PAGE生產(chǎn)記錄及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)記錄及檔案管理，確保生產(chǎn)過(guò)程的可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)行為，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)相關(guān)的記錄及檔案管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、人員操作記錄等。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)記錄的填寫(xiě)、收集、整理和初步審核，確保生產(chǎn)記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)提交至檔案管理部門(mén)。2.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保質(zhì)量記錄符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時(shí)協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)質(zhì)量相關(guān)檔案進(jìn)行管理。3.設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行記錄的填寫(xiě)、審核和歸檔，確保設(shè)備運(yùn)行記錄能夠反映設(shè)備的運(yùn)行狀況和維護(hù)情況，為設(shè)備管理提供依據(jù)。4.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄及檔案的統(tǒng)一接收、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和查閱服務(wù)，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全和完整。5.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)所產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄及檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，督促本部門(mén)員工按照規(guī)定及時(shí)填寫(xiě)和提交相關(guān)記錄。二、生產(chǎn)記錄管理（一）記錄要求1.及時(shí)性生產(chǎn)記錄應(yīng)在生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)或規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫(xiě)，不得事后補(bǔ)記。2.準(zhǔn)確性記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性記錄應(yīng)涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于生產(chǎn)日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)數(shù)量、操作人員、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等，確保記錄完整無(wú)缺項(xiàng)。4.清晰性記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書(shū)寫(xiě)，如有修改，應(yīng)在修改處簽名并注明修改日期。（二）記錄填寫(xiě)規(guī)范1.生產(chǎn)計(jì)劃記錄應(yīng)明確產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)批次、計(jì)劃生產(chǎn)日期、預(yù)計(jì)完成日期等信息，由生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力制定，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.生產(chǎn)過(guò)程記錄生產(chǎn)操作記錄：記錄操作人員姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)等，確保生產(chǎn)操作過(guò)程可追溯。物料消耗記錄：詳細(xì)記錄原材料、輔助材料、包裝材料等的領(lǐng)用數(shù)量、使用情況及剩余數(shù)量，以便核算成本和進(jìn)行物料管理。設(shè)備運(yùn)行記錄：記錄設(shè)備啟動(dòng)時(shí)間、停機(jī)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、故障情況及維修記錄等，為設(shè)備維護(hù)和管理提供依據(jù)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄原材料檢驗(yàn)記錄：記錄原材料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商、進(jìn)貨日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息，確保原材料質(zhì)量符合要求。半成品檢驗(yàn)記錄：對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的半成品進(jìn)行檢驗(yàn)，記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正質(zhì)量問(wèn)題。成品檢驗(yàn)記錄：詳細(xì)記錄成品的檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等信息，作為產(chǎn)品放行的依據(jù)。4.人員培訓(xùn)記錄記錄員工參加培訓(xùn)的日期、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、考核成績(jī)等，以證明員工具備相應(yīng)的崗位技能和知識(shí)。（三）記錄收集與整理1.收集頻率生產(chǎn)記錄應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行收集，一般為每班、每日或每周，具體頻率根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際情況確定。2.收集方式各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄的收集工作，收集后應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。3.整理要求將收集到的生產(chǎn)記錄按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，去除無(wú)關(guān)的附件和空白頁(yè)，對(duì)記錄進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。（四）記錄審核1.初審生產(chǎn)部門(mén)收集整理后的生產(chǎn)記錄，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，檢查記錄的填寫(xiě)是否符合要求，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.終審初審合格后的生產(chǎn)記錄，應(yīng)提交至質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行終審。質(zhì)量部門(mén)重點(diǎn)審核與質(zhì)量相關(guān)的記錄，確保質(zhì)量記錄符合質(zhì)量管理體系的要求。審核通過(guò)后的記錄方可提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。三、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案包括年度、月度、周生產(chǎn)計(jì)劃及相關(guān)的審批文件、調(diào)整記錄等。2.生產(chǎn)過(guò)程檔案涵蓋生產(chǎn)操作記錄、物料消耗記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等各類(lèi)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的記錄。3.質(zhì)量檔案包含原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。4.設(shè)備檔案設(shè)備的購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄等。5.人員檔案員工的入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核記錄、崗位變動(dòng)記錄、離職記錄等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的分類(lèi)管理和查找。編號(hào)方法如下：1.一級(jí)編號(hào)：采用大寫(xiě)英文字母表示檔案類(lèi)別，如“PJ”表示生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案，“SC”表示生產(chǎn)過(guò)程檔案，“ZL”表示質(zhì)量檔案，“SB”表示設(shè)備檔案，“RY”表示人員檔案。2.二級(jí)編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類(lèi)別檔案下的具體年份，如“2023”表示2023年的檔案。3.三級(jí)編號(hào)：采用流水號(hào)表示該年份下該類(lèi)別檔案的順序號(hào)。例如，生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案中2023年的第5份檔案編號(hào)為“PJ202300⑤”。（三）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.存儲(chǔ)環(huán)境檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.檔案標(biāo)識(shí)在檔案柜和存儲(chǔ)設(shè)備上應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年份、編號(hào)范圍等信息，便于快速查找所需檔案。（四）檔案保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、設(shè)備購(gòu)置合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他生產(chǎn)記錄及檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定保管期限，一般為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱生產(chǎn)記錄及檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.借閱權(quán)限因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱與借閱要求查閱和借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、拆散檔案。查閱和借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的安全和完整。查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱/借閱登記表》上簽字確認(rèn)。四、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件檔案保管期限屆滿或因其他原因確無(wú)保存價(jià)值的，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。（二）銷(xiāo)毀審批《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對(duì)生產(chǎn)記錄及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄填寫(xiě)的規(guī)范性、檔案收集整理的及時(shí)性、檔案存儲(chǔ)的安全性等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制建立生產(chǎn)記錄及檔案