采購合同審批及風(fēng)險(xiǎn)管理指引采購合同作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核心載體，其審批質(zhì)量與風(fēng)險(xiǎn)管理水平直接影響企業(yè)權(quán)益維護(hù)、成本控制及合規(guī)運(yùn)營(yíng)。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理審批全流程要點(diǎn)，拆解風(fēng)險(xiǎn)類型與應(yīng)對(duì)策略，為企業(yè)構(gòu)建“事前預(yù)防、事中管控、事后應(yīng)對(duì)”的合同管理體系提供實(shí)操指引。一、采購合同審批的核心流程與關(guān)鍵審查要點(diǎn)采購合同審批需遵循“分層級(jí)、多維度”的閉環(huán)流程，通過業(yè)務(wù)預(yù)審-職能聯(lián)審-決策終審三層架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的前置攔截。（一）審批流程的分層架構(gòu)1.業(yè)務(wù)發(fā)起預(yù)審由采購經(jīng)辦部門完成，重點(diǎn)核查：合同標(biāo)的必要性（是否與預(yù)算/需求匹配，避免無計(jì)劃采購）；供應(yīng)商遴選合規(guī)性（招標(biāo)/談判/單一來源等程序是否完備，留存過程文件）；基礎(chǔ)信息完整性（對(duì)方名稱、簽約主體資格、聯(lián)系人信息等，需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）。同步收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報(bào)告等），初步判斷其履約能力。2.職能部門聯(lián)審法務(wù)合規(guī)審查：聚焦條款合法性（如是否違反《民法典》《反壟斷法》）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（付款條件與交貨義務(wù)是否匹配）、爭(zhēng)議解決有效性（仲裁/訴訟約定是否明確）。需特別關(guān)注“格式條款”的提示說明義務(wù)，避免因條款無效導(dǎo)致權(quán)益受損。財(cái)務(wù)風(fēng)控審查：從成本與資金安全角度，審查付款方式（預(yù)付款比例是否過高、付款節(jié)點(diǎn)是否與履約進(jìn)度掛鉤）、發(fā)票條款（稅率、開票時(shí)間、合規(guī)性承諾）、資金預(yù)算匹配度（付款計(jì)劃是否與現(xiàn)金流規(guī)劃沖突）。技術(shù)/業(yè)務(wù)部門專項(xiàng)審查：針對(duì)合同標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款等專業(yè)內(nèi)容，由技術(shù)或業(yè)務(wù)部門評(píng)估是否符合需求標(biāo)準(zhǔn)（如設(shè)備采購需確認(rèn)參數(shù)與技術(shù)協(xié)議一致）。3.決策層終審根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分審批權(quán)限（如金額超百萬需總經(jīng)理或董事會(huì)審批），決策層結(jié)合聯(lián)審意見，從戰(zhàn)略層面評(píng)估合同對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響（如長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商是否符合供應(yīng)鏈布局），最終決定是否簽署。（二）審批中的高頻問題與規(guī)避技巧實(shí)務(wù)中，審批延遲或漏洞多源于“形式審查代替實(shí)質(zhì)審查”，需重點(diǎn)關(guān)注：供應(yīng)商資質(zhì)“表面合規(guī)”：需穿透核查（如通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢工商信息、裁判文書網(wǎng)檢索涉訴記錄），避免與失信或經(jīng)營(yíng)異常主體簽約。合同條款“模糊化處理”：例如交貨時(shí)間寫“盡快”、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)用“行業(yè)慣例”，需轉(zhuǎn)化為明確可量化的表述（如“收到預(yù)付款后30個(gè)自然日交貨”“符合GB/TXXX-XXXX國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”）。