銷售合同簽訂標準化流程工具指南一、業(yè)務應用情境本流程適用于企業(yè)銷售部門與客戶簽訂各類銷售合同的全過程，涵蓋產品銷售、服務提供等場景。通過標準化操作，保證合同條款清晰、審批合規(guī)、權責明確，降低合同糾紛風險，提升簽約效率。適用于銷售經(jīng)理、法務專員、客戶對接人等相關崗位，尤其適用于需跨部門協(xié)作的復雜合同簽訂場景。二、標準化操作步驟步驟一：前期準備與客戶資質審核需求確認：銷售代表與客戶（客戶名稱）溝通，明確產品/服務規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式等核心要素，填寫《客戶需求確認表》（見配套表單1），經(jīng)客戶簽字確認。客戶資質核查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方信用機構查詢客戶營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、信用狀況；若涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療器械、食品），需核查客戶相關資質許可證。核查結果需記錄存檔，保證客戶具備履約能力。步驟二：合同草擬與條款擬定模板調用：根據(jù)業(yè)務類型（如產品買賣、技術服務），從公司標準合同庫中調用對應的《銷售合同模板》，避免使用非模板合同。條款填充：按《客戶需求確認表》內容填寫合同核心條款，包括：合同雙方信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）；標的物名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價及總價（大寫與小寫一致）；質量標準（需注明執(zhí)行國標/行標/企標，或提供附件質量協(xié)議）；交付方式（運輸方式、交付地點、風險轉移節(jié)點）；付款周期（如“預付30%發(fā)貨，驗收合格后付余款70%”）、賬戶信息；違約責任（明確逾期付款、交付延遲的違約金計算方式）；爭議解決方式（建議約定“提交合同簽訂地人民法院訴訟”）。步驟三：內部審批流程部門初審：銷售經(jīng)理審核合同條款與客戶需求一致性、商務條款合理性，簽署審批意見。法務復審：法務專員重點審核條款合法性、風險點（如格式條款是否公平、知識產權歸屬、保密義務等），提出修改建議并反饋銷售部門調整。財務會簽：財務部審核付款方式、稅務處理（如發(fā)票類型、稅率）、客戶信用額度，保證財務風險可控。最終審批：根據(jù)合同金額分級審批（如10萬元以下由銷售總監(jiān)審批，10萬元以上由總經(jīng)理審批），審批通過后形成《合同審批表》（見配套表單2）。步驟四：客戶溝通與條款確認合同送達：將審批通過的合同文本（加蓋公司公章騎縫章）送達客戶，或通過加密郵件發(fā)送電子版（需客戶確認簽收）。協(xié)商修改：客戶若有異議，由銷售代表與客戶溝通，按內部審批流程修訂合同，直至雙方達成一致。禁止口頭承諾，所有修改需以書面補充協(xié)議形式明確。步驟五：正式簽署與蓋章簽署儀式：雙方授權代表（需提供授權委托書）在合同文本上簽字，并加蓋公司公章或合同專用章（多頁合同需加蓋騎縫章）。簽署規(guī)范：簽字需清晰可辨，蓋章需完整覆蓋合同文字，避免“蓋一半”或模糊不清。若客戶為自然人，需核對證件號碼原件并留存復印件。步驟六：合同歸檔與執(zhí)行跟進歸檔管理：簽署完成的合同原件由銷售部統(tǒng)一編號，掃描后至公司OA系統(tǒng)，紙質版交檔案室存檔（保存期限不低于合同履行完畢后5年）。執(zhí)行跟進：銷售代表按合同約定跟蹤交付、驗收、收款進度，及時向法務、財務反饋履約異常情況（如客戶延遲驗收），保證合同順利履行。三、配套表單模板表單1：《客戶需求確認表》項目內容說明填寫人客戶簽字客戶名稱銷售代表聯(lián)系人/職務銷售代表產品/服務名稱銷售代表規(guī)格型號/技術要求銷售代表數(shù)量銷售代表單價（元）銷售代表總價（元）銷售代表交付時間年月日銷售代表交付地點銷售代表付款方式□預付款□分期□驗收后付款銷售代表其他特殊要求（如包裝、運輸方式等）銷售代表確認日期年月日表單2：《合同審批表》合同編號簽訂日期年月日客戶名稱合同金額合同名稱銷售代表審批意見銷售經(jīng)理意見□同意□修改后同意□不同意（說明：）簽字：日期：法務專員意見□同意□修改后同意□不同意（說明：）簽字：日期：財務部意見□同意□修改后同意□不同意（說明：）簽字：日期：總經(jīng)理/銷售總監(jiān)意見□同意□修改后同意□不同意（說明：）簽字：日期：四、關鍵操作提示條款嚴謹性：禁止使用“大概”“預計”等模糊表述，金額、日期需明確具體；涉及技術附件的，需在合同中注明“附件與本合同具有同等法律效力”。資質審核不可：若客戶為首次合作或涉及大額合同（如超過50萬元），建議通過第三方機構進行信用調查，避免因客戶失信導致?lián)p失。審批流程閉環(huán)：未經(jīng)審批擅自簽約的合同，公司不予認可；若遇緊急情況需先簽約后補批，需經(jīng)總經(jīng)理書面特批，并在3個工作日內完成補批。印章管理規(guī)范：合同專用章由行政部門專人保管，用印需登記《印章使用臺賬》，注明合同編號、用印人、