PAGE培訓(xùn)中心采購管理制度一、總則（一）目的為加強培訓(xùn)中心采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)中心所有采購活動，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、教材資料、服務(wù)采購等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計，確保采購信息的公開披露。4.公平競爭原則：營造公平競爭的采購環(huán)境，鼓勵供應(yīng)商積極參與，通過競爭選擇優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。5.誠實信用原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)培訓(xùn)中心設(shè)立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由中心領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、重大采購項目的決策等，確保采購活動符合中心整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施，包括采購計劃的制定、采購流程的執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場分析能力和談判技巧。2.需求部門：各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗收和使用反饋。需求部門應(yīng)積極配合采購部門的工作，提供必要的信息和支持。（三）職責(zé)分工1.采購部門職責(zé)根據(jù)需求部門提交的采購申請，結(jié)合培訓(xùn)中心實際情況和市場情況，制定采購計劃。負(fù)責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和違約事宜。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收、入庫、付款申請等工作，確保采購物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化采購流程和提高采購效率。2.需求部門職責(zé)根據(jù)培訓(xùn)中心教學(xué)、運營等工作需要，準(zhǔn)確提出采購需求，填寫采購申請表，并詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間等內(nèi)容。參與采購過程中的技術(shù)交流、商務(wù)談判等環(huán)節(jié)，提供必要的技術(shù)支持和意見建議。負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)，并及時向采購部門反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，提供供應(yīng)商評價信息。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購申請表應(yīng)附相關(guān)的技術(shù)文件、規(guī)格說明、參考報價等資料，以便采購部門準(zhǔn)確理解采購需求。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實采購內(nèi)容是否符合培訓(xùn)中心相關(guān)規(guī)定和預(yù)算安排。2.對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)將采購申請表提交至采購領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)采購項目的必要性、可行性、預(yù)算合理性等因素進(jìn)行審議，并做出審批決定。3.經(jīng)審批通過的采購申請，采購部門方可開展后續(xù)采購工作；未通過審批的采購申請，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并根據(jù)需求部門意見進(jìn)行調(diào)整或終止采購申請。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，制定具體的采購方案，明確采購方式、采購時間安排、采購流程等內(nèi)容。采購方案應(yīng)充分考慮采購項目的特點、市場情況、供應(yīng)商情況等因素，確保采購活動的順利進(jìn)行。2.選擇供應(yīng)商采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書，要求供應(yīng)商提供報價、產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)等資料。采購部門對供應(yīng)商提供的報價和資料進(jìn)行分析比較，必要時組織實地考察或樣品測試，綜合評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、信譽、售后服務(wù)等因素，選擇至少三家以上的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。采購部門組織采購談判，與候選供應(yīng)商就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購合同。采購談判過程中，采購人員應(yīng)保持公正、客觀的態(tài)度，維護(hù)培訓(xùn)中心的利益。3.簽訂采購合同采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同，并提交至法律合規(guī)部門進(jìn)行審核。法律合規(guī)部門應(yīng)重點審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等內(nèi)容，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險。采購合同經(jīng)法律合規(guī)部門審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作安排。（四）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織專業(yè)人員組成驗收小組，按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收。2.驗收小組應(yīng)檢查采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致，對采購物資的外觀、性能、功能等進(jìn)行測試和檢驗，確保采購物資符合要求。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。如供應(yīng)商未能及時解決問題，驗收小組應(yīng)將情況反饋至采購部門，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。4.驗收合格的采購物資，驗收小組應(yīng)填寫《驗收報告》，經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)后提交至采購部門。采購部門根據(jù)驗收報告辦理入庫手續(xù)，并將相關(guān)信息錄入培訓(xùn)中心物資管理系統(tǒng)。（五）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定，及時向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。2.財務(wù)部門收到付款申請后，對付款資料進(jìn)行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、準(zhǔn)確性以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，按照財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和培訓(xùn)中心財務(wù)政策進(jìn)行選擇，確保資金安全和支付效率。3.如采購合同約定有預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款等付款方式，采購部門應(yīng)按照合同約定及時跟蹤付款進(jìn)度，確保各階段款項按時支付，維護(hù)培訓(xùn)中心的信譽和供應(yīng)商關(guān)系。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及公共利益或社會影響較大的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作。2.招標(biāo)程序采購部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)具有明確性、公正性和可操作性，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解招標(biāo)要求。發(fā)布招標(biāo)公告，通過指定的媒體或平臺向社會公開招標(biāo)信息，吸引潛在投標(biāo)人參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)包括招標(biāo)項目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)文件遞交截止時間、開標(biāo)時間和地點等內(nèi)容。