企業(yè)檔案管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一公司檔案工作標準，保障檔案完整、準確、系統(tǒng)、可用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等上位法規(guī)，結合本公司治理結構、業(yè)務特點與信息化水平，制定本制度。1.2本制度所稱“檔案”是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、投融資、產(chǎn)權變動、社會責任等活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物及其他形式的歷史記錄。1.3檔案管理實行“統(tǒng)一領導、分級負責、全程管控、集中保管、共享利用”的原則，任何部門和個人不得據(jù)為己有或擅自銷毀。1.4本制度適用于公司總部、分（子）公司、項目部、研發(fā)中心、海外機構及所有控股、實際控制企業(yè)；合資公司可參照執(zhí)行。第二章組織與職責2.1董事會職責2.1.1審議批準檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預算及重大檔案信息化投資項目；2.1.2對檔案安全、合規(guī)、泄密事件負有最終監(jiān)督責任。2.2總經(jīng)理辦公會職責2.2.1決定檔案管理機構設置、人員編制、績效考核指標；2.2.2協(xié)調跨部門檔案爭議，審批檔案鑒定銷毀報告。2.3檔案管理委員會（虛擬機構）2.3.1由分管行政副總經(jīng)理任主任，成員包括法務、財務、人力、信息化、業(yè)務、審計、保密辦負責人；2.3.2每季度召開例會，審議歸檔范圍調整、密級變更、檔案開放、重要檔案數(shù)字化方案；2.3.3對重大并購、重組、清算項目提前介入，制定檔案處置專項方案。2.4檔案中心（實體部門）2.4.1集中保管公司永久、長期檔案，負責庫房、信息系統(tǒng)、備份介質日常運維；2.4.2制定并動態(tài)維護《文件材料歸檔范圍與保管期限表》（以下簡稱“期限表”），每年發(fā)布更新版本；2.4.3組織檔案鑒定、搶救、統(tǒng)計、編研、利用、培訓、保密檢查；2.4.4對分（子）公司檔案工作實行“業(yè)務+垂直”雙軌考核，考核權重占部門績效5%。2.5業(yè)務部門職責2.5.1指定兼職資料員，負責文件收集、預整理、著錄、移交；2.5.2確保業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實時歸檔，元數(shù)據(jù)完整；2.5.3對涉密業(yè)務文件先行擬定密級，報保密辦與檔案中心雙重審核。2.6信息化部門職責2.6.1保障檔案信息系統(tǒng)（ERMS）與業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、OA、PLM、CRM、SCM等無縫對接，確保電子文件捕獲、登記、分類、存儲、封裝、遷移、長期保存功能完備；2.6.2每年組織一次數(shù)據(jù)容災演練，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時。2.7審計與法務職責2.7.1審計部將檔案管理納入年度風險評價，對重大項目進行穿行測試；2.7.2法務部對知識產(chǎn)權、訴訟、合規(guī)證據(jù)類檔案實行清單式跟蹤，確保應歸盡歸。第三章文件生命周期與歸檔范圍3.1文件生命周期劃分為“形成—流轉—辦結—捕獲—歸檔—保管—鑒定—處置”八個階段，任何階段責任主體不得缺失。