合同審查及簽訂流程工具一、適用場景與價值本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類業(yè)務合同的全生命周期管理，包括但不限于：采購與銷售合同、服務合作合同、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。通過標準化流程，可規(guī)范合同從需求提出到最終歸檔的各環(huán)節(jié)操作，降低法律風險、提高審批效率、保證合同條款符合公司利益，同時為跨部門協(xié)作提供清晰指引，實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與可控性。二、全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項操作目標：明確合作需求，啟動合同管理流程，保證立項依據(jù)充分。責任主體：業(yè)務部門負責人、需求發(fā)起人（如業(yè)務專員*）。操作步驟：需求發(fā)起人根據(jù)業(yè)務合作需要，填寫《合同需求申請表》（詳見配套工具表單），明確合作方基本信息、合作事項、核心需求（如標的物、服務范圍、預算金額、預計履行期限等），并附上合作意向書、項目立項批復等支撐材料。業(yè)務部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，確認符合公司戰(zhàn)略及業(yè)務規(guī)劃后，簽字提交至法務部門備案。對于涉及重大金額或高風險業(yè)務的合同（如超過[具體金額]元的采購、對外投資合作等），需同步報請分管領導*審批立項。（二）合同起草與內(nèi)容填充操作目標：基于需求內(nèi)容，起草合同初稿，保證核心條款完整、表述清晰。責任主體：業(yè)務部門專員、法務專員。操作步驟：業(yè)務部門專員*根據(jù)審批通過的需求及合作方提供的草案（如有），參照公司《標準合同模板庫》起草合同初稿，重點明確以下核心條款：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；權(quán)利義務（雙方主要職責、履行期限、地點、方式）；價款與支付（金額、計價方式、支付條件、賬戶信息）；違約責任（違約情形、賠償范圍、爭議解決方式）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等特殊約定。法務專員*對合同初稿進行合規(guī)性審核，重點審查主體資格合法性、條款法律風險、與公司制度的沖突點，并提出修改意見，反饋至業(yè)務部門調(diào)整。業(yè)務部門專員*根據(jù)法務意見修改合同，保證內(nèi)容與需求一致，形成《合同草案（修訂版）》。（三）內(nèi)部多部門聯(lián)合審查操作目標：全面評估合同風險，保證財務、業(yè)務、法務等維度均無疏漏。責任主體：法務專員、財務專員、業(yè)務部門負責人、風控專員*（如涉及）。操作步驟：法務審查：法務專員*重點審核合同主體合法性、條款有效性、爭議解決方式（如約定管轄法院）、違約責任是否明確等，填寫《合同審查意見表》（詳見配套工具表單）。財務審查：財務專員*審核合同價款與預算匹配性、支付條款的財務合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅務處理）、對方資信狀況（如是否涉及失信被執(zhí)行人），評估資金風險。業(yè)務審查：業(yè)務部門負責人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、履行可行性（如交付周期、資源保障）、合作方履約能力（如過往合作業(yè)績）。風控審查（如需）：對于重大項目合同，風控專員*評估整體風險等級，提出風險應對建議。各部門審查通過后，在《合同審查意見表》中簽署“同意”意見；存在爭議的，由法務部門牽頭組織協(xié)調(diào)，達成一致后形成最終審查意見。（四）外部溝通與條款確認操作目標：與合作方就合同條款達成一致，保證雙方權(quán)利義務對等。責任主體：業(yè)務部門負責人、法務專員、需求發(fā)起人。操作步驟：業(yè)務部門專員*根據(jù)內(nèi)部審查通過的合同草案，與合作方進行溝通，逐條確認條款內(nèi)容，重點說明修改依據(jù)（如公司制度、法律要求）。對于合作方提出的異議，由法務專員協(xié)助分析法律風險，業(yè)務部門評估業(yè)務可行性，共同協(xié)商調(diào)整方案，必要時報請分管領導決策。雙方就所有條款達成一致后，形成《合同最終文本》，并由合作方簽字蓋章（如為對方起草合同，需保證其文本內(nèi)容與協(xié)商一致）。