合同管理文檔編制與審批模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、合同編制與審批全流程指引步驟1：需求發(fā)起與合同類(lèi)型判定發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、項(xiàng)目部等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等）、核心權(quán)利義務(wù)（交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式等）、預(yù)算金額及業(yè)務(wù)背景。判定主體：法務(wù)部門(mén)收到申請(qǐng)后，根據(jù)《合同分類(lèi)管理辦法》判定合同類(lèi)型（如買(mǎi)賣(mài)合同、技術(shù)服務(wù)合同等），并匹配對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無(wú)標(biāo)準(zhǔn)模板，需啟動(dòng)定制化合同流程）。步驟2：合同初稿編制編制主體：由業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人（如業(yè)務(wù)專(zhuān)員*）或法務(wù)部門(mén)牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、技術(shù)（如需）等相關(guān)部門(mén)，基于標(biāo)準(zhǔn)模板或定制化需求編制合同初稿。核心內(nèi)容要求：合同主體：雙方全稱(chēng)、法定代表人/授權(quán)代表人、地址、聯(lián)系方式等需準(zhǔn)確無(wú)誤；合同標(biāo)的：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱(chēng)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或約定標(biāo)準(zhǔn)）、技術(shù)參數(shù)（如適用）；權(quán)利義務(wù)：雙方主要權(quán)利（如收款權(quán)、交付請(qǐng)求權(quán)）、主要義務(wù)（如供貨義務(wù)、驗(yàn)收義務(wù)）、違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍等）；履行條款：履行期限（起始/截止日期）、履行地點(diǎn)（如交貨地、服務(wù)地）、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、分期支付節(jié)點(diǎn)）、票據(jù)類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票）；爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)（如“向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”）。步驟3：內(nèi)部多部門(mén)審核審核順序及重點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門(mén)審核：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）是否齊全，價(jià)款、交付周期等是否與預(yù)算及談判結(jié)果一致，保證業(yè)務(wù)可行性。法務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審核條款合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、合規(guī)性（如是否涉及行政審批事項(xiàng)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在單方加重企業(yè)責(zé)任的“霸王條款”）、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰），并提出修改意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核：審核合同金額準(zhǔn)確性、支付方式是否符合財(cái)務(wù)管理制度（如大額支付是否需要分期）、稅費(fèi)承擔(dān)約定（如增值稅是否含在價(jià)款中）、資金支付與發(fā)票開(kāi)具的關(guān)聯(lián)性（如“先票后款”或“款到票到”），評(píng)估財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。反饋機(jī)制：各部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過(guò)OA系統(tǒng)或書(shū)面形式反饋審核意見(jiàn)，編制人匯總意見(jiàn)修訂合同，直至無(wú)重大異議。步驟4：最終審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批層級(jí)：金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人雙簽審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批要求：審批人需審核合同整體合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性及與企業(yè)戰(zhàn)略的一致性，審批通過(guò)后形成《合同審批確認(rèn)單》，作為后續(xù)用印、簽署的依據(jù)。步驟5：用印與簽署用印申請(qǐng)：審批通過(guò)后，由行政部/綜合管理部根據(jù)《合同用印管理辦法》，核對(duì)《合同審批確認(rèn)單》與合同文本一致性，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋合同專(zhuān)用章或公章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）。簽署規(guī)范：由授權(quán)代表人（需提供《授權(quán)委托書(shū)》）與合作方當(dāng)面簽署，保證雙方簽字/蓋章清晰、完整；若為異地簽署，可采用掃描件簽署+郵寄原件方式，但需提前在合同中明確“本合同自雙方簽字蓋章并郵寄原件交換之日起生效”。步驟6：歸檔與臺(tái)賬管理歸檔責(zé)任：簽署完成的合同原件，由行政部/法務(wù)部統(tǒng)一編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：年份+合同類(lèi)型+流水號(hào)，如“2024采字001號(hào)”），登記《合同臺(tái)賬》（含合同編號(hào)、名稱(chēng)、合作方、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔日期等），并將紙質(zhì)版合同（含附件、審批流程記錄）及電子版檔案同步歸檔保存，保存期限不少于合同履行完畢后10年。三、核心模板表格說(shuō)明表1：合同編制審批表欄目填寫(xiě)要求合同基本信息合同編號(hào)（按歸檔規(guī)則填寫(xiě)）、合同名稱(chēng)（如“XX設(shè)備采購(gòu)合同”）、合同類(lèi)型（勾選：買(mǎi)賣(mài)/服務(wù)/合作等）、合作方全稱(chēng)及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、簽訂地點(diǎn)、簽訂日期、合同有效期（起始至截止日期）、合同金額（大寫(xiě)/小寫(xiě)）、幣種編制信息編制部門(mén)、編制人、聯(lián)系方式、編制日期審核流程業(yè)務(wù)部門(mén)審核：審核人、審核日期、審核意見(jiàn)（需明確“同意”或“修改意見(jiàn)”，如“合作方資質(zhì)需補(bǔ)充近三年審計(jì)報(bào)告”）法務(wù)部門(mén)審核：同上財(cái)務(wù)部門(mén)審核：同上最終審批：審批人、職務(wù)、審批日期、審批意見(jiàn)（“同意簽署”或“修改后重新報(bào)批”）附件清單列明附件名稱(chēng)（如“合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”“技術(shù)協(xié)議”）、份數(shù)備注其他需說(shuō)明事項(xiàng)（如“本合同需報(bào)上級(jí)單位備案”）表2：合同臺(tái)賬（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)合同名稱(chēng)合作方簽訂日期合同金額（元）履行期限歸檔日期責(zé)任人2024服字005XX系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)合同XX科技有限公司2024-03-15180,0002024-04-01至2025-03-312024-03-20張*四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒主體資質(zhì)審查：合作方需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明（如簽約非法定代表人，需提供授權(quán)委托書(shū)及授權(quán)代表人證件號(hào)碼件），必要時(shí)可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查其經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信等信息。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法需量化（如“產(chǎn)品合格率≥99%”“驗(yàn)收通過(guò)以雙方簽署的《驗(yàn)收確認(rèn)單》為準(zhǔn)”）；違約責(zé)任需明確計(jì)算方式（如“逾期付款違約金以應(yīng)付未付金額為基數(shù)，按日萬(wàn)分之五計(jì)算”）。審批流程合規(guī)：嚴(yán)禁“先簽后批”或“倒簽合同”（特殊緊急情況需經(jīng)總經(jīng)理特批，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)）；涉及國(guó)有資產(chǎn)、上市公司關(guān)聯(lián)交易的，需額外遵守相關(guān)特別規(guī)定。保密義務(wù)：合同中需明保證密條款（如“雙方對(duì)在合同履行中獲知的對(duì)方商業(yè)秘密承擔(dān)保密義務(wù)，保密期限至合同終止后3年”），編制、審核人員不得泄露合同內(nèi)容。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)需建立《合同履行跟蹤