3.2歸檔范圍采用“正面清單+負面清單”模式：3.2.1正面清單涵蓋決策、治理、投融資、研發(fā)、供應鏈、生產(chǎn)制造、質量、營銷、客戶服務、工程、運營、人事、財務、稅務、審計、法務、知識產(chǎn)權、ESG、黨群、行政、外事、安全環(huán)保、危機公關、信息化、不動產(chǎn)、實物資產(chǎn)、退出處置等27個一級類目，下設215個二級類目、812個三級類目；3.2.2負面清單明確不歸檔范圍：草稿、過程性即時通訊記錄（無決策結果）、重復性報表、已失效的臨時口令、非認證拷貝等。3.3保管期限劃分為永久（Y）、長期（C30）、短期（C10）、臨時（C3）四檔，采用“風險—價值—合規(guī)”三維評分模型自動計算，人工復核后固化。3.4特殊載體歸檔3.4.1電子郵件：涉及董事會決議、對外承諾、價格決策、索賠理賠的必須歸檔，采用EML+PDF/A雙格式封裝；3.4.2社交媒體：官方微博、微信公眾號發(fā)布的聲明、澄清、致歉須截屏并輸出PDF/A，保留點贊、評論、轉發(fā)數(shù)據(jù)包；3.4.3音視頻：重要會議、產(chǎn)品發(fā)布、培訓錄像須保存原始素材、編輯成片、字幕文件、時間戳信息，采用MXF或MKV格式，分辨率≥1080P；3.4.4源代碼：由研發(fā)中心通過GitLab歸檔，采用tar+gz壓縮包，附帶commit日志、分支圖譜、依賴庫清單，保存期限與產(chǎn)品生命周期一致。第四章整理與編目4.1整理原則：遵循“來源原則+職能原則”，保持文件形成時的有機聯(lián)系，兼顧檢索效率。4.2檔號結構：全宗號—年度—機構（項目）代碼—類目號—保管期限—件號—載體代碼，共6段21位，示例：A01-2025-SC01-RD05-C30-0001-D。4.3元數(shù)據(jù)要求：核心元數(shù)據(jù)25項，包括題名、責任者、日期、頁數(shù)、格式、大小、哈希值、密級、開放標識、版權信息、業(yè)務標識符、系統(tǒng)捕獲時間、審計軌跡等；采用XMLSchema約束，支持批量導入、API回寫。4.4紙質檔案整理流程：清點—修整—編頁—蓋檔號章—裝訂—裝盒—打印脊背—上架；裝訂采用不銹鋼釘或線裝，禁用塑料封裝；圖紙采用A0—A4折疊法，圖簽外露。4.5電子檔案整理流程：捕獲—格式轉換—病毒查殺—四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性）—封裝—上傳—校驗—入庫；封裝采用ZIP+METS+PREMIS國際標準，哈希算法SM3或SHA-256。4.6雙語著錄：涉外合同、專利、標準、出口認證檔案須中英文雙語著錄，英文題名長度≤200字符，采用ISO9轉寫規(guī)則。第五章移交與接收5.1時間節(jié)點：文書類文件在辦結后次年3月底前移交；科研項目在結題驗收后45天內移交；工程項目在竣工結算后90天內移交；退市、清算、并購項目在董事會決議公告后30天內完成移交。5.2移交清單：采用Excel模板+系統(tǒng)電子表單雙軌制，字段與檔號一致，紙質清單一式兩份，交接雙方簽字并加蓋部門公章。5.3質量抽檢：檔案中心按不低于10%比例隨機抽檢，合格率≥95%視為通過；低于95%的退回整改，二次移交仍不合格，扣減責任部門當季績效2%。5.4緊急移交：遇突發(fā)事件（火災、訴訟、監(jiān)管檢查）可啟動綠色通道，由檔案中心派員駐場整理，業(yè)務部門提供工作場地及原始憑證。第六章庫房與保管6.1庫房選址：遠離洪澇、滑坡、雷電、強震動、污染源，地面荷載≥12kN/m2，凈高≥3.5米，設環(huán)形巡視通道。