（五）最終審批與簽署授權(quán)操作目標：履行公司內(nèi)部審批程序，保證合同簽署權(quán)限合規(guī)。責任主體：分管領導、總經(jīng)理（或授權(quán)代表）、印章管理員*。操作步驟：業(yè)務部門專員整理完整的合同材料（包括需求申請表、各環(huán)節(jié)審查意見表、合同最終文本等），提交至分管領導審批。根據(jù)合同金額及重要性，分級審批：一般合同（金額≤[具體金額]元）：由分管領導*審批；重大合同（金額>[具體金額]元或涉及核心業(yè)務）：需報請總經(jīng)理*最終審批。審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表（需提前出具《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍）在合同上簽字，并加蓋公司合同專用章（或公章）。印章管理員*核對審批手續(xù)是否齊全，確認無誤后方可蓋章，并記錄《合同用印登記表》（包括合同名稱、編號、用印日期、用印人、份數(shù)等）。（六）合同履行與歸檔管理操作目標：跟蹤合同履行情況，保證合同檔案完整、可追溯。責任主體：業(yè)務部門專員、檔案管理員。操作步驟：業(yè)務部門專員*負責合同履行過程中的跟蹤，督促合作方按約履行義務（如交付標的物、提供服務），并記錄履行情況（如驗收報告、溝通記錄），發(fā)覺問題及時上報并處理。合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門專員*收集與合同相關(guān)的全部材料（包括簽署頁、附件、履行憑證、變更協(xié)議等），整理成冊。檔案管理員*對合同材料進行分類歸檔，電子版存儲至公司合同管理系統(tǒng)（命名規(guī)則：合同編號-合同名稱-簽署日期），紙質(zhì)版存入檔案柜，保管期限根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定（一般不少于[具體年限]年）。三、配套工具表單（一）合同需求申請表序號項目內(nèi)容說明1需求部門2需求人（姓名*）3合作方名稱（全稱）4合作方基本信息統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（可簡述）5合作事項（如“采購辦公設備”“提供軟件開發(fā)服務”等）6合同類型（如“采購合同”“服務合同”）7預計簽署日期8預算金額（大寫/小寫）9核心需求（如標的物規(guī)格、服務范圍、質(zhì)量要求、付款周期等）10附件清單（如合作意向書、立項批復、技術(shù)參數(shù)要求等）11部門負責人審核意見（簽字/日期）12備注（其他需說明事項）（二）合同審查意見表審查環(huán)節(jié)審查人（*）審查日期審查意見（可多選并補充）修改建議是否通過法務審查□主體資格合法□條款無歧義□爭議解決方式明確□其他：□是□否財務審查□預算匹配□支付條款合規(guī)□資信狀況良好□其他：□是□否業(yè)務審查□符合需求□履行可行□合作方能力達標□其他：□是□否風控審查□風險可控□應對措施可行□其他：□是□否（三）合同審批流轉(zhuǎn)表合同名稱合同編號合同金額（元）起草部門起草人（*）審查環(huán)節(jié)及意見審批環(huán)節(jié)審批人（*）審批意見簽署狀態(tài)歸檔情況法務：分管領導審批財務：總經(jīng)理審批業(yè)務：授權(quán)代表簽署四、關(guān)鍵風險提示（一）主體資格審查風險合作方為法人組織的，需核實其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如由非法定代表人簽署），保證在有效期內(nèi)且無異常（如未被吊銷、注銷）；合作方為自然人的，需核實其證件號碼件及民事行為能力，避免與無簽約主體資格的個人或組織簽訂合同。（二）條款完整性風險合同核心條款不得遺漏，包括但不限于合同主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式等；避免使用“大概”“左右”“其他未盡事宜雙方協(xié)商”等模糊表述，需明確具體標準或處理機制。（三）審批權(quán)限合規(guī)風險嚴格執(zhí)行合同分級審批制度，不得越級審批或簡化流程；重大合同（如涉及資產(chǎn)重組、重大投資等）需經(jīng)公司決策機構(gòu)（如董事會、股東會）審議通過后方可簽署。（四）簽署規(guī)范風險合同文本需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，簽字需為本人親筆簽名或蓋章（如為法人章需與備案一致），騎縫章需完