PAGE培訓(xùn)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案的管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作流程，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的培訓(xùn)管理、員工發(fā)展以及決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、員工個人隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類和保管，便于查閱和管理。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)分工（一）培訓(xùn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，為內(nèi)部人員提供培訓(xùn)檔案查閱服務(wù)，并做好登記。（二）培訓(xùn)講師1.在培訓(xùn)課程結(jié)束后，及時向培訓(xùn)管理部門提交授課計劃、教案、講義、考核試卷及成績等相關(guān)資料。2.協(xié)助培訓(xùn)管理部門對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，提供相關(guān)反饋信息。（三）參訓(xùn)員工1.按照培訓(xùn)要求，積極參與培訓(xùn)活動，并配合培訓(xùn)管理部門完成相關(guān)資料的填寫和提交。2.妥善保管個人培訓(xùn)檔案資料，如有遺失或損壞應(yīng)及時報告。（四）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的集中存儲和保管，提供安全的存儲環(huán)境。2.建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.按照規(guī)定的期限對培訓(xùn)檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓(xùn)計劃類1.年度培訓(xùn)計劃：包括公司年度培訓(xùn)工作的總體目標(biāo)、培訓(xùn)項目安排、培訓(xùn)預(yù)算等。2.專項培訓(xùn)計劃：針對特定崗位、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或培訓(xùn)需求制定的專項培訓(xùn)計劃。（二）培訓(xùn)實施類1.培訓(xùn)通知：發(fā)布培訓(xùn)活動的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時間、地點、參與人員等信息。2.培訓(xùn)簽到表：記錄參訓(xùn)人員的簽到情況。3.授課資料：培訓(xùn)講師的授課計劃、教案、講義、PPT等。4.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)過程中的照片、視頻、課堂筆記等，反映培訓(xùn)現(xiàn)場情況。5.考核資料：考核試卷、考核成績、考核報告等，用于評估參訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)效果。（三）培訓(xùn)效果評估類1.培訓(xùn)總結(jié)報告：對培訓(xùn)活動的整體情況進(jìn)行總結(jié)，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、培訓(xùn)內(nèi)容的適用性、培訓(xùn)方法的有效性、參訓(xùn)人員的反饋等。2.學(xué)員反饋表：參訓(xùn)人員對培訓(xùn)內(nèi)容、講師授課、培訓(xùn)組織等方面的評價和建議。3.培訓(xùn)效果跟蹤記錄：對參訓(xùn)人員在培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)、技能提升等方面進(jìn)行跟蹤記錄，評估培訓(xùn)對實際工作的影響。（四）培訓(xùn)證書及相關(guān)資質(zhì)類1.培訓(xùn)證書：參訓(xùn)人員獲得的各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、資格證書等。2.資質(zhì)證明：與培訓(xùn)相關(guān)的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。（五）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)協(xié)議：與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的培訓(xùn)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.培訓(xùn)費用報銷憑證：培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的費用報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)等。3.培訓(xùn)資源相關(guān)資料：如培訓(xùn)教材、參考書籍、在線學(xué)習(xí)資源等清單及相關(guān)說明。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)在培訓(xùn)活動開始前，明確各項培訓(xùn)檔案資料的收集責(zé)任人及收集時間節(jié)點，并及時通知相關(guān)人員。2.培訓(xùn)講師應(yīng)在培訓(xùn)課程結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將授課資料提交至培訓(xùn)管理部門。3.參訓(xùn)員工應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，按照要求填寫并提交個人培訓(xùn)檔案資料，如學(xué)員反饋表等。4.培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期收集培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類資料，如培訓(xùn)通知、簽到表、培訓(xùn)記錄等。（二）整理方法1.按照培訓(xùn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年份+類別+順序號的方式，如“202301001”表示2023年第一類培訓(xùn)檔案的第1份資料。3.對每份資料進(jìn)行整理和核對，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。對于不完整或不符合要求的資料，及時與相關(guān)責(zé)任人溝通補(bǔ)齊。4.將整理好的資料按照類別順序放入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別名稱和編號范圍。同時，建立相應(yīng)的電子目錄，便于快速查找和檢索。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管方式1.培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列整齊，便于查閱。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲環(huán)境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）保管期限1.培訓(xùn)計劃類檔案保管期限為[X]年，自培訓(xùn)計劃制定當(dāng)年起計算。2.培訓(xùn)實施類檔案中，培訓(xùn)通知、簽到表、培訓(xùn)記錄等保管期限為[X]年；授課資料、考核資料等保管期限為[X]年；培訓(xùn)證書及相關(guān)資質(zhì)類檔案長期保管。3.培訓(xùn)效果評估類檔案保管期限為[X]年，自培訓(xùn)活動結(jié)束當(dāng)年起計算。4.其他相關(guān)類檔案中，培訓(xùn)協(xié)議保管期限為自協(xié)議終止后[X]年；培訓(xùn)費用報銷憑證保管期限為[X]年；培訓(xùn)資源相關(guān)資料保管期限根據(jù)實際情況確定，但至少保管[X]年。（三）檔案借閱與歸還1.內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案時，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至培訓(xùn)管理部門。培訓(xùn)管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或遺失情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司高層管理人員有權(quán)查閱與公司整體培訓(xùn)戰(zhàn)略、重要培訓(xùn)項目相關(guān)的檔案資料。2.培訓(xùn)管理部門工作人員可根據(jù)工作需要查閱各類培訓(xùn)檔案資料，以便進(jìn)行培訓(xùn)管理、數(shù)據(jù)分析和總結(jié)評估等工作。3.培訓(xùn)講師可查閱本人授課相關(guān)的培訓(xùn)檔案資料，包括授課計劃、教案、講義、考核資料等，用于教學(xué)反思和改進(jìn)教學(xué)方法。4.參訓(xùn)員工可查閱本人的培訓(xùn)檔案資料，如培訓(xùn)證書、考核成績、學(xué)員反饋表等，了解自己的培訓(xùn)情況。（二）使用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案僅供內(nèi)部使用，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得將培訓(xùn)檔案泄露給外部單位或個人。2.如需利用培訓(xùn)檔案進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)案例分析、經(jīng)驗分享等活動，應(yīng)確保不涉及公司機(jī)密和員工個人隱私信息，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。3.在使用培訓(xùn)檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在錯誤或不準(zhǔn)確之處，應(yīng)及時與培訓(xùn)管理部門溝通核實，并進(jìn)行更正。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的。2.因其他原因?qū)е屡嘤?xùn)檔案失去保存價值的，如培訓(xùn)項目取消、相關(guān)業(yè)務(wù)不再開展等。（二）銷毀程序1.培訓(xùn)管理部門定期對達(dá)到銷毀條件的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門按照規(guī)定的銷毀程序，組織對培訓(xùn)檔案進(jìn)行銷毀。3.銷毀培訓(xùn)檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《培訓(xùn)