6.2十防措施：防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防污染；采用IG541混合氣體滅火系統(tǒng)，噴頭安裝高度與檔案架頂端距離≤0.8米；庫內溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，日波動≤±2℃、±5%RH。6.3密集架與貨架：載荷≥80kg/層，架體接地電阻≤4Ω，安裝限位器、防傾倒裝置；底層離地≥15cm，頂層距噴淋頭≥30cm。6.4特殊載體庫：6.4.1膠片庫溫度13℃—15℃，濕度30%—40%，配備低溫冰箱用于醋酸綜合癥搶救；6.4.2磁帶庫使用金屬磁帶柜，遠離強磁場，倒帶機每年運行一次，記錄誤碼率；6.4.3光盤庫采用暗室存放，紫外線強度≤20μW/lm，每五年進行可讀性檢測，BD-R預期壽命≥30年。6.5出入庫管理：實行雙人雙鎖、同進同出；非檔案人員入庫須填寫《檔案庫房進出申請表》，說明利用目的、擬借檔號、借閱時長，由檔案中心負責人、保密辦雙簽審批；庫內全程視頻監(jiān)控，錄像保存≥90天。第七章電子檔案長期保存7.1存儲架構：采用“在線—近線—離線”三級金字塔模型。在線使用SSD陣列，保存3年內高頻利用數(shù)據(jù)；近線使用藍光光盤塔，保存3—10年數(shù)據(jù)；離線使用LTO9磁帶，保存10年以上數(shù)據(jù)。7.2備份策略：3-2-1原則，即3份副本、2種介質、1份異地；異地備份距離≥200km，采用國家檔案館認可的災備云或銀行級金庫磁帶庫。7.3遷移與轉換：每五年進行格式風險評估，對高風險格式（如Flash、WMA、AutoCAD2004以下版本）提前一年制定遷移計劃；遷移后進行質量校驗，抽樣率100%，誤碼率≤10?12。7.4區(qū)塊鏈存證：對董事會決議、股權變更、知識產(chǎn)權、審計報告等關鍵電子文件，采用國產(chǎn)區(qū)塊鏈BaaS平臺錨定哈希值，生成時間戳證據(jù)包，司法認可。第八章密級與權限8.1密級劃分：國家秘密、企業(yè)核心商密、企業(yè)普通商密、內部、公開五級；國家秘密按《保密法》執(zhí)行；商密由業(yè)務部門提出，法務與保密辦審核，檔案中心固化。8.2權限模型：采用RBAC+ABAC混合模式，角色與屬性雙重校驗；系統(tǒng)默認拒絕一切未授權訪問，權限申請遵循“最小夠用、按需即時、到期自動回收”。8.3三權分立：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計管理員由不同人員擔任，任何一人無法單獨導出涉密檔案；系統(tǒng)日志采用WORM光盤存儲，保存期限與檔案相同。8.4降密與解密：商密檔案降密由業(yè)務部門提出申請，保密辦組織專家論證，檔案管理委員會審批，降密記錄同步寫入元數(shù)據(jù)；國家秘密降密按國家有關規(guī)定執(zhí)行。第九章利用與開發(fā)9.1利用方式：閱覽、復制、摘錄、出借、出具證明、展覽、編研、數(shù)據(jù)挖掘、API調用；涉密檔案僅限閱覽，不提供電子復制。9.2審批層級：公開級可直接通過OA申請；內部級由部門負責人審批；商密級由分管領導審批；國家秘密按保密辦流程。9.3利用登記：系統(tǒng)自動記錄利用人、時間、IP、目的、檔號、頁數(shù)、下載哈希，形成利用日志，日志保存永久。9.4收費政策：內部員工免費；外部單位按政府指導價收取檢索費、復制費、證明費，所得收入上繳財務，實行“收支兩條線”。9.5編研開發(fā)：檔案中心每年發(fā)布《檔案編研計劃》，優(yōu)先開發(fā)公司史、產(chǎn)品譜系、專利地圖、質量案例、社會責任報告史料；鼓勵業(yè)務部門與檔案中心聯(lián)合申報國家、省市級編研課題，成果納入職稱評審加分。9.6數(shù)據(jù)挖掘：采用NLP技術對歷史合同、專利、質量報告進行實體抽取，構建知識圖譜，為研發(fā)、法務、風控提供決策支持；算法模型訓練須進行脫敏處理，確保不含個人信息。