企業(yè)夏季防暑降溫檔案管理制度一、制度目的為規(guī)范企業(yè)夏季防暑降溫工作的檔案管理，有效留存防暑降溫工作全周期的關(guān)鍵資料，保障員工職業(yè)健康權(quán)益并滿足安全生產(chǎn)管理追溯需求，依據(jù)《防暑降溫措施管理辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，制定本管理制度。二、管理職責(zé)劃分（一）檔案管理責(zé)任部門（如行政部/綜合管理部）統(tǒng)籌防暑降溫檔案的全流程管理，包括制定檔案管理細(xì)則、組織資料收集與歸檔、監(jiān)督檔案保管與利用合規(guī)性，定期向企業(yè)管理層匯報(bào)檔案管理情況。（二）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門防暑降溫相關(guān)資料的日常收集、初步整理，按要求向檔案管理責(zé)任部門提交完整資料；高溫作業(yè)期間同步記錄本部門防暑措施執(zhí)行情況（如崗位降溫設(shè)備運(yùn)行、員工健康反饋等）。（三）安全環(huán)保部/職業(yè)健康管理部門對防暑降溫檔案內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，審核高溫作業(yè)場所檢測數(shù)據(jù)、員工健康檢查報(bào)告等專業(yè)性資料的真實(shí)性與完整性，提出檔案優(yōu)化建議。三、檔案內(nèi)容分類與范圍防暑降溫檔案需覆蓋高溫作業(yè)管理全周期，具體分為以下類別：（一）制度與方案類企業(yè)年度《夏季防暑降溫專項(xiàng)工作方案》《高溫作業(yè)應(yīng)急預(yù)案》及修訂記錄；針對不同崗位（如露天作業(yè)、車間作業(yè)）制定的差異化防暑降溫措施文件。（二）環(huán)境與健康監(jiān)測類高溫作業(yè)場所（如車間、露天作業(yè)區(qū)）夏季逐次溫濕度檢測記錄（含檢測時(shí)間、地點(diǎn)、儀器編號、檢測人員簽字）；員工高溫作業(yè)職業(yè)健康檢查報(bào)告（含崗前、崗中、崗后體檢，重點(diǎn)記錄高溫作業(yè)禁忌癥人員名單及崗位調(diào)整方案）。（三）物資與費(fèi)用管理類防暑物資（如防暑藥品、降溫飲品、勞保用品）采購臺賬（含供應(yīng)商信息、采購時(shí)間、物資規(guī)格、驗(yàn)收記錄）；防暑物資發(fā)放清單（按部門、崗位分類，需員工簽字確認(rèn)）；高溫津貼發(fā)放記錄（含發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放人員名單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證或簽收表）。（四）培訓(xùn)與應(yīng)急管理類防暑降溫專項(xiàng)培訓(xùn)記錄（含培訓(xùn)課件、簽到表、考核結(jié)果，培訓(xùn)內(nèi)容需覆蓋防暑知識、應(yīng)急處置流程）；中暑應(yīng)急演練記錄（含演練方案、參與人員、演練效果評估、改進(jìn)措施）；員工中暑事故處理檔案（含事故經(jīng)過、醫(yī)療診斷報(bào)告、責(zé)任認(rèn)定、整改措施及復(fù)查記錄）。（五）氣象與響應(yīng)類夏季高溫預(yù)警信息（從氣象部門獲取的高溫橙色/紅色預(yù)警通知、響應(yīng)啟動/解除文件）；高溫天氣下企業(yè)生產(chǎn)調(diào)整記錄（如作業(yè)時(shí)間調(diào)整、停工/限產(chǎn)通知、員工輪休安排）。四、檔案管理流程規(guī)范（一）資料收集各部門需在高溫季結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，完成本部門防暑降溫資料的收集與初步整理，提交至檔案管理責(zé)任部門。其中：業(yè)務(wù)部門提交的資料需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字；安全環(huán)保部需同步提交溫濕度檢測報(bào)告、健康檢查報(bào)告的復(fù)核意見。（二）檔案整理檔案管理責(zé)任部門按“類別-時(shí)間-部門”邏輯對資料進(jìn)行分類編號，具體要求：紙質(zhì)檔案需去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝，標(biāo)注頁碼并編制《檔案目錄》；電子檔案需轉(zhuǎn)換為PDF或企業(yè)指定格式，按類別建立文件夾，命名規(guī)則為“年份-類別-部門”（如“2024-物資管理-生產(chǎn)部”）。（三）歸檔要求歸檔時(shí)間：每年10月31日前完成當(dāng)年度防暑降溫檔案的正式歸檔；歸檔形式：紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，電子檔案需在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或云平臺備份；特殊要求：涉及員工隱私的健康報(bào)告、中暑事故記錄等，需單獨(dú)建立保密檔案，設(shè)置訪問權(quán)限。（四）保管與維護(hù)保管期限：防暑降溫檔案保管期限為5年（自歸檔年度起算），其中員工健康檔案、事故處理檔案需延長至員工離職后3年；保管場所：紙質(zhì)檔案存放于防潮、防火、防蟲的專用檔案柜，電子檔案定期進(jìn)行病毒查殺與數(shù)據(jù)備份；維護(hù)要求：每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次完整性檢查，每年對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換與存儲介質(zhì)檢測，確保檔案可長期讀取。（五）檔案利用內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱；借閱紙質(zhì)檔案需在指定場所查閱，禁止涂改、撕毀；借閱電子檔案需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)訪問，不得拷貝原始文件；外部單位（如應(yīng)急管理部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)）調(diào)閱檔案，需出具正式函件并經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由檔案管理人員全程陪同查閱。（六）檔案銷毀檔案保管期滿前6個(gè)月，檔案管理責(zé)任部門需組織相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，形成《檔案鑒定意見書》；經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，留存《檔案銷毀記錄》（含銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人、監(jiān)銷人簽字）；涉及員工隱私、事故責(zé)任等敏感檔案，需單獨(dú)鑒定，確無保存價(jià)值的，按保密文件銷毀流程處理。五、保障措施（一）人員保障檔案管理人員需接受檔案管理、職業(yè)健康管理等專項(xiàng)培訓(xùn)，每年參加不少于16學(xué)時(shí)的專業(yè)學(xué)習(xí)，確保熟悉防暑降溫法規(guī)與檔案管理規(guī)范。（二）設(shè)備保障企業(yè)需配備專用檔案柜、溫濕度監(jiān)測儀（用于檔案庫房環(huán)境監(jiān)控）、電子檔案存儲服務(wù)器（或云存儲服務(wù)），并定期維護(hù)設(shè)備性能。（三）監(jiān)督檢查每季度由檔案管理責(zé)任部門聯(lián)合安全環(huán)保部開展檔案管理檢查，重點(diǎn)檢查資料完整性、保管合規(guī)性、利用流程規(guī)范性，檢查結(jié)果納入部門績效考核。六、附則1