè)內(nèi)部控制管理要求制定。為規(guī)范養(yǎng)老院老人入住資料管理，防范信息泄露、身份冒用等專項風險，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標準化、合規(guī)化，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬養(yǎng)老院及全體員工，覆蓋老人入住登記、信息采集、資料審核、檔案管理、保密保護等全流程業(yè)務(wù)場景，包括但不限于前兆評估、合同簽訂、日常服務(wù)、退出管理等環(huán)節(jié)。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”指針對老人入住資料全生命周期的收集、使用、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)實施的風險管控與合規(guī)管理活動。（二）“XX風險”指因資料管理不當可能導致的老人隱私泄露、身份冒用、服務(wù)錯誤等業(yè)務(wù)風險，包括操作風險、管理風險及合規(guī)風險。（三）“XX合規(guī)”指資料管理活動必須嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保合法性、安全性、完整性。第四條養(yǎng)老院老人入住資料管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則：所有老人入住資料均納入統(tǒng)一管理范圍，實現(xiàn)全過程監(jiān)控。（二）責任到人原則：明確各部門、崗位的資料管理職責，實行首問負責制。（三）風險導向原則：重點防控信息泄露、資料造假等高風險環(huán)節(jié)。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為老人入住資料管理的第一責任人，對專項管理工作的全面有效性承擔最終責任；分管領(lǐng)導為直接責任人，負責日常統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立“老人入住資料管理領(lǐng)導小組”，由公司分管領(lǐng)導牽頭，成員包括總經(jīng)辦、風控部、運營部、法務(wù)部等部門負責人，主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌制定、修訂專項管理制度；（二）決策重大風險處置方案；（三）年度管理效果評估與審批。第七條設(shè)立“專項管理辦公室”（掛靠運營部），負責日常執(zhí)行，具體職責包括：（一）統(tǒng)籌建立資料管理標準與流程；（二）定期開展風險評估與培訓宣貫；（三）監(jiān)督考核各部門執(zhí)行情況。第八條明確三類主體職責：（一）牽頭部門（運營部）：1.建設(shè)老人入住資料管理信息系統(tǒng)；2.識別、評估專項風險并制定應對預案；3.每季度組織一次合規(guī)自查。（二）專責部門（風控部、法務(wù)部）：1.審核資料采集的合法性、必要性；2.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程中的合規(guī)風險點；3.處置重大風險事件。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位（各養(yǎng)老院）：1.落實資料收集的完整性與準確性；2.日常檢查員工操作規(guī)范性；3.報送異常情況。第九條基層執(zhí)行崗（前臺、護理員等）必須履行：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書；（二）發(fā)現(xiàn)資料異常立即上報；（三）嚴格遵守“最小權(quán)限”原則處理資料。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條資料采集環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：需采集身份證明、健康檔案、緊急聯(lián)系人等必填信息，填寫內(nèi)容必須經(jīng)老人或監(jiān)護人簽字確認；采集過程全程錄音錄像。（二）禁止行為：嚴禁誘導老人提供非必要資料、強制簽署空白協(xié)議。（三）風險防控：重點審核資料真實性，對模糊信息要求二次核實。第十一條合同簽訂環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：合同文本包含資料使用范圍、保密條款，并由法務(wù)部審核；簽訂過程必須有老人或監(jiān)護人現(xiàn)場見證。（二）禁止行為：嚴禁簽訂“全權(quán)委托”等模糊權(quán)利義務(wù)條款。（三）風險防控：定期抽查合同履行情況，對違約行為啟動預警。第十二條信息存儲環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：采用加密數(shù)據(jù)庫存儲，設(shè)置“誰訪問誰記錄”的日志機制；紙質(zhì)檔案鎖于保險柜，雙人雙鎖。（二）禁止行為：嚴禁將資料外借或上傳非授權(quán)平臺。