人事檔案管理規(guī)范操作手冊(cè)一、前言人事檔案是記錄個(gè)人職業(yè)發(fā)展軌跡、政治思想表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的核心文件載體，是組織選拔任用、考核評(píng)價(jià)人員的關(guān)鍵依據(jù)，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要憑證。本手冊(cè)旨在規(guī)范人事檔案管理全流程操作，明確各環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)、高效、安全，適用于各級(jí)各類組織從事人事檔案管理的工作人員。二、檔案收集規(guī)范檔案收集是管理工作的基礎(chǔ)，需確保材料“應(yīng)歸盡歸、真實(shí)有效”。（一）收集范圍人事檔案材料涵蓋個(gè)人職業(yè)發(fā)展全周期的核心文件，主要包括：入職基礎(chǔ)材料：求職簡歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明（若有）、背景調(diào)查材料等；學(xué)歷與職稱材料：畢業(yè)證書、學(xué)位證書、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等；考核與獎(jiǎng)懲材料：年度考核表、專項(xiàng)考核報(bào)告、表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書、處分決定、違規(guī)處理通報(bào)等；任免與調(diào)動(dòng)材料：干部任免審批表、崗位調(diào)整通知、調(diào)動(dòng)函、聘用合同變更協(xié)議等；政治面貌材料：入黨（團(tuán)）志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、組織關(guān)系證明、民主黨派加入材料等；工資與福利材料：工資調(diào)整審批表、津貼補(bǔ)貼發(fā)放記錄、社保公積金繳納證明等；其他重要材料：工齡認(rèn)定表、工傷認(rèn)定材料、出國（境）審批表、退休審批表等。（二）收集要求1.及時(shí)性：員工入職、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲事件發(fā)生后30個(gè)工作日內(nèi)，需啟動(dòng)材料收集工作；離職人員檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦結(jié)后15個(gè)工作日內(nèi)完成整理與轉(zhuǎn)出準(zhǔn)備。2.完整性：對(duì)照收集范圍逐項(xiàng)核查，確保材料無遺漏（如學(xué)歷材料需包含畢業(yè)證、學(xué)位證及認(rèn)證報(bào)告，考核材料需包含自評(píng)、互評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)全流程記錄）。3.真實(shí)性：通過官方渠道（如學(xué)信網(wǎng)、職稱評(píng)審系統(tǒng)）驗(yàn)證學(xué)歷、職稱材料真實(shí)性；對(duì)獎(jiǎng)懲、任免材料，核對(duì)發(fā)文單位公章、文號(hào)及處理依據(jù)合規(guī)性。（三）收集流程1.通知與提交：通過OA系統(tǒng)、書面通知或面談方式，明確告知員工需提交的材料清單及時(shí)間要求；對(duì)歷史遺留材料，聯(lián)合人力資源部門、原單位追溯補(bǔ)充。2.審核與甄別：逐項(xiàng)檢查材料完整性（如是否缺頁、漏簽）、規(guī)范性（如格式是否符合歸檔要求、字跡是否清晰可辨），對(duì)不符合要求的材料，及時(shí)反饋員工補(bǔ)充或重新提交。3.登記與歸檔：使用《人事檔案材料登記表》記錄材料名稱、提交人、提交時(shí)間、來源渠道等信息，經(jīng)雙人核對(duì)后，歸入對(duì)應(yīng)檔案盒的指定類別。三、檔案整理規(guī)范檔案整理需遵循“分類科學(xué)、排序合理、編號(hào)清晰、裝訂規(guī)范”原則，確保檔案結(jié)構(gòu)清晰、查閱便捷。（一）分類規(guī)則按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定的十大類分類（企業(yè)可結(jié)合實(shí)際簡化，保持邏輯一致）：1.第一類：履歷材料（如簡歷、履歷表）；2.第二類：自傳材料；3.第三類：鑒定、考核、考察材料；4.第四類：學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、職業(yè)資格材料；5.第五類：政治歷史情況的審查材料；6.第六類：入黨、入團(tuán)及民主黨派材料；7.第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料；8.第八類：處分材料；9.第九類：工資、待遇、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)（退伍）、退休材料；10.第十類：其他可供參考的材料（如培訓(xùn)證書、學(xué)術(shù)成果）。（二）排序與編號(hào)1.排序：同一類材料按形成時(shí)間倒序排列（最新材料在前）；成套材料（如職稱評(píng)審表+評(píng)審?fù)ㄖ?證書）按“主件在前、附件在后，審批件在前、證明件在后”邏輯排序。2.編號(hào)：使用“歸檔章”在材料首頁右上角編號(hào)，格式為“[檔案編號(hào)]-[類別號(hào)]-[順序號(hào)]”（如“RD-____”）。（三）裝訂要求1.拆除材料中的金屬物（如訂書釘、回形針），避免長期存放導(dǎo)致紙張損壞；2.