年4月19日著名酒店采購與付款制度文檔僅供參考香港某著名酒店采購與付款制度(一)

第一章

總則

第一條

為了加強(qiáng)對(duì)公司采購與付款的內(nèi)部控制,規(guī)范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊,根據(jù)國家法規(guī)和本公司實(shí)際,制定本制度。

第二條

本制度適用于公司所屬的各項(xiàng)經(jīng)營、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購,主要包括:餐飲原料采購、一般經(jīng)營物品采購、工程物資采購、服務(wù)采購。

第三條

公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和監(jiān)督,包括采購與付款內(nèi)部控制制度。

第四條

總經(jīng)理對(duì)公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。

第二章

餐飲原料采購

第五條

餐飲原料是指經(jīng)過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料,包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。

購入能夠直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。

第六條

請(qǐng)購提出與審批

1、請(qǐng)購由餐飲部廚房于到貨的前一日15時(shí)之前提出,填寫一式4聯(lián)(餐飲部、采購部、收貨、財(cái)務(wù))的餐飲原料采購單;2、采購部根據(jù)餐飲原料價(jià)格清單確定的價(jià)格,審核和完成餐飲原料采購單中各項(xiàng)原料的價(jià)格。

3、餐飲原料的請(qǐng)購由廚師長提出,餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署,采購部經(jīng)理復(fù)審,酒店總經(jīng)理審批。

第七條

詢價(jià)詢價(jià)與確定供應(yīng)商

1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門,會(huì)同餐飲部、財(cái)務(wù)部和采購部對(duì)餐飲原料進(jìn)行詢價(jià),制定餐飲原料價(jià)格單。餐飲原料價(jià)格單每半個(gè)月更新一次。

2、餐飲原料價(jià)格以市場批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ),變動(dòng)范圍不能超出市場平均零售價(jià)格。

3、詢價(jià)應(yīng)采取多方比價(jià)的方式進(jìn)行,在詢價(jià)的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式

4、采購部為供應(yīng)商的主管部門,在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上,收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息,作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。

5、財(cái)務(wù)部和餐飲部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。

6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。

7、餐飲原料價(jià)格不應(yīng)包含任何運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等因素,供應(yīng)商提出運(yùn)費(fèi)稅費(fèi)等條件的應(yīng)單獨(dú)計(jì)費(fèi),并作為供應(yīng)商選定條件。

8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本,即不能因信用期而增加單價(jià)。

第八條

采購合同的訂立與審計(jì)

1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議,明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。2、餐飲部和財(cái)務(wù)部對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后,按照有關(guān)合同簽訂要求送審。

3、資產(chǎn)部每季度對(duì)餐飲原料的采購情況進(jìn)行評(píng)價(jià),向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。

第九條

采購與驗(yàn)收

1、采購部將物品、價(jià)格、審批等填寫齊全的食品原料采購單于到貨前一日17時(shí)之前提交供應(yīng)商。并將填寫齊全的餐飲原料采購單(三聯(lián):餐飲部、收貨、財(cái)務(wù))提交收貨部門。2、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購單收貨,并填寫與餐飲原料采購單一致的一式5聯(lián)收貨單(收貨、財(cái)務(wù)、餐飲部、采購部、供應(yīng)商),分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。

3、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商,將填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單分別交給財(cái)務(wù)部和餐飲部,收貨單采購聯(lián)交采購部。

4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差,對(duì)于鮮活物品誤差不應(yīng)超過10％,對(duì)于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過5％,

第十條

庫存登記與會(huì)計(jì)記錄

1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購單登記庫存系統(tǒng),直接計(jì)入餐飲部庫存。

2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單審核庫存單據(jù),生成會(huì)計(jì)憑證,登記應(yīng)付賬款。

第十一條

付款審批與付款執(zhí)行。

1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù);

2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致,填寫支出憑單;

3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單;4、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。

第十二條

緊急采購處理

例外緊急需求的特殊采購由酒店總經(jīng)理審批,并按照以下要求辦理:

1、緊急采購的范圍在餐飲原料以內(nèi);

2、緊急采購的價(jià)格不能超出詢價(jià)核定的價(jià)格;

3、緊急采購的應(yīng)在次日上班后2個(gè)小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦并提交到收貨人員;

不符合以上條件的緊急采購應(yīng)提前報(bào)知總經(jīng)理,并由總經(jīng)理審批補(bǔ)辦的手續(xù)。(二)

第三章

一般經(jīng)營物品采購

第十三條

一般經(jīng)營物品是指除餐飲原料以外的、經(jīng)營用的有形物品,主要包括:固定資產(chǎn)、庫存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品

