PAGE培訓(xùn)公司采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓(xùn)公司采購管理工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障公司教學(xué)及運(yùn)營需求，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購活動(dòng)的部門和人員，包括但不限于教學(xué)設(shè)備采購、教材采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司及供應(yīng)商的合法權(quán)益。4.及時(shí)性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)采購所需物資和服務(wù)，確保教學(xué)及運(yùn)營活動(dòng)順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動(dòng)的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購驗(yàn)收等工作。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，于每年年底前編制下一年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。2.采購部對(duì)各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司實(shí)際情況，提出調(diào)整建議，報(bào)采購決策委員會(huì)審議通過。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序報(bào)采購決策委員會(huì)審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)采購支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保采購資金的合理使用。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需要時(shí)，需求部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.采購部對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出調(diào)整方案，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整方案作為采購活動(dòng)的依據(jù)。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行分類和評(píng)估，根據(jù)采購金額大小和重要性程度，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.對(duì)于金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購項(xiàng)目，由采購部負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，并通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績信譽(yù)等方面的審核。3.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從合格供應(yīng)商中選擇若干家進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)，獲取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和相關(guān)資料。4.采購部組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。5.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商協(xié)商擬訂采購合同條款，合同內(nèi)容應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同草案經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部按照采購合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達(dá)指定地點(diǎn)或完成服務(wù)。采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。3.在采購執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商加快交貨、更換產(chǎn)品、賠償損失等，以減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。（六）采購驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)組織采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。2.對(duì)于重要的采購項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（七）采購付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，審核采購款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.采購付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格后付款等。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，可根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度分階段付款。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購付款臺(tái)賬，記錄采購付款的金額、時(shí)間、供應(yīng)商等信息，定期與采購部核對(duì)賬目，確保采購付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行防范；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金，增加違約成本；對(duì)于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)法務(wù)審核，確保采購合同的合法性和有效性。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與改進(jìn)1.采購部應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。2.總結(jié)采購風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購風(fēng)險(xiǎn)管理制度和流程，提高公司采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平。六、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)文件、采購審批文件、采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資料、報(bào)價(jià)文件、驗(yàn)收單、付款憑證等與采購活動(dòng)相關(guān)的各類文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。（三）檔案保管與查閱1.采購檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。一般采購檔案的保管期限為[X]年，重要采購檔案的保管期限為[X]年。