PAGE生產(chǎn)企業(yè)采購財務制度一、總則（一）目的為了規(guī)范生產(chǎn)企業(yè)采購財務行為，加強采購財務管理，提高資金使用效益，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本生產(chǎn)企業(yè)及所屬各部門的采購財務活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購財務活動必須遵守國家法律法規(guī)和財經(jīng)紀律，確保財務行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在采購過程中，要注重成本控制，提高資金使用效益，以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。3.真實性原則：財務信息應真實、準確、完整地反映采購業(yè)務的實際情況，不得虛假記錄或隱瞞重要信息。4.內部控制原則：建立健全采購財務內部控制制度，防范財務風險，確保采購活動的規(guī)范運作。二、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應會同相關部門，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和市場需求預測，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、金額、時間等內容，并詳細說明預算編制的依據(jù)和理由。2.采購預算應按照企業(yè)預算管理的要求，進行層層分解和細化，落實到具體的采購項目和責任人。同時，要與企業(yè)的資金預算相銜接，確保采購資金的合理安排。3.在預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、供應商信用狀況等因素，合理確定采購預算金額。對于重大采購項目，應進行專項調研和分析，確保預算的準確性和可靠性。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整預算，應按照企業(yè)預算調整的規(guī)定程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和評價。及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。3.采購部門應建立采購預算執(zhí)行臺賬，詳細記錄采購項目的執(zhí)行情況，包括采購日期、供應商名稱、采購數(shù)量、采購金額等信息。財務部門應定期與采購部門核對臺賬，確保預算執(zhí)行信息的一致性。（三）預算調整1.當市場價格發(fā)生重大變化、供應商變更、采購計劃調整等原因導致原采購預算無法執(zhí)行時，采購部門應及時提出預算調整申請。申請應詳細說明調整的原因、調整的內容和調整后的預算金額。2.預算調整申請應經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核后，報企業(yè)主管領導審批。審批通過后，采購部門應按照調整后的預算組織采購活動。3.財務部門應根據(jù)預算調整情況，及時調整相關財務指標和賬務處理，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購業(yè)務應簽訂書面合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同應由采購部門起草，會同財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、合理性等方面。審核通過后，報企業(yè)主管領導審批。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送財務部門備案。財務部門應根據(jù)合同條款，做好資金安排和賬務處理的準備工作。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應按照合同約定，及時跟蹤供應商的交貨情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施追究其違約責任。2.財務部門應按照合同約定的付款方式，及時辦理付款手續(xù)。在付款前，應審核采購部門提交的相關單據(jù)，如發(fā)票、驗收報告等，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.采購部門和財務部門應建立合同執(zhí)行臺賬，詳細記錄合同的執(zhí)行情況，包括交貨時間、付款時間、金額等信息。定期對合同執(zhí)行情況進行核對和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。（三）合同變更與終止1.在合同執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應報企業(yè)主管領導審批，并送財務部門備案。2.如因不可抗力或其他原因導致合同無法繼續(xù)履行，采購部門應及時與供應商協(xié)商終止合同。終止合同應按照合同約定辦理相關手續(xù)，并進行賬務處理。3.合同變更或終止后，采購部門和財務部門應及時調整相關臺賬和賬務記錄，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。四、采購付款管理（一）付款審批流程1.采購部門在收到供應商的發(fā)票和驗收報告后，應填寫付款申請單。付款申請單應注明采購項目、合同編號、發(fā)票號碼、金額、付款方式等信息，并附上相關證明材料。2.采購部門負責人對付款申請單進行審核，審核內容包括采購業(yè)務的真實性、合同執(zhí)行情況、發(fā)票的合法性等方面。審核通過后，簽字確認并提交財務部門。3.財務部門對付款申請單進行復核，復核內容包括資金安排、賬務處理、付款方式的合規(guī)性等方面。復核通過后，報企業(yè)主管領導審批。4.企業(yè)主管領導根據(jù)審批權限對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。（二）付款方式選擇1.根據(jù)采購業(yè)務的特點和供應商的要求，合理選擇付款方式。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.在選擇付款方式時，應充分考慮資金成本、資金安全、結算效率等因素。