第十章鑒定與銷毀10.1鑒定周期：短期檔案每3年、長期檔案每10年、永久檔案每30年組織一次系統(tǒng)鑒定；遇并購、清算、轉型、重大技術迭代可提前啟動專項鑒定。10.2鑒定小組：由檔案中心、業(yè)務、法務、審計、保密、紀檢、工會七方組成，人數(shù)須為單數(shù)，外部專家比例≥30%。10.3鑒定標準：采用“法律合規(guī)—業(yè)務價值—歷史價值—經(jīng)濟成本”四維評分，滿分100分，低于60分可提出銷毀建議；60—75分視情況延長保管期限；75分以上繼續(xù)保存。10.4銷毀方式：紙質檔案使用涉密銷毀公司，粉碎后紙漿化，全程錄像；電子檔案采用BSI-GS標準數(shù)據(jù)擦除軟件，覆寫7次以上，出具銷毀報告；光盤、磁帶、硬盤采用物理粉碎+消磁雙重方式。10.5銷毀記錄：包括銷毀清單、審批表、錄像、照片、銷毀公司資質、運輸交接單，保存期限永久；銷毀信息同步報國家檔案主管部門備案。第十一章統(tǒng)計與績效管理11.1統(tǒng)計指標：館藏總量、年增量、數(shù)字化率、利用率、開放率、涉密檔案占比、庫房飽和度、災備演練成功率、鑒定銷毀量、培訓覆蓋率、員工滿意度等32項。11.2報表體系：月報、季報、年報、專題報告四級；月報聚焦庫存與利用，季報聚焦安全與合規(guī)，年報聚焦戰(zhàn)略與價值，專題報告聚焦重大事件。11.3績效權重：檔案工作納入部門績效考核，權重5%—10%；關鍵指標未達標，按“扣分+約談+限期整改”遞進問責；連續(xù)兩次考核不合格，調減部門次年預算3%。11.4對標管理：每年選取兩家行業(yè)標桿、兩家跨行業(yè)標桿進行對標，形成《檔案管理對標分析報告》，提出改進路線圖，次年復審。第十二章培訓與文化建設12.1培訓體系：新員工入職必修“檔案意識”微課2學時；兼職資料員年度面授8學時、線上考試合格率100%；檔案中心專業(yè)人員每年參加外部培訓不少于40學時，取得檔案職稱或信息分析師認證。12.2培訓內容：法規(guī)解讀、系統(tǒng)操作、整理技能、數(shù)據(jù)挖掘、災備演練、保密案例、國際趨勢。12.3文化宣傳：每年“6·9國際檔案日”舉辦主題展覽、檔案知識競賽、老照片修復體驗、檔案IP盲盒抽獎；設立“檔案開放周”，邀請員工家屬、合作伙伴、學校師生參觀。12.4榮譽激勵：設立“金檔獎”，每年評選10名優(yōu)秀兼職資料員、5個歸檔示范部門、1個檔案創(chuàng)新案例，頒發(fā)證書與獎金，優(yōu)先推薦市級以上檔案先進評選。第十三章外包與監(jiān)督13.1外包范圍：檔案整理、數(shù)字化掃描、縮微制作、紙質修復、搬遷運輸、系統(tǒng)運維可外包；涉密檔案不得外包給境外或外資機構。13.2供應商準入：必須具備省級以上保密局頒發(fā)的“國家秘密載體印制資質”或“檔案數(shù)字化加工甲級資質”；通過ISO9001、ISO27001、ISO27701認證；近三年無重大違法記錄。13.3合同條款：明確質量指標、保密義務、違約金比例（不低于合同金額30%）、數(shù)據(jù)歸屬權、知識產(chǎn)權、人員背景審查、離場審計、應急演練。13.4現(xiàn)場監(jiān)督：檔案中心派駐監(jiān)理，全程視頻監(jiān)控，每日生成《加工日志》，每周進行抽檢，抽檢比例≥5%，合格率≥99%；不合格批次立即返工，累計三次不合格啟動退出機制。第十四章應急與災難恢復14.1風險識別：火災、水災、地震、臺風、爆炸、網(wǎng)絡攻擊、勒索病毒、戰(zhàn)爭、恐怖襲擊、重大疫情。14.2應急預案：制定《檔案安全應急預案》，包括A、B、C三級響應；A級啟動異地災備