PAGE培訓(xùn)檔案建設(shè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保管、使用和銷(xiāo)毀等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)、員工職業(yè)發(fā)展以及公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃、組織、實(shí)施到評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和存儲(chǔ)應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類（一）培訓(xùn)需求分析檔案1.培訓(xùn)需求調(diào)查問(wèn)卷：記錄員工培訓(xùn)需求調(diào)查的問(wèn)卷內(nèi)容、發(fā)放范圍、回收情況及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。2.崗位技能差距分析報(bào)告：針對(duì)不同崗位，分析現(xiàn)有技能水平與崗位要求之間的差距，提出培訓(xùn)需求建議。3.業(yè)務(wù)發(fā)展與培訓(xùn)需求關(guān)聯(lián)分析：結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，分析所需的培訓(xùn)支持及相應(yīng)需求。（二）培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：明確公司年度培訓(xùn)工作的總體目標(biāo)、培訓(xùn)項(xiàng)目安排、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域、崗位或問(wèn)題制定的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明培訓(xùn)的目的、內(nèi)容、方式、時(shí)間等。3.培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整記錄：記錄培訓(xùn)計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中因各種原因進(jìn)行調(diào)整的情況，包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及相關(guān)審批手續(xù)。（三）培訓(xùn)實(shí)施檔案1.培訓(xùn)通知：發(fā)布培訓(xùn)活動(dòng)的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、培訓(xùn)要求等信息。2.培訓(xùn)教材：收集整理培訓(xùn)過(guò)程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等，如有電子文檔，應(yīng)注明存儲(chǔ)位置。3.培訓(xùn)師資資料：記錄培訓(xùn)師資的個(gè)人信息、資質(zhì)證書(shū)、授課經(jīng)歷、培訓(xùn)評(píng)價(jià)等資料。4.培訓(xùn)考勤記錄：詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等信息。5.培訓(xùn)課堂記錄：如培訓(xùn)過(guò)程中有筆記、照片、視頻等記錄培訓(xùn)內(nèi)容和現(xiàn)場(chǎng)情況的資料，應(yīng)一并歸檔。6.培訓(xùn)考核資料：包括考核試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)員考核成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)等，反映學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估檔案1.培訓(xùn)效果評(píng)估方案：明確評(píng)估的目的、對(duì)象、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排等，為評(píng)估工作提供指導(dǎo)。2.學(xué)員反饋意見(jiàn)：收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的反饋意見(jiàn)和建議，可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、面談等方式獲取。3.培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評(píng)估：跟蹤學(xué)員培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)，如工作績(jī)效提升、工作態(tài)度轉(zhuǎn)變、解決實(shí)際問(wèn)題能力等方面的評(píng)估資料。（五）培訓(xùn)費(fèi)用檔案1.培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算：記錄培訓(xùn)項(xiàng)目的費(fèi)用預(yù)算情況，包括師資費(fèi)用、教材費(fèi)用、場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用等明細(xì)。2.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證：保存培訓(xùn)過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)發(fā)票、支付憑證等原始資料，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。3.培訓(xùn)費(fèi)用結(jié)算報(bào)告：對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)際費(fèi)用支出進(jìn)行結(jié)算，并與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，總結(jié)費(fèi)用使用情況。三、培訓(xùn)檔案的建立與收集（一）責(zé)任部門(mén)與人員1.培訓(xùn)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理工作，制定檔案管理制度和流程，指導(dǎo)各部門(mén)做好培訓(xùn)檔案的收集、整理和歸檔工作。2.培訓(xùn)講師：在培訓(xùn)結(jié)束后，及時(shí)將授課過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，如課件、講義、考核試卷等提交給培訓(xùn)管理部門(mén)。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)員工培訓(xùn)檔案資料的收集、審核和提交工作，確保本部門(mén)培訓(xùn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）建立流程1.培訓(xùn)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)：培訓(xùn)管理部門(mén)根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果制定培訓(xùn)計(jì)劃，并明確檔案收集的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照要求準(zhǔn)備培訓(xùn)項(xiàng)目所需的各類資料，如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材編寫(xiě)大綱等。2.培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程中：培訓(xùn)講師負(fù)責(zé)記錄培訓(xùn)過(guò)程中的各項(xiàng)資料，如課堂記錄、考勤記錄等；各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促本部門(mén)學(xué)員按時(shí)參加培訓(xùn)，并協(xié)助收集學(xué)員的反饋意見(jiàn)。培訓(xùn)管理部門(mén)定期對(duì)培訓(xùn)實(shí)施情況進(jìn)行檢查，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。3.