PