企業(yè)合同審查及管理流程指南一、指南適用場(chǎng)景與對(duì)象本指南適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化企業(yè)）在合同全生命周期中的管理需求，覆蓋合同起草、審查、審批、簽署、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)。適用合同類型包括但不限于：采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、合作開發(fā)協(xié)議等。使用對(duì)象包括企業(yè)法務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同管理員、企業(yè)管理層及其他參與合同管理的相關(guān)人員。二、合同全生命周期管理流程（一）合同發(fā)起與初步審核合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購(gòu)貨物、提供服務(wù)、業(yè)務(wù)合作等），確定合同相對(duì)方，明確合作核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等），填寫《合同發(fā)起申請(qǐng)表》（見模板1），附上合作方基礎(chǔ)資料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等），提交至合同管理員。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。輸出：《合同發(fā)起申請(qǐng)表》、合作方基礎(chǔ)資料。初步審核合同管理員對(duì)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》及附件的完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：（1）合作方資料是否齊全（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等關(guān)鍵文件是否加蓋公章）；（2）合同基本信息是否明確（合同名稱、編號(hào)、雙方主體、標(biāo)的、數(shù)量、金額等是否填寫完整）；（3）是否附上必要的附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。審核通過(guò)后，將材料流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；審核不通過(guò)的，退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。責(zé)任人：合同管理員*。輸出：《合同初步審核意見表》（通過(guò)/需補(bǔ)充，注明需完善內(nèi)容）。（二）法務(wù)專項(xiàng)審查審查內(nèi)容法務(wù)部門依據(jù)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部制度及業(yè)務(wù)需求，對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)包括：（1）主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)等），授權(quán)委托人是否獲得有效授權(quán)（核對(duì)授權(quán)委托書范圍與合同內(nèi)容是否一致）。（2）權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，是否存在單方加重己方責(zé)任或排除主要權(quán)利的條款（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等模糊條款）。（3）商務(wù)條款：價(jià)格、支付方式、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等是否清晰、可操作（如違約金比例是否合理，爭(zhēng)議解決方式是否明確）。（4）合規(guī)性：合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如金融行業(yè)的合規(guī)要求、勞動(dòng)合同的最低工資標(biāo)準(zhǔn)等），是否存在法律禁止性條款（如違反《民法典》合同編、反壟斷法等規(guī)定）。（5）風(fēng)險(xiǎn)提示：識(shí)別合同潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約能力風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力條款適用性等），并提出修改建議。審查反饋與修訂法務(wù)部門完成審查后，出具《合同審查意見表》（見模板2），明確標(biāo)注“通過(guò)”“修改后通過(guò)”或“不通過(guò)”，并逐條說(shuō)明修改理由及建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見修訂合同，如對(duì)審查意見存在異議，需與法務(wù)部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后形成最終版本。責(zé)任人：法務(wù)專員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*。輸出：《合同審查意見表》、修訂版合同文本。（三）業(yè)務(wù)確認(rèn)與審批業(yè)務(wù)部門確認(rèn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)修訂后的合同文本進(jìn)行最終確認(rèn)，保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求，無(wú)遺漏或偏差，簽字確認(rèn)后提交至審批部門。分級(jí)審批根據(jù)合同金額、類型及企業(yè)內(nèi)部授權(quán)制度，由不同層級(jí)管理人員審批：一般合同（如金額≤10萬(wàn)元，常規(guī)采購(gòu)/服務(wù)合同）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；重大合同（如金額＞10萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)/戰(zhàn)略合作）：需增加分管副總、總經(jīng)理審批，必要時(shí)提交企業(yè)決策委員會(huì)審議。審批人需在《合同審批流程表》（見模板3）中簽署意見，明確“同意”“不同意”或“需再次審核”，不同意需注明理由。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理。輸出：《合同審批流程表》（審批完成版）。（四）合同簽署與用印文本定稿審批通過(guò)后，合同管理員將最終版合同文本（紙質(zhì)版一式X份，電子版存檔）整理齊全，保證各版本內(nèi)容一致（如有附件，需在合同中注明“附件為合同組成部分”）。