風(fēng)險(xiǎn)條款“選擇性忽略”：如對(duì)方要求“放棄違約金追償”“爭(zhēng)議由對(duì)方所在地法院管轄”，需評(píng)估讓步對(duì)企業(yè)的影響，必要時(shí)通過商務(wù)談判調(diào)整（如以延長(zhǎng)賬期、降低價(jià)格作為讓步條件）。二、采購合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與分類管理采購合同風(fēng)險(xiǎn)貫穿“簽約前-履約中-爭(zhēng)議后”全周期，可按法律屬性、商業(yè)屬性、操作屬性三維拆解。（一）風(fēng)險(xiǎn)類型的三維拆解1.法律風(fēng)險(xiǎn)：源于合同效力或條款違法，典型場(chǎng)景包括：簽約主體無資格（如供應(yīng)商超越經(jīng)營(yíng)范圍簽約、代理人無授權(quán)）；合同內(nèi)容違反強(qiáng)制性規(guī)定（如采購違禁品、約定陰陽合同避稅）；條款無效（如約定“工傷概不負(fù)責(zé)”的免責(zé)條款、排除對(duì)方主要權(quán)利的格式條款）。2.商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：與市場(chǎng)、履約能力相關(guān)，例如：供應(yīng)商履約能力惡化（經(jīng)營(yíng)不善、資金鏈斷裂導(dǎo)致無法交貨）；市場(chǎng)波動(dòng)導(dǎo)致成本劇增（如原材料漲價(jià)使供應(yīng)商要求加價(jià)，或匯率波動(dòng)影響進(jìn)口采購成本）；合作方惡意違約（如以“合同顯失公平”為由主張撤銷，或利用條款漏洞拖延履約）。3.操作風(fēng)險(xiǎn)：因流程漏洞或人為失誤引發(fā)，常見于：審批流程“走過場(chǎng)”（如財(cái)務(wù)未審核付款條款，導(dǎo)致預(yù)付款被騙）；合同變更未留痕（如口頭同意延遲交貨，無書面補(bǔ)充協(xié)議，后續(xù)糾紛無據(jù)可依）；履約監(jiān)控缺失（如未跟蹤交貨進(jìn)度，導(dǎo)致逾期后被動(dòng)索賠）。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的量化工具為精準(zhǔn)識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)合同，可建立“風(fēng)險(xiǎn)矩陣”：從“發(fā)生概率”（低/中/高）和“影響程度”（金額損失、商譽(yù)損害、合規(guī)處罰）兩個(gè)維度打分，將合同分為“低風(fēng)險(xiǎn)（綠區(qū)）、中風(fēng)險(xiǎn)（黃區(qū)）、高風(fēng)險(xiǎn)（紅區(qū)）”三類。例如：紅區(qū)合同（如與新供應(yīng)商簽大額獨(dú)家采購協(xié)議）：需啟動(dòng)專項(xiàng)盡職調(diào)查、增加履約擔(dān)保；黃區(qū)合同（如常規(guī)設(shè)備采購但付款周期長(zhǎng)）：需優(yōu)化付款節(jié)點(diǎn)、加入調(diào)價(jià)機(jī)制；綠區(qū)合同（如長(zhǎng)期合作供應(yīng)商的小額采購）：可簡(jiǎn)化審批流程，重點(diǎn)監(jiān)控履約。三、風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)操策略與應(yīng)對(duì)方案風(fēng)險(xiǎn)管理需貫穿“事前預(yù)防-事中管控-事后應(yīng)對(duì)”全周期，通過制度、工具、機(jī)制的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的主動(dòng)防控。（一）事前預(yù)防：從源頭降低風(fēng)險(xiǎn)概率1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理建立動(dòng)態(tài)“白名單-灰名單-黑名單”制度：白名單：經(jīng)盡調(diào)、歷史合作無違約的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，可享受審批綠色通道；灰名單：新合作或存在輕微履約問題的供應(yīng)商，需增加保證金、縮短賬期；黑名單：涉訴、失信、欺詐的供應(yīng)商，永久禁止合作。2.合同模板標(biāo)準(zhǔn)化制定“通用條款+專用條款”的模板體系：通用條款：固化爭(zhēng)議解決（優(yōu)先仲裁）、違約責(zé)任（按日計(jì)違約金、定金罰則）、通知與送達(dá)（明確地址與方式）等核心條款；專用條款：根據(jù)采購類型（貨物/服務(wù)/工程）細(xì)化標(biāo)的描述、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件（如服務(wù)類合同可約定“驗(yàn)收合格后付款70%，質(zhì)保期滿付30%”）。