企業(yè)行政管理規(guī)范與執(zhí)行手冊前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理流程，提升運營效率，保障各項工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋辦公環(huán)境、會議組織、資產(chǎn)管理、印章使用、檔案管理、差旅接待及應(yīng)急處置等核心環(huán)節(jié)，旨在為各部門及員工提供明確的操作指引，保證行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化。手冊適用對象與場景本手冊適用于公司各部門及全體員工，涵蓋日常辦公、會議召開、資產(chǎn)使用、文件處理、對外接待等全場景行政管理需求。無論是新員工入職熟悉工作流程，還是老員工處理日常行政事務(wù)，均可參照本手冊執(zhí)行，保證各項工作符合企業(yè)規(guī)范。第一章辦公環(huán)境與安全管理一、規(guī)范執(zhí)行流程區(qū)域劃分與責(zé)任明確行政部根據(jù)部門職能劃分辦公區(qū)域，明確各部門對所屬區(qū)域的環(huán)境維護(hù)責(zé)任。員工工位由個人負(fù)責(zé)保持整潔，公共區(qū)域（如會議室、茶水間、走廊）由各部門輪流安排人員每日清潔。日常維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)工位物品擺放有序，文件資料及時歸檔，私人物品統(tǒng)一收納于抽屜。公共區(qū)域禁止堆放雜物，保持通道暢通；茶水間使用后及時清理臺面，清理廚余垃圾。綠植由行政部定期養(yǎng)護(hù)，發(fā)覺枯萎或損壞及時更換。定期檢查與考核行政部每周五下午組織辦公環(huán)境檢查，對照《辦公環(huán)境檢查表》評分，評分結(jié)果納入部門月度考核。發(fā)覺問題（如衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)、物品亂放）當(dāng)場反饋，責(zé)任部門需在2個工作日內(nèi)整改完畢。二、模板表格表1-1辦公環(huán)境日常檢查表檢查區(qū)域檢查項目檢查標(biāo)準(zhǔn)（是/否）檢查人檢查日期整改情況員工工位物品擺放整齊文件資料歸檔有序線纜整理規(guī)范公共區(qū)域（走廊）通道暢通無雜物會議室桌椅歸位，設(shè)備關(guān)閉茶水間臺面清潔，垃圾清空三、關(guān)鍵執(zhí)行要點下班前需關(guān)閉個人工位電腦、顯示器及電源插座，拔掉無關(guān)充電設(shè)備，保證用電安全。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域吸煙、使用明火或大功率電器（如電爐、電暖氣）。發(fā)覺消防設(shè)施損壞、安全隱患（如電線裸露、門窗損壞）需立即向行政部報告，聯(lián)系人：師傅，電話分機：。第二章會議組織與管理規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程會議發(fā)起與審批發(fā)起人根據(jù)工作需要填寫《會議申請審批表》，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、議題及預(yù)計時長。部門負(fù)責(zé)人審核會議必要性后，提交至行政部統(tǒng)籌安排（如需跨部門參會，需提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）。會議準(zhǔn)備行政部根據(jù)審批結(jié)果預(yù)定會議室，提前調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）。發(fā)起人需提前24小時將會議材料（如議程、PPT）發(fā)送至參會人員，并抄送行政部備案。會議召開參會人員需提前5分鐘入場，將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)；主持人需準(zhǔn)時開始會議，控制會議時長。記錄人需詳細(xì)記錄會議要點、決議事項及責(zé)任人、完成時限，形成《會議紀(jì)要》。會后跟進(jìn)會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人將《會議紀(jì)要》提交至主持人審核，審核通過后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。責(zé)任人需按會議紀(jì)要要求推進(jìn)工作，行政部負(fù)責(zé)跟蹤進(jìn)度，未按時完成的需說明原因。二、模板表格表2-1會議申請審批表會議名稱會議時間年月日時分會議地點□會議室A□會議室B□線上會議預(yù)計時長小時參會人員會議議題發(fā)起人部門：*聯(lián)系方式：*審批人（部門）行政部統(tǒng)籌意見□同意□調(diào)整時間/地點簽字：*日期：*表2-2會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員議題一：*事項討論要點：決議：責(zé)任人：*完成時限：*議題二：*事項討論要點：決議：責(zé)任人：*完成時限：*待辦事項匯總責(zé)任人完成時限三、關(guān)鍵執(zhí)行要點臨時緊急會議需提前4小時通知行政部，由行政部協(xié)調(diào)安排會議室及設(shè)備。會議室使用后，使用部門需將桌椅歸位，清理垃圾，關(guān)閉設(shè)備電源。涉及公司機密或敏感信息的會議，需在會議前明保證密要求，參會人員不得外泄。第三章辦公設(shè)備與資產(chǎn)管理規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程資產(chǎn)申購與采購部門因工作需要新增辦公設(shè)備（如電腦、打印機）或低值易耗品（如文具、耗材），需填寫《資產(chǎn)申購單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預(yù)算。部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部，行政部根據(jù)庫存情況及采購流程統(tǒng)一采購（單價超*元的需報總經(jīng)理審批）。驗收入庫物品采購到貨后，行政部與申購部門共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《資產(chǎn)驗收單》。固定資產(chǎn)（如電腦、辦公家具）需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，登記《資產(chǎn)臺賬》，注明資產(chǎn)編號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人及領(lǐng)用日期。領(lǐng)用與保管員工領(lǐng)用資產(chǎn)時需在《資產(chǎn)臺賬》簽字確認(rèn)，個人負(fù)責(zé)所使用資產(chǎn)的日常保管，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、拆卸或外帶。部門之間調(diào)撥資產(chǎn)需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后更新臺賬。維修與報廢資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，領(lǐng)用人需及時向行政部報修，行政部聯(lián)系維修人員處理并記錄維修情況。資產(chǎn)無法修復(fù)或達(dá)到使用年限需報廢時，由行政部鑒定后填寫《資產(chǎn)報廢申請表》，報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一處置。二、模板表格表3-1資產(chǎn)申購單申購部門申購人聯(lián)系方式申購日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)算金額部門審批行政部審批總經(jīng)理審批表3-2資產(chǎn)臺賬登記表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期保管狀態(tài)維修記錄□正常□維修三、關(guān)鍵執(zhí)行要點員工離職或調(diào)崗時，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，將所使用資產(chǎn)交還行政部，確認(rèn)無損壞后簽字離職。行政部每季度組織一次資產(chǎn)盤點，保證賬實相符，盤盈盤虧需查明原因并上報處理。辦公耗材（如紙張、墨盒）按需領(lǐng)用，杜絕浪費，鼓勵使用雙面打印。第四章印章使用管理規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程印章保管公司公章、合同章、財務(wù)章等印章由行政部指定專人（印章保管人）統(tǒng)一保管，存放于帶鎖的保險柜中，保險柜鑰匙由保管人隨身攜帶。印章保管人需建立《印章使用登記表》，詳細(xì)記錄用印時間、用印事由、文件名稱、份數(shù)、申請人及審批人。使用申請申請人需填寫《用印申請審批表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途及所需印章類型，并附文件樣本（如合同、函件）。一般文件用印由部門負(fù)責(zé)人審批；合同、協(xié)議等重要文件用印需經(jīng)總經(jīng)理審批；涉及法律效力的文件還需法務(wù)部審核。審核與用印印章保管人收到申請后，需核對審批手續(xù)是否完備、文件內(nèi)容是否與申請事由一致，確認(rèn)無誤后方可加蓋印章。用印需清晰、端正，加蓋在指定位置（如文件落款處或騎縫處），嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印。登記備案用印完成后，印章保管人需在《印章使用登記表》中詳細(xì)記錄用印信息，并將用印文件樣本（或復(fù)印件）歸檔保存。二、模板表格表4-1用印申請審批表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期用印文件名稱份數(shù)印章類型用印事由文件樣本□隨表附□已提交至行政部審批人（部門）審批人（行政部）總經(jīng)理審批表4-2印章使用登記表用印日期用印時間文件名稱份數(shù)用印事由申請人審批人保管人簽字三、關(guān)鍵執(zhí)行要點印章保管人需妥善保管印章，嚴(yán)禁擅自委托他人代管或帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并由專人陪同）。發(fā)覺用印文件與審批內(nèi)容不符或存在法律風(fēng)險時，印章保管人有權(quán)拒絕用印，并及時向總經(jīng)理匯報。印章使用登記表需長期保存，以備查閱，保存期限不少于*年。第五章檔案資料管理規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程資料分類檔案資料按年度、部門、類型分為行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財務(wù)審計類、人力資源類等，每類下設(shè)子類（如行政管理類包括會議紀(jì)要、制度文件、資產(chǎn)臺賬等）。電子檔案需在服務(wù)器中建立分類文件夾，命名規(guī)則為“年度-部門-檔案類型-文件名稱”。歸檔范圍具有保存價值的文件材料均需歸檔，包括但不限于：公司重要制度、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案、項目資料等。以下材料不需歸檔：臨時性通知、草稿文件、重復(fù)性材料、與工作無關(guān)的個人資料。整理歸檔各部門需在每月*日前將上月需歸檔的紙質(zhì)資料整理成冊，填寫《文件歸檔清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后移交至檔案室。電子檔案由各部門指定專人負(fù)責(zé)整理，每月*日前將新增檔案至服務(wù)器指定文件夾，并同步更新電子檔案目錄。查閱與借閱員工因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱檔案名稱、用途及查閱方式（查閱原件/復(fù)印件）。內(nèi)部員工查閱一般檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱機密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；外部單位查閱檔案需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。