對于金額較大的采購項目，應優(yōu)先選擇銀行承兌匯票等風險較低的付款方式。3.財務部門應加強對付款方式的管理，確保付款方式的選擇符合企業(yè)利益和相關規(guī)定。同時，要及時掌握銀行結算政策的變化，合理調整付款方式。（三）預付款管理1.對于需要支付預付款的采購項目，采購部門應在簽訂合同后，按照合同約定的預付款比例申請預付款。預付款申請應經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核后，報企業(yè)主管領導審批。2.財務部門在支付預付款前，應與供應商簽訂預付款協(xié)議，明確預付款的金額、用途、還款方式等條款。同時，要加強對預付款的跟蹤管理，確保預付款的安全和有效使用。3.如因供應商原因導致采購合同無法履行，采購部門應及時與供應商協(xié)商追回預付款。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。五、采購成本控制（一）成本核算1.采購部門應建立采購成本核算制度，對采購成本進行詳細核算。采購成本包括采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用、稅費等直接成本，以及采購人員的工資、差旅費、辦公費等間接成本。2.財務部門應協(xié)助采購部門做好采購成本核算工作，提供相關財務數(shù)據(jù)和分析方法。同時，要定期對采購成本進行分析和評價，為企業(yè)采購決策提供依據(jù)。3.采購成本核算應按照權責發(fā)生制原則進行，確保成本核算的準確性和及時性。對于跨期采購業(yè)務，應合理分攤成本，避免成本核算出現(xiàn)偏差。（二）成本分析與控制1.采購部門應定期對采購成本進行分析，找出成本變動的原因和影響因素。分析內容包括采購價格波動、供應商選擇、采購數(shù)量、采購頻率等方面。2.根據(jù)成本分析結果，制定相應的成本控制措施。如通過招標采購、詢價采購等方式降低采購價格；優(yōu)化采購批量，降低運輸成本；加強供應商管理，提高供應商的服務質量和信用水平等。3.財務部門應加強對采購成本控制的監(jiān)督和考核，定期對采購部門的成本控制情況進行檢查和評價。對成本控制效果顯著的部門和個人給予獎勵，對成本控制不力的部門和個人進行批評和處罰。（三）價格管理1.建立采購價格管理制度，加強對采購價格的監(jiān)控和管理。采購部門應定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考。2.對于重要物資的采購，應通過招標、詢價、談判等方式確定合理的采購價格。在采購過程中，要充分考慮供應商的成本、利潤、市場競爭等因素，確保采購價格的合理性。3.財務部門應參與采購價格的審核和決策，提供相關財務分析和建議。同時，要對采購價格的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保采購價格符合企業(yè)利益。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應會同財務部門、法務部門等相關部門，對采購業(yè)務可能面臨的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋市場風險、信用風險、質量風險、法律風險等方面。2.采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估。評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對策略。對于高風險的采購業(yè)務，應采取重點監(jiān)控、加強風險管理等措施；對于低風險的采購業(yè)務，可適當簡化風險管理程序。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場價格波動和市場供求關系變化，通過套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場風險。2.信用風險應對：加強對供應商的信用評估和管理，選擇信用良好的供應商合作。在采購合同中明確違約責任條款，對供應商的違約行為進行約束。3.質量風險應對：嚴格按照質量標準進行采購驗收，加強對供應商產(chǎn)品質量的監(jiān)督和檢查。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時與供應商協(xié)商解決，必要時可追究其違約責任。4.法律風險應對：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。在采購過程中，要遵守相關法律法規(guī)，避免因法律糾紛給企業(yè)帶來損失。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購業(yè)務的風險狀況進行監(jiān)控和分析。監(jiān)控內容包括采購合同執(zhí)行情況、供應商信用狀況、市場價格波動等方面。2.設定風險預警指標，當風險指標達到或超過預警值時，及時發(fā)出預警信號。采購部門和財務部門應根據(jù)預警信號，及時采取相應的風險應對措施。3.定期對采購風險管理工作進行總結和評估，不斷完善采購風險管理制度和風險應對措施。提高企業(yè)采購風險管理水平，保障企業(yè)采購業(yè)務的順利進行。七、采購財務監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.企業(yè)應建立健全采購財務內部監(jiān)督制度，加強對采購財務活動的日常監(jiān)督。采購部門和財務部門應定期對采購業(yè)務進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財務部門應加強對采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金的安全和合理使用。定期對采購資金的收支情況進行審計，檢查資金使用是否符合規(guī)定用途。3.企業(yè)內部審計部門應定期對采購財務活動進行審計，審查采購業(yè)務的合法性、合規(guī)性、真實性和效益性。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）外部審計1.企業(yè)應按照國家有關規(guī)定，定期聘請外部審計機構對采購財務活動進行審計。外部審計機構應具備相應的資質和專業(yè)能力，能夠獨立、客觀、公正地開展審計工作。