采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、頁面平整；非A4紙材料用A4紙托裱，確保查閱時(shí)無遮擋。四、檔案保管規(guī)范檔案保管需兼顧“安全防護(hù)”與“便捷利用”，建立全周期保管機(jī)制。（一）保管場(chǎng)所要求1.檔案庫房獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、熱源，避免陽光直射；室內(nèi)溫度保持14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；2.配備防盜門窗、消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器）、防潮設(shè)備（如除濕機(jī)）、防蟲藥品（如樟腦丸，定期更換），并安裝24小時(shí)監(jiān)控設(shè)備。（二）保管設(shè)備與臺(tái)賬1.檔案柜采用鐵皮柜或智能密集架，按檔案編號(hào)順序排列，柜外張貼編號(hào)索引；2.建立《人事檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案編號(hào)、存放位置、入庫時(shí)間、借閱記錄等信息，每季度更新一次。（三）保管制度執(zhí)行1.定期檢查：每季度開展檔案安全檢查，排查檔案霉變、蟲蛀、破損及庫房設(shè)備運(yùn)行問題，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并記錄《檔案檢查記錄表》。2.保密管理：非檔案管理人員未經(jīng)審批不得進(jìn)入庫房；檔案查閱、借閱嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。五、檔案利用規(guī)范檔案利用需堅(jiān)持“依規(guī)使用、安全可控、服務(wù)發(fā)展”原則，明確利用范圍與流程。（一）借閱與查閱流程1.申請(qǐng)：因工作需要查閱檔案的，填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、所需材料類型、使用期限；2.審批：部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)必要性，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限內(nèi)借閱（涉及核心機(jī)密的檔案需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；3.登記與借閱：檔案管理人員核對(duì)審批單，登記《檔案借閱登記薄》，明確借閱期限（一般不超過7個(gè)工作日），原則上要求借閱人現(xiàn)場(chǎng)查閱，確需帶出的需簽訂《檔案借閱承諾書》。（二）利用范圍與限制1.查閱范圍：僅限與工作直接相關(guān)的內(nèi)容（如干部選拔查閱考核、獎(jiǎng)懲材料，職稱評(píng)審查閱學(xué)歷、職稱材料），嚴(yán)禁查閱與工作無關(guān)的個(gè)人隱私材料（除非本人授權(quán)或法律規(guī)定）。2.復(fù)制與摘錄：確需復(fù)制檔案材料的，需在審批單中注明，復(fù)制后由檔案管理人員核對(duì)內(nèi)容并加蓋“檔案復(fù)制件專用章”，嚴(yán)禁私自拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。六、檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞是員工異動(dòng)時(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需確保檔案“安全、準(zhǔn)確、及時(shí)”流轉(zhuǎn)。（一）轉(zhuǎn)遞條件員工發(fā)生調(diào)動(dòng)、離職、退休、升學(xué)等情況，需轉(zhuǎn)出人事檔案時(shí)，啟動(dòng)轉(zhuǎn)遞流程。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.整理與核對(duì)：轉(zhuǎn)出前，核對(duì)檔案材料完整性，剔除無關(guān)材料，在檔案袋封面注明“轉(zhuǎn)出檔案”“材料清單”等信息。2.開具轉(zhuǎn)遞通知單：填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案編號(hào)、姓名、轉(zhuǎn)出原因、轉(zhuǎn)入單位名稱及地址，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案一并封裝。3.轉(zhuǎn)遞方式：通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿。▏?yán)禁個(gè)人自帶檔案）；若采用快遞，需選擇郵政EMS或具有涉密資質(zhì)的快遞公司，確?？勺粉?、可查詢。4.回執(zhí)確認(rèn)：轉(zhuǎn)入單位收到檔案后，需在15個(gè)工作日內(nèi)將《檔案回執(zhí)單》寄回轉(zhuǎn)出單位，檔案管理人員核對(duì)回執(zhí)信息，確認(rèn)檔案安全送達(dá)。（三）特殊情況處理若轉(zhuǎn)入單位未按時(shí)反饋回執(zhí)，或檔案在轉(zhuǎn)遞中丟失、損壞，需立即啟動(dòng)追溯機(jī)制：聯(lián)系快遞或機(jī)要部門查詢流轉(zhuǎn)記錄，協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)入單位核查檔案完整性，必要時(shí)重新整理檔案并補(bǔ)轉(zhuǎn)缺失材料。七、附則本手冊(cè)自發(fā)布之日起