行政日常事務(wù)處理操作手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)的處理流程，提高工作效率，保證各項事務(wù)有序推進。手冊適用于行政部門及全體員工，涵蓋辦公用品管理、會議室使用、文件流轉(zhuǎn)、訪客接待、固定資產(chǎn)維護等高頻場景，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。二、辦公用品管理（一）常見應(yīng)用場景適用于員工日常辦公所需文具、耗材（如紙張、筆、文件夾等）的申領(lǐng)、發(fā)放與庫存管理，以及辦公設(shè)備的臨時借用（如投影儀、U盤等）。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.申領(lǐng)與發(fā)放（1）提交申請：員工通過OA系統(tǒng)或填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見附件1），注明所需物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。（2）庫存核對：行政部收到申請后，核對現(xiàn)有庫存。若庫存充足，直接進入發(fā)放流程；若庫存不足，啟動采購流程（采購流程另行規(guī)定）。（3）物品發(fā)放：員工憑審批通過的申領(lǐng)表至行政部領(lǐng)取物品，行政人員核對信息后發(fā)放，并在《辦公用品臺賬》中登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量，雙方簽字確認(rèn)。（4）特殊物品借用：如需借用投影儀、移動硬盤等設(shè)備，需在申領(lǐng)表中注明“借用”及預(yù)計歸還時間，行政部登記后發(fā)放，借用后需在24小時內(nèi)歸還，保證設(shè)備完好。2.庫存盤點（1）定期盤點：行政部每月末最后一個工作日對辦公用品庫存進行全面盤點，核對臺賬與實物數(shù)量，保證賬實一致。（2）差異處理：若發(fā)覺盤盈或盤虧，需分析原因（如發(fā)放遺漏、登記錯誤等），填寫《庫存盤點差異表》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后調(diào)整臺賬，并采取改進措施。（三）相關(guān)表格模板附件1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人審批行政部簽字領(lǐng)取簽字（四）操作關(guān)鍵點與風(fēng)險提示申領(lǐng)時需按實際需求填寫數(shù)量，避免過度申領(lǐng)造成浪費；借用設(shè)備需妥善保管，損壞或丟失需按公司規(guī)定賠償；行政部需每月更新《辦公用品庫存清單》，保證信息公開透明。三、會議室預(yù)訂與使用管理（一）常見應(yīng)用場景適用于部門會議、客戶洽談、培訓(xùn)等各類會議的會議室預(yù)訂、設(shè)備使用及會后整理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會議室預(yù)訂（1）提交預(yù)訂：申請人需提前1個工作日通過OA系統(tǒng)或填寫《會議室預(yù)訂申請表》（見附件2），注明會議名稱、時間、人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）及特殊需求（如茶水、橫幅等）。（2）確認(rèn)預(yù)訂：行政部收到申請后，根據(jù)會議室使用情況（如大小、設(shè)備配置）確認(rèn)是否可預(yù)訂，并在1小時內(nèi)反饋結(jié)果。若沖突，協(xié)助申請人調(diào)整時間或更換會議室。（3）預(yù)訂生效：預(yù)訂成功后，行政部在會議室門口公示會議信息，申請人需按預(yù)訂時間使用，不得擅自占用或延長。2.使用與整理（1）會前準(zhǔn)備：行政部根據(jù)預(yù)訂需求提前30分鐘開啟空調(diào)、調(diào)試設(shè)備，擺放桌椅及會議用品（如礦泉水、白板筆等）。（2）會中管理：申請人負(fù)責(zé)維持會議室秩序，保證設(shè)備正常使用；若需額外服務(wù)（如加茶水），可聯(lián)系行政部協(xié)助。（3）會后整理：會議結(jié)束后，申請人需清理會場垃圾、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅，并在《會議室使用登記表》中記錄使用情況，簽字確認(rèn)。（三）相關(guān)表格模板附件2：會議室預(yù)訂申請表預(yù)訂日期會議名稱申請人部門會議時間開始時間結(jié)束時間參會人數(shù)所需設(shè)備特殊需求審批人（四）操作關(guān)鍵點與風(fēng)險提示預(yù)訂時需準(zhǔn)確填寫會議時間，避免臨時取消或變更導(dǎo)致資源浪費；使用設(shè)備時需規(guī)范操作，如遇故障立即聯(lián)系行政部，不得擅自拆卸；嚴(yán)禁在會議室吸煙、飲食，保持環(huán)境整潔。四、文件流轉(zhuǎn)與歸檔管理（一）常見應(yīng)用場景適用于公司內(nèi)部通知、報告、合同等各類紙質(zhì)文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔，以及電子文件的存儲與查閱。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)（1）文件起草：根據(jù)需求起草文件，內(nèi)容需準(zhǔn)確、規(guī)范，注明擬稿部門、擬稿人及日期。（2）部門審核：文件起草后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點審核內(nèi)容真實性、格式規(guī)范性及部門職責(zé)關(guān)聯(lián)性，審核通過后簽字。（3）領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文件重要性，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門級文件由部門總監(jiān)審批，公司級文件由總經(jīng)理審批），審批通過后方可印發(fā)。（4）印發(fā)與分發(fā)：行政部根據(jù)審批意見印制文件，加蓋公章后，按分發(fā)范圍登記分發(fā)（如《文件分發(fā)簽收表》見附件3），接收人需簽字確認(rèn)。（5）歸檔保存：分發(fā)后的紙質(zhì)文件由行政部統(tǒng)一收集，按“年度-類別-文號”分類歸檔，存入文件柜，標(biāo)注清晰以便查閱。2.電子文件管理（1）存儲規(guī)范：電子文件需存儲于公司指定服務(wù)器或共享文件夾，按部門分類建立子文件夾，文件名格式為“部門-文件名-日期-版本號”（如“行政部-2024年辦公用品申領(lǐng)表-20240301-v1.0”）。