培訓(xùn)結(jié)束后：培訓(xùn)講師應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將授課資料提交給培訓(xùn)管理部門(mén)；各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)提交本部門(mén)學(xué)員的考核成績(jī)、培訓(xùn)后工作表現(xiàn)評(píng)估等資料；培訓(xùn)管理部門(mén)對(duì)收集到的各類資料進(jìn)行審核、分類和整理，建立培訓(xùn)檔案。（三）收集要求1.資料應(yīng)齊全完整：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。2.內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確：確保檔案資料所反映的培訓(xùn)情況與實(shí)際相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一：各類資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理，如文件命名規(guī)范、紙張規(guī)格、字體字號(hào)等，以便于管理和查詢。4.及時(shí)收集歸檔：培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將資料提交給培訓(xùn)管理部門(mén)，不得拖延，確保檔案的時(shí)效性。四、培訓(xùn)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰原則：按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，將不同類型的資料分別整理，便于查找和管理。2.順序合理原則：同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等合理排列，確保檔案的邏輯性和連貫性。3.編號(hào)唯一原則：為每份檔案資料賦予唯一的編號(hào)，便于標(biāo)識(shí)和查詢。（二）整理方法1.文件材料的整理：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、排序、編目，去除重復(fù)、無(wú)用的文件，確保文件內(nèi)容清晰可讀。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照命名規(guī)范進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.照片、視頻等資料的整理：對(duì)照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息；對(duì)視頻資料應(yīng)進(jìn)行剪輯整理，添加文字說(shuō)明，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中。3.數(shù)據(jù)資料的整理：對(duì)培訓(xùn)考核成績(jī)、費(fèi)用數(shù)據(jù)等進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并與相關(guān)文字資料一并歸檔。（三）歸檔要求1.建立檔案目錄：根據(jù)培訓(xùn)檔案的分類，建立詳細(xì)的檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和核對(duì)。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)文件較多的培訓(xùn)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、檔案編號(hào)等信息。3.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)陣列、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。4.歸檔地點(diǎn)：培訓(xùn)檔案應(yīng)統(tǒng)一存放在公司指定的檔案保管地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，便于查閱。五、培訓(xùn)檔案的保管與借閱（一）保管期限1.長(zhǎng)期保存檔案：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要培訓(xùn)項(xiàng)目、員工職業(yè)發(fā)展關(guān)鍵資料等的培訓(xùn)檔案，保管期限為[X]年。2.短期保存檔案：一般性培訓(xùn)活動(dòng)的檔案資料，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房管理：檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。2.檔案存儲(chǔ)方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找；電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的要求進(jìn)行妥善保管，建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，確保數(shù)據(jù)的可訪問(wèn)性。3.檔案定期盤(pán)點(diǎn)：每年定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批：培訓(xùn)檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密、重要培訓(xùn)資料等限制借閱的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.借閱登記：建立培訓(xùn)檔案借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，便于跟蹤和管理。六、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員保密教育：對(duì)涉及培訓(xùn)檔案管理的工作人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)，提高保密意識(shí)。2.檔案密級(jí)劃分：根據(jù)培訓(xùn)檔案內(nèi)容的敏感程度，將檔案劃分為不同的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等，并采取相應(yīng)的保密措施。3.訪問(wèn)權(quán)限控制：對(duì)于電子培訓(xùn)檔案，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的檔案信息。4.保密協(xié)議簽訂：對(duì)于涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)檔案，在借閱時(shí)可與借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和違約責(zé)任。（二）安全管理1.防火防盜：檔案保管地點(diǎn)應(yīng)配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子培訓(xùn)檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.應(yīng)急處理：制定培訓(xùn)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任人員，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案安全。七、培訓(xùn)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保管期限的培訓(xùn)檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核確認(rèn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案內(nèi)容失效：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)項(xiàng)目終止等原因?qū)е孪嚓P(guān)培訓(xùn)檔案內(nèi)容不再具有保存價(jià)值的，可提前進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.其他特殊情況：如檔案損壞、丟失且無(wú)法恢復(fù)，或因法律法規(guī)要求必須銷(xiāo)毀的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：由檔案管理部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.審核批準(zhǔn)：《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無(wú)法