PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)全體員工及與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料和記錄的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，書(shū)寫(xiě)規(guī)范清晰。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足培訓(xùn)教學(xué)和管理工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管各類檔案，建立檔案目錄和索引，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。5.為培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作提供檔案信息服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案資源。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料和記錄的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的存儲(chǔ)、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索效率。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：包括培訓(xùn)課程計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員成績(jī)考核記錄、教學(xué)評(píng)估資料等。2.學(xué)員檔案：涵蓋學(xué)員報(bào)名登記表、個(gè)人信息資料、培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書(shū)等相關(guān)材料。3.師資檔案：包含教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教師資格證書(shū)、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等信息。4.行政辦公檔案：涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。5.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、收支記錄等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。6.招生宣傳檔案：如招生簡(jiǎn)章、宣傳海報(bào)、招生活動(dòng)記錄、咨詢報(bào)名信息等。7.設(shè)備設(shè)施檔案：設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)合同、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理文件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用八位數(shù)字編碼，具體規(guī)則如下：前兩位數(shù)字表示檔案所屬年份，如“23”代表2023年；第三位數(shù)字表示檔案類別，1代表培訓(xùn)教學(xué)檔案，2代表學(xué)員檔案，3代表師資檔案，4代表行政辦公檔案，5代表財(cái)務(wù)檔案，6代表招生宣傳檔案，7代表設(shè)備設(shè)施檔案；后五位數(shù)字為順序號(hào)，按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)。例如，2023年形成的第一份培訓(xùn)教學(xué)檔案編號(hào)為“2310001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)教學(xué)、管理、運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等。4.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織或參與的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、紀(jì)要、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料，并確保材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門(mén)，不得積壓或擅自留存。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，將具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行整理歸檔，剔除無(wú)保存價(jià)值的材料。3.便于保管和利用，按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保檔案排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張較多的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱和保存。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的交接情況。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)重大權(quán)益、歷史沿革、重要合同協(xié)議等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保存期限為10年以上（含10年）的檔案，如培訓(xùn)教學(xué)檔案、學(xué)員檔案等。3.短期保管：保存期限為110年的檔案，如一般性行政文件、短期財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否齊全、完整，檔案的存放位置是否正確，檔案裝具是否完好，庫(kù)房環(huán)境是否符合要求等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，并記錄處理過(guò)程和結(jié)果。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的正確使用，不得損害培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和他人的合法權(quán)益。2.優(yōu)先滿足培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作的實(shí)際需要，提高檔案的利用效率。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，檔案管理部門(mén)可對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)后出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆卷、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱的檔案必須按時(shí)歸還，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還檔案的完整性和完好性，如有問(wèn)題及時(shí)與借閱者溝通解決。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否與當(dāng)前培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作相關(guān)。2.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁(yè)、破損、字跡模糊等情況。3.根據(jù)檔案的保管期限，判斷檔案是否已達(dá)到銷毀條件。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)留存檔案管理部門(mén)，作為檔案銷毀的憑證，保存期限與原檔案保管期限相同。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，一般不低于[X]dpi。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用的電子文檔格式，如PDF等，并進(jìn)行命名和分類，確保電子文件與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰準(zhǔn)確。3.在數(shù)字化檔案采集過(guò)程中，應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整，文字識(shí)別準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、批量導(dǎo)入和分類存儲(chǔ)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，設(shè)置借閱期限提醒，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱流程的全程監(jiān)控。4.權(quán)限管理：根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。