（二）事中管控：履約過程的動(dòng)態(tài)風(fēng)控1.履約監(jiān)控機(jī)制建立“三色預(yù)警”系統(tǒng)：藍(lán)色預(yù)警：交貨/付款節(jié)點(diǎn)前7日提醒，確認(rèn)雙方履約準(zhǔn)備；黃色預(yù)警：逾期1-3日，啟動(dòng)催告程序（書面函件+郵件留痕）；紅色預(yù)警：逾期超5日或出現(xiàn)重大違約跡象，立即啟動(dòng)應(yīng)急方案（如暫停付款、凍結(jié)履約保證金）。2.合同變更管理任何變更（如交貨時(shí)間、價(jià)格調(diào)整）需簽署書面補(bǔ)充協(xié)議，明確“原合同條款與本協(xié)議沖突的，以本協(xié)議為準(zhǔn)”，避免口頭約定引發(fā)糾紛。（三）事后應(yīng)對(duì)：爭(zhēng)議解決的成本最優(yōu)策略1.協(xié)商優(yōu)先原則爭(zhēng)議發(fā)生后，優(yōu)先通過商務(wù)談判解決（如給予對(duì)方一定寬限期換取賠償，或調(diào)整后續(xù)訂單量平衡損失），避免直接進(jìn)入訴訟/仲裁（耗時(shí)耗力且損害合作關(guān)系）。2.爭(zhēng)議解決工具包證據(jù)保全：立即整理合同、溝通記錄、履約憑證（如物流單、驗(yàn)收單），確保證據(jù)鏈完整；止損措施：如對(duì)方明確違約，可依約行使不安抗辯權(quán)（暫停付款）或解除合同（需符合法定/約定條件）；外部支持：復(fù)雜糾紛可委托律師出具《律師函》，或啟動(dòng)仲裁/訴訟（注意仲裁條款的效力，避免管轄異議拖延時(shí)間）。四、數(shù)字化工具賦能審批與風(fēng)險(xiǎn)管理數(shù)字化工具可打破“人治”局限，通過系統(tǒng)規(guī)則實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的自動(dòng)化識(shí)別與管控。（一）合同管理系統(tǒng)的核心價(jià)值通過部署SaaS級(jí)合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)：流程自動(dòng)化：審批節(jié)點(diǎn)自動(dòng)觸發(fā)（如法務(wù)審查超時(shí)則升級(jí)提醒），避免人為拖延；條款智能審查：系統(tǒng)內(nèi)置合規(guī)條款庫，自動(dòng)識(shí)別“霸王條款”“無效條款”并提示修改；履約動(dòng)態(tài)監(jiān)控：與ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)打通，自動(dòng)比對(duì)付款進(jìn)度與交貨驗(yàn)收數(shù)據(jù)，異常時(shí)預(yù)警。（二）大數(shù)據(jù)與AI的風(fēng)控應(yīng)用供應(yīng)商信用畫像：對(duì)接企查查、天眼查等平臺(tái)，自動(dòng)抓取供應(yīng)商涉訴、失信、行政處罰信息，生成信用評(píng)分；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)模型：基于歷史合同糾紛數(shù)據(jù)，AI模型可預(yù)測(cè)新合同的違約概率，輔助決策層判斷是否簽約。案例實(shí)踐：某制造業(yè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)救贖背景：企業(yè)與新供應(yīng)商簽訂設(shè)備采購合同，預(yù)付30%貨款后，供應(yīng)商失聯(lián)，經(jīng)核查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照為偽造。問題根源：審批時(shí)僅審查資質(zhì)復(fù)印件，未通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)核驗(yàn)，且未要求履約保證金。改進(jìn)措施：1.流程優(yōu)化：要求所有新供應(yīng)商資質(zhì)需“線上核驗(yàn)+線下公證”，預(yù)付款比例降至10%，剩余款項(xiàng)分“交貨/驗(yàn)收/質(zhì)?！比A段支付；2.工具升級(jí)：引入合同管理系統(tǒng)，自動(dòng)核驗(yàn)供應(yīng)商工商信息，觸發(fā)高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：為大額采購購買“履約保證保險(xiǎn)”，由保險(xiǎn)公司承擔(dān)供應(yīng)商違約損失。結(jié)語：構(gòu)建“全周期、強(qiáng)協(xié)同”的合同管理生態(tài)采購合同審批與風(fēng)險(xiǎn)管理不是“一次性審查”，而是貫穿“選商-簽約-履約-收尾”的動(dòng)態(tài)過程