（三）風險防控：每年開展一次數(shù)據(jù)庫滲透測試，冷備份資料異地存放。第十三條查閱使用環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：業(yè)務(wù)部門提交《資料查閱申請單》，經(jīng)負責人審批后按權(quán)限調(diào)取；臨時調(diào)閱需額外說明用途。（二）禁止行為：嚴禁跨部門違規(guī)調(diào)取他人資料、復印敏感信息。（三）風險防控：調(diào)閱記錄自動歸檔，超出30日未使用自動失效。第十四條檔案變更環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：老人信息變更需提交《變更申請表》，同步更新所有相關(guān)系統(tǒng)；重大健康變化需24小時內(nèi)備案。（二）禁止行為：未經(jīng)審批擅自修改原始記錄。（三）風險防控：設(shè)置變更雙人復核機制，電子記錄采用防篡改技術(shù)。第十五條退出管理環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：老人離院后30日內(nèi)完成資料歸檔，非必要信息進行脫敏處理；長期離院老人資料由專人管理。（二）禁止行為：擅自銷毀檔案或泄露既往記錄。（三）風險防控：離院老人名單單獨管理，銷毀過程錄像存檔。第十六條跨機構(gòu)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：向第三方機構(gòu)共享資料必須經(jīng)老人書面同意，并約定保密期限；傳輸過程加密加密傳輸。（二）禁止行為：未經(jīng)授權(quán)共享老人診斷結(jié)論等敏感信息。（三）風險防控：建立第三方機構(gòu)黑名單制度，定期評估合作方合規(guī)情況。第十七條技術(shù)安全環(huán)節(jié)（一）合規(guī)標準：系統(tǒng)需通過等級保護測評，定期更新殺毒軟件；員工強制使用強密碼并定期更換。（二）禁止行為：使用個人設(shè)備處理資料、違規(guī)連接公共網(wǎng)絡(luò)。（三）風險防控：部署入侵檢測系統(tǒng)，對異常登錄行為自動報警。第四章專項管理運行機制第十八條動態(tài)更新機制（一）每年6月對照最新法規(guī)修訂制度；（二）重大業(yè)務(wù)調(diào)整后30日內(nèi)補充條款；（三）修訂過程需經(jīng)領(lǐng)導小組審議通過。第十九條風險識別預警機制（一）每月開展一次全場景風險排查，使用《風險矩陣表》進行評分；（二）評分＞70分需制定專項預案，＞85分發(fā)布紅色預警；（三）預警信息通過OA系統(tǒng)定向推送。第二十條合規(guī)審查機制（一）嵌入“三道防線”：業(yè)務(wù)崗自查、部門復核、專責部門抽查；（二）審查標準：對照制度條款逐項打分，對差項要求限期整改；（三）未經(jīng)審查的資料調(diào)取行為視為違規(guī)。第二十一條風險應對機制（一）一般風險：由養(yǎng)老院自行整改，上報辦公室備案；（二）重大風險：啟動應急預案，由領(lǐng)導小組統(tǒng)籌處置，48小時內(nèi)上報集團；（三）明確“首報負責制”，嚴禁瞞報或遲報。第二十二條責任追究機制（一）違規(guī)情形：1.未經(jīng)授權(quán)泄露資料，罰款X萬元至X萬元；2.資料造假導致服務(wù)事故，直接責任人免職；3.系統(tǒng)漏洞未及時上報，扣除年度績效30%。（二）處罰流程：風控部出具《處罰決定書》，由人力資源部執(zhí)行。第二十三條評估改進機制（一）每季度開展一次管理效果評估，使用《有效性指標表》打分；（二）評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四檔；（三）不合格項需制定改進計劃，次年復查。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障（一）各級領(lǐng)導在述職報告中必須包含資料管理內(nèi)容；（二）設(shè)立專項管理年度預算，確保技術(shù)投入；（三）每月召開管理例會，通報問題與進展。第二十五條考核激勵機制（一）將資料管理納入年度考核指標，占績效考核10%；（二）對合規(guī)部門/個人給予X%的績效獎勵；（三）連續(xù)兩年優(yōu)秀者授予“XX合規(guī)標兵”稱號。第二十六條培訓宣傳機制（一）管理層：每年接受2次合規(guī)履職培訓，考核不合格者降級；（二）員工：新員工崗前培訓占比15%，轉(zhuǎn)崗員工必須補訓；（三）發(fā)布《資料管理操作手冊》，季度更新電子版。第二十七條信息化支撐（一）開發(fā)“老人檔案云平臺”，實現(xiàn)移動端調(diào)閱；（二）設(shè)置“異常行為智能預警”模塊，自動識別風險；（三）與財務(wù)系統(tǒng)對接，自動核對離院結(jié)算信息。第二十八條文化建設(shè)（一）設(shè)立“合規(guī)角”，展示制度案例與合規(guī)承諾書；（二）每年開展“資料安全月”活動，舉辦知識競賽；（三）將合規(guī)納入員工手冊，入職簽署電子版承諾書。第二十九條報告制度（一）風險事件上報：重大事件2小時內(nèi)、一般事件24小時內(nèi)上報至辦公室；（二）年度