檔案原則上不外借，確需借閱的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過*個工作日，借閱期間需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。二、模板表格表5-1文件歸檔清單檔案編號文件名稱形成部門歸檔日期保管期限備注□永久□年□年表5-2檔案查閱申請表申請人部門聯(lián)系方式查閱日期查閱檔案名稱份數(shù)查閱用途審批人（部門）總經(jīng)理審批三、關(guān)鍵執(zhí)行要點檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲，定期檢查檔案保存情況，發(fā)覺損壞及時修復(fù)。電子檔案需定期備份（每月*次），備份數(shù)據(jù)存儲于專用硬盤或云端，保證數(shù)據(jù)安全。員工離職時需將工作中形成的檔案資料交還檔案室，不得私自留存或帶走。第六章差旅與接待管理規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程差旅申請員工因公出差需提前填寫《出差申請審批表》，注明出差人姓名、部門、出差事由、起止時間、出差地點、交通工具及預(yù)計費用。部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及費用預(yù)算，出差天以上（含天）需報總經(jīng)理審批。審批與訂票行政部收到審批通過的《出差申請審批表》后，根據(jù)員工需求協(xié)助訂票（機票、火車票）及預(yù)訂住宿（住宿標(biāo)準(zhǔn)參照公司《費用管理制度》）。員工需提前*個工作日提交訂票需求，緊急出差可先電話溝通，事后補填申請表。差旅報銷員工出差結(jié)束后需在*個工作日內(nèi)整理差旅費用票據(jù)（如發(fā)票、車票），填寫《差旅費用報銷單》，注明費用明細(xì)及出差事由，并附《出差申請審批表》。部門負(fù)責(zé)人審核費用報銷的真實性及合規(guī)性，提交至財務(wù)部復(fù)核，財務(wù)部確認(rèn)無誤后安排報銷。接待流程外部來訪接待需提前填寫《接待申請表》，注明來訪單位、來訪人員、人數(shù)、來訪事由、接待標(biāo)準(zhǔn)及陪同人員。接待標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)來訪人員級別及工作需要確定，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審核后執(zhí)行。接備過程中需遵守節(jié)儉原則，安排工作餐（標(biāo)準(zhǔn)不超過*元/人），嚴(yán)禁鋪張浪費；接待結(jié)束后，陪同人員需在《接待記錄表》中記錄接待情況。二、模板表格表6-1出差申請審批表出差人部門出差事由出差地點起止時間交通工具□飛機□火車□汽車□自駕預(yù)計費用審批人（部門）總經(jīng)理審批行政部備案表6-2差旅費用報銷單報銷人部門出差日期報銷日期費用明細(xì)交通費住宿費伙食補助票據(jù)張數(shù)審批人財務(wù)復(fù)核三、關(guān)鍵執(zhí)行要點出差人員需嚴(yán)格遵守出差計劃，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自延長出差時間或變更出差地點。差旅費用報銷需真實、合規(guī)，嚴(yán)禁虛報冒領(lǐng)、偽造票據(jù)，一經(jīng)發(fā)覺將按公司規(guī)定處理。接待過程中需注意言行舉止，維護(hù)公司形象，遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。第七章突發(fā)事件應(yīng)急處置規(guī)范一、規(guī)范執(zhí)行流程預(yù)案制定行政部牽頭制定各類突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、停電、設(shè)備故障、極端天氣等，明確應(yīng)急組織架構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程及物資保障。應(yīng)急預(yù)案需每年修訂一次，遇特殊情況（如法律法規(guī)調(diào)整、公司組織架構(gòu)變更）及時更新。應(yīng)急響應(yīng)突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場人員需立即采取初步控制措施（如切斷電源、疏散人員），并在*分鐘內(nèi)向行政部及部門負(fù)責(zé)人報告。行政部接到報告后立即啟動應(yīng)急預(yù)案，通知應(yīng)急小組成員（如安保、維修、醫(yī)護(hù)）到位，協(xié)調(diào)資源開展處置工作。處置措施火災(zāi)：立即撥打火警電話*，組織人員疏散至安全區(qū)域，使用滅火器滅火（保證自身安全前提下），配合消防救援。停電：立即聯(lián)系物業(yè)或供電部門知曉停電原因，啟動應(yīng)急照明，安撫員工情緒，關(guān)閉重要設(shè)備電源，防止突然來電造成損壞。設(shè)備故障：如電梯困人，立即聯(lián)系電梯維保人員，同時安撫被困人員情緒，切勿自行扒門；如辦公系統(tǒng)故障，通知IT部門排查修復(fù)。事后總結(jié)突發(fā)事件處置結(jié)束后，行政部需組織相關(guān)部門分析事件原因、評估處置效果，形成《突發(fā)事件總結(jié)報告》，提出改進(jìn)措施并修訂應(yīng)急預(yù)案。對在突發(fā)事件處置中表現(xiàn)突出的個人或部門給予表彰獎勵，對處置不力造成損失的責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。二、模板表格表7-1突發(fā)事件報告表發(fā)生時間發(fā)生地點事件類型□火災(zāi)□停電□設(shè)備故障□其他事件描述報告人部門聯(lián)系方式報告時間處置措施結(jié)果表7-2應(yīng)急演練記錄表演練時間演練項目參與人員演練地點演練過程存在問題改進(jìn)措施三、關(guān)鍵