（2）查閱權(quán)限：電子文件根據(jù)密級設(shè)置查閱權(quán)限（如普通文件部門內(nèi)可查，機密文件僅限指定人員查閱），嚴(yán)禁私自拷貝或外傳。（3）定期備份：行政部每月對重要電子文件進行備份，保證數(shù)據(jù)安全。（三）相關(guān)表格模板附件3：文件分發(fā)簽收表文件名稱文號印發(fā)日期分發(fā)范圍份數(shù)接收部門接收人簽收日期備注（四）操作關(guān)鍵點與風(fēng)險提示文件起草需使用公司統(tǒng)一模板，保證格式規(guī)范；審批流程不得遺漏環(huán)節(jié)，重要文件需保留審批痕跡；歸檔文件需定期整理，過期文件按公司規(guī)定銷毀（需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批并記錄）。五、訪客接待與登記管理（一）常見應(yīng)用場景適用于外部客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者等訪客的預(yù)約、接待、登記及引導(dǎo)工作。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.接待準(zhǔn)備（1）預(yù)約確認(rèn)：接到訪客預(yù)約后，需確認(rèn)訪客姓名、單位、來訪事由、人數(shù)、預(yù)計到達及離開時間，并告知訪客公司地址、交通方式及聯(lián)系人信息。（2）信息登記：訪客到達后，在前臺填寫《訪客登記表》（見附件4），出示有效證件號碼件，前臺人員核對信息后發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。2.接待與引導(dǎo)（1）通知接待人：前臺人員提前通知被訪部門接待人，告知訪客到達信息；（2）引導(dǎo)接待：接待人需親自或安排前臺人員引導(dǎo)訪客至?xí)h室，途中簡要介紹公司環(huán)境；（3）服務(wù)保障：根據(jù)訪客需求提供茶水、資料等，如需用餐，提前按公司標(biāo)準(zhǔn)安排。3.送別與記錄（1）送別訪客：訪客離開時，接待人需送至公司門口或電梯口，禮貌告別；（2）信息歸檔：前臺人員收回《訪客證》，在《訪客登記表》中記錄離開時間，每日匯總訪客信息并提交行政部存檔。（三）相關(guān)表格模板附件4：訪客登記表訪客日期到達時間離開時間訪客姓名單位來訪事由接待部門接待人聯(lián)系方式訪客證號前臺簽字（四）操作關(guān)鍵點與風(fēng)險提示訪客登記信息需真實準(zhǔn)確，嚴(yán)禁泄露公司內(nèi)部信息；接待人需提前確認(rèn)會議室可用性，避免訪客等待；如遇突發(fā)情況（如訪客未預(yù)約、多人到訪等），需立即聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)處理。六、固定資產(chǎn)日常管理（一）常見應(yīng)用場景適用于辦公電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)的入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修及報廢管理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.入庫與領(lǐng)用（1）資產(chǎn)入庫：新購固定資產(chǎn)到貨后，行政部需核對采購清單與實物信息（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量），確認(rèn)無誤后粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)注資產(chǎn)編號、名稱、入庫日期），填寫《固定資產(chǎn)入庫登記表》（見附件5）。（2）領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部發(fā)放資產(chǎn)并更新《固定資產(chǎn)臺賬》，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.調(diào)撥與維修（1）資產(chǎn)調(diào)撥：因崗位變動需調(diào)撥資產(chǎn)時，由調(diào)入部門提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，行政部更新臺賬，調(diào)撥雙方簽字確認(rèn)。（2）故障報修：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人需及時聯(lián)系行政部報修，行政部評估故障原因：若為人為損壞，由責(zé)任人承擔(dān)維修費用；若為自然損耗，安排維修并記錄。3.報廢與盤點（1）資產(chǎn)報廢：資產(chǎn)達到使用年限或無法修復(fù)時，由行政部提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明報廢原因、數(shù)量及殘值，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按公司規(guī)定處置殘值，并在臺賬中注銷。（2）定期盤點：行政部每半年對固定資產(chǎn)進行全面盤點，核對臺賬與實物，保證賬實相符，盤點結(jié)果需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并歸檔。（三）相關(guān)表格模板附件5：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號入庫日期使用部門使用人資產(chǎn)狀態(tài)備注（四）操作關(guān)鍵點與風(fēng)險提示固定資產(chǎn)標(biāo)簽需妥善保管，不得擅自撕毀或更換；調(diào)撥資產(chǎn)需辦理書面手續(xù)，避免權(quán)屬不清；盤點發(fā)覺差異需及時上報，查明原因并處理。七、員工考勤異常協(xié)助處理（一）常見應(yīng)用場景適用于員工因遲到、早退、曠工、請假等原因?qū)е驴记诋惓５挠涗?、核實及反饋工作。（二）?biāo)準(zhǔn)化操作流程1.異常記錄與提交（1）系統(tǒng)記錄：員工考勤異常（如未打卡、遲到等）后，考勤系統(tǒng)自動記錄異常情況并同步至行政部；（2）說明提交：員工需在異常發(fā)生當(dāng)日或次日通過OA系統(tǒng)提交《考勤異常說明表》（見附件6），注明異常原因、日期、時間及證明材料（如請假條、醫(yī)院診斷書等）。2.核實與反饋（1）部門核實：行政部將《考勤異常說明表》提交至員工所在部門，部門負(fù)責(zé)人核實原因并簽字確認(rèn)；（2）結(jié)果反饋：行政部根據(jù)核實結(jié)果，在2個工作日內(nèi)更新考勤記錄，并通過OA系統(tǒng)反饋給員工，同時將《考勤異常說明表》存檔。（三）相關(guān)表格模板附件6：考勤