接受投標(biāo)人報名，對投標(biāo)人的資格進(jìn)行審查，確定符合資格要求的投標(biāo)人名單。資格審查應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保投標(biāo)人具備履行合同的能力和條件。組織開標(biāo)、評標(biāo)活動。開標(biāo)過程中，應(yīng)公開唱標(biāo)，宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報價、投標(biāo)文件主要內(nèi)容等信息。評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會應(yīng)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。評標(biāo)委員會應(yīng)由培訓(xùn)中心內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成，確保評標(biāo)結(jié)果的公正性和客觀性。確定中標(biāo)人，向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)人簽訂采購合同。同時，將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序采購部門成立談判小組，談判小組由采購部門代表和相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，人數(shù)不得少于三人，且為單數(shù)。談判小組應(yīng)熟悉采購項目情況，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和談判能力。談判小組制定談判文件，明確談判項目的技術(shù)、商務(wù)要求以及談判程序、評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。談判文件應(yīng)具有針對性和靈活性，為談判過程提供明確的指導(dǎo)。從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請書。在談判過程中，談判小組與供應(yīng)商就采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商進(jìn)行一輪或多輪報價，并根據(jù)談判情況進(jìn)行磋商和調(diào)整。談判小組應(yīng)根據(jù)談判文件規(guī)定的評定成交標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的報價和談判表現(xiàn)進(jìn)行綜合評估，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、報價要求等內(nèi)容。供應(yīng)商根據(jù)詢價通知書的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價文件應(yīng)包括報價表、產(chǎn)品規(guī)格說明書、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。采購部門對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。如出現(xiàn)多家供應(yīng)商報價相同的情況，采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的信譽、售后服務(wù)等因素進(jìn)行綜合考慮，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序采購部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購方式的理由、采購項目的基本情況、擬采購的貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。將《單一來源采購申請表》提交至采購領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織相關(guān)人員對采購申請進(jìn)行審議，必要時可進(jìn)行實地調(diào)研或?qū)＜艺撟C，確保采用單一來源采購方式的合理性和必要性。經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。談判過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和相關(guān)法律法規(guī)要求，與供應(yīng)商就采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明材料、售后服務(wù)承諾等相關(guān)資料。采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時進(jìn)行實地考察，評估供應(yīng)商是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。3.經(jīng)審核通過的供應(yīng)商，采購部門將其納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作項目、評價情況等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式。2.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵措施；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)考慮終止合作關(guān)系。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價檔案，記錄每次評價的結(jié)果和相關(guān)資料，為供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)予以淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，經(jīng)多次整改仍未達(dá)到要求的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響培訓(xùn)中心正常工作的；價格不合理且不接受調(diào)整建議的；售后服務(wù)不到位，用戶投訴較多的；違反采購合同約定，存在嚴(yán)重違約行為的。2.采購部門在決定淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并說明淘汰原因。同時，采購部門應(yīng)做好與淘汰供應(yīng)商相關(guān)的采購合同變更、后續(xù)采購安排等工作，確保培訓(xùn)中心采購業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，風(fēng)險識別范圍包括采購計劃風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、采購合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.通過對采購流程各環(huán)節(jié)的分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場情況，查找可能導(dǎo)致采購失敗、成本增加、質(zhì)量問題、法律糾紛等風(fēng)險事件的因素。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.采購計劃風(fēng)險應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強與需求部門的溝通協(xié)調(diào)，提前了解培訓(xùn)中心的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)、運營需求變化，合理制定采購計劃。同時，建立采購計劃調(diào)整機(jī)制，根據(jù)實際情況及時調(diào)整采購計劃，避免因計劃不合理導(dǎo)致的采購風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格供應(yīng)商準(zhǔn)入管理，加強對供應(yīng)商的評估和選擇，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫和評價體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.采購合同風(fēng)險應(yīng)對：采購合同起草過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求和培訓(xùn)中心合同管理制度進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、完整準(zhǔn)確。加強對采購合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免合同糾紛。4.驗收風(fēng)險應(yīng)對：建立健全驗收管理制度，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，組織專業(yè)人員組成驗收小組進(jìn)行驗收工作。加強對驗收過程的監(jiān)督和管理，確