第十四條

請(qǐng)購提出與審批

1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提出經(jīng)營物品需求計(jì)劃;

2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算,審核使用部門的需求計(jì)劃,結(jié)合經(jīng)營物品物品的庫存情況,每月

提出請(qǐng)購報(bào)告;

3、每月的請(qǐng)購計(jì)劃由總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。

4、請(qǐng)購計(jì)劃應(yīng)列明每個(gè)物品的庫存數(shù)量、月均預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)期末庫存數(shù)量、申請(qǐng)采購數(shù)量等。

5、資產(chǎn)部加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目,資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù);對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目,資產(chǎn)部應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后報(bào)批。

6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購審批制度。對(duì)于每月例行采購,應(yīng)有批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃才能辦理采購訂貨。對(duì)于臨時(shí)的采購,應(yīng)由使用部門提交的請(qǐng)購單或者請(qǐng)購報(bào)告,經(jīng)過資產(chǎn)部審核,連同采購訂單一同報(bào)批。

第十五條

詢價(jià)與確定供應(yīng)商

1、資產(chǎn)部為詢價(jià)的主管部門,會(huì)同使用部門、財(cái)務(wù)部和采購部對(duì)一般經(jīng)營物品進(jìn)行詢價(jià),制定一般經(jīng)營物品價(jià)格控制單。價(jià)格控制單至少3個(gè)月更新一次。

2、對(duì)于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營物品,價(jià)格以市場批發(fā)價(jià)格為基礎(chǔ)。采用多方比價(jià)和議價(jià)的方式確定。比價(jià)或議價(jià)不能少于3個(gè)供應(yīng)商。

3、除專營性存貨,對(duì)于單項(xiàng)采購金額5－20萬元元,或者批次采購金額20－100萬元的,要采取議標(biāo)。超過的采取招標(biāo)的形式確定一般經(jīng)營物品的價(jià)格。

4、資產(chǎn)部在詢價(jià)的過程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報(bào)價(jià)應(yīng)以書面形式確認(rèn)。

5、采購部為供應(yīng)商的主管部門,在資產(chǎn)部詢價(jià)的基礎(chǔ)上,收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資信、法律文件等信息,作出書面對(duì)比報(bào)告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。

6、財(cái)務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。

7、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。

8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本,即不能因信用期而增加單價(jià)。

9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對(duì)供應(yīng)商每年評(píng)價(jià)一次,擇優(yōu)選定。

第十六條

采購合同的訂立與審計(jì)

1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議,明確供貨的范圍、時(shí)限、質(zhì)量、價(jià)格、信用和結(jié)算等條款。

2、資產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部以及特定的使用部門對(duì)供貨協(xié)議進(jìn)行審核后,按照有關(guān)合同簽訂要求送審。

3、資產(chǎn)部每季度對(duì)一般經(jīng)營物品的采購情況進(jìn)行評(píng)價(jià),向財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評(píng)價(jià)意見。

4、對(duì)于臨時(shí)采購的臨時(shí)供應(yīng)商,能夠經(jīng)過比價(jià)、招標(biāo)形式直接簽訂供貨協(xié)議。

第十七條

采購與驗(yàn)

1、采購部將資產(chǎn)部的請(qǐng)購計(jì)劃或請(qǐng)購單、請(qǐng)購報(bào)告等,選定的供應(yīng)商和價(jià)格范圍內(nèi)擬定采購訂單

2、采購訂單由采購部填具、財(cái)務(wù)部根據(jù)請(qǐng)購計(jì)劃等審核;

3、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購訂單;

4、采購部將填寫齊全的采購單于提交供應(yīng)商,并同時(shí)將填寫齊全的采購單提交收貨部門。5、收貨部門根據(jù)采購單收貨,并填寫與采購單一致的一式4聯(lián)收貨單(收貨、財(cái)務(wù)、采購部、供應(yīng)商),分別由收貨人、送貨人、驗(yàn)收人簽字。

6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商,將填寫齊全的收貨單和采購單分別交給財(cái)務(wù)部和采購部。

7、收貨嚴(yán)格按照采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差,對(duì)于散裝的存貨誤差不超過5％。

第十八條

庫存登記與會(huì)計(jì)記錄

1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購單登記庫存系統(tǒng)。

2、財(cái)務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購單審核庫存單據(jù),生成會(huì)計(jì)憑證,登記應(yīng)付賬款。

第十九條

付款審批與付款執(zhí)行。

1、財(cái)務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù);

2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對(duì)一致,填寫支出憑單;

3、財(cái)務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出