用印管理合同管理員憑《合同審批流程表》《合同審查意見表》等材料，到企業(yè)指定印章管理部門申請(qǐng)用印；印章管理人員核對(duì)審批手續(xù)是否完備、合同文本是否與審批版本一致，無(wú)誤后加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上蓋章；用印完成后，將合同文本分發(fā)給各方（如對(duì)方為異地，可掃描發(fā)送電子版并郵寄紙質(zhì)原件），留存“合同簽署聯(lián)”及復(fù)印件歸檔。責(zé)任人：合同管理員、印章管理員。輸出：簽署完成的有效合同文本（雙方蓋章/簽字版）。（五）履行跟蹤與爭(zhēng)議處理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)等），填寫《合同履行跟蹤表》（見模板4），記錄履行階段、履行情況、存在問題及處理措施；法務(wù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)，如對(duì)方存在違約跡象（如延遲交付、質(zhì)量不合格等），及時(shí)發(fā)出《履約風(fēng)險(xiǎn)提示函》，督促對(duì)方整改。爭(zhēng)議處理合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)第一時(shí)間收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等），與對(duì)方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟），由法務(wù)部門主導(dǎo)，配合外部律師（如需）處理爭(zhēng)議程序，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員*。輸出：《合同履行跟蹤表》《履約風(fēng)險(xiǎn)提示函》、爭(zhēng)議處理相關(guān)文件。（六）合同歸檔與查詢歸檔整理合同履行完畢或終止后，合同管理員負(fù)責(zé)收集合同全流程資料（包括發(fā)起申請(qǐng)、審查意見、審批表、簽署版合同、履行記錄、爭(zhēng)議處理文件等），按照“一合同一檔”原則整理，編制《合同歸檔清單》；資料分類存放于企業(yè)檔案室（或電子檔案系統(tǒng)），標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、歸檔日期，保證資料完整、可追溯。借閱與保管合同檔案借需填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員提供借閱（涉密合同需額外標(biāo)注“保密”，限制借閱范圍）；借閱期限不超過(guò)15天，到期需歸還，如需續(xù)借需重新申請(qǐng)；檔案管理員定期檢查檔案保管情況，防止遺失、損毀。責(zé)任人：合同管理員、檔案管理員。輸出：《合同歸檔清單》《合同檔案借閱記錄》。三、實(shí)用工具與模板清單模板1：合同發(fā)起申請(qǐng)表合同編號(hào)合同名稱發(fā)起部門發(fā)起人*聯(lián)系方式合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方類型（□企業(yè)□個(gè)體□其他）合同金額（大寫）合同金額（小寫）合同主要內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、履行期限等）附件清單（□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□授權(quán)委托書□技術(shù)參數(shù)□其他：______）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：__________日期：______年_月_日模板2：合同審查意見表合同編號(hào)合同名稱審查人*審查日期審查模塊審查內(nèi)容審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（□通過(guò)□需修改□不通過(guò)）主體資格合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書真實(shí)性、有效性、一致性□/□/□權(quán)利義務(wù)雙方權(quán)利義務(wù)條款明確性、對(duì)等性、無(wú)顯失公平□/□/□商務(wù)條款價(jià)格、支付、履行、違約責(zé)任清晰、可操作、符合企業(yè)制度□/□/□合規(guī)性法律法規(guī)、監(jiān)管要求無(wú)禁止性條款、符合行業(yè)規(guī)范□/□/□綜合意見：法務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：__________日期：______年_月_日模板3：合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱申請(qǐng)人*審批環(huán)節(jié)責(zé)任人*審批意見（□同意□不同意□需再次審核）簽字日期發(fā)起申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*法務(wù)審查法務(wù)部門審核法務(wù)部門負(fù)責(zé)人*業(yè)務(wù)審批分管副總*（如需）最終審批總經(jīng)理*（如需）備注：模板4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方主體履行階段（□準(zhǔn)備□執(zhí)行□驗(yàn)收□付款□終止）履行日期履行內(nèi)容（如：交付XX貨物、完成XX服務(wù)）履行情況（□正常□延遲□異常：______）存在問題及處理措施責(zé)任人*跟進(jìn)人*下一步計(jì)劃備注：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作建議合同審查時(shí)效性：法務(wù)部門應(yīng)在收到合同后3個(gè)工作日內(nèi)完成審查（重大合同不超過(guò)5個(gè)工作日），避免因?qū)彶檠舆t影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；業(yè)務(wù)部門需提前發(fā)起合同流程，預(yù)留充足審查時(shí)間。合作方資信管理：首次合作前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核查合作方信用狀況，必要時(shí)開展實(shí)地盡調(diào)；對(duì)長(zhǎng)期合作方，每年更新一次資信檔案。合同文本標(biāo)準(zhǔn)化：優(yōu)先使用企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購(gòu)合同模板、服務(wù)合同模板），非標(biāo)合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，避免“臨時(shí)起草”導(dǎo)致的條款漏洞。檔案管理規(guī)范性：合同檔案保存期限根據(jù)類型確定（如一般合同保存5年，重大合同保存10年以上，勞動(dòng)合同保存至員工離職后2年）；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。爭(zhēng)議預(yù)防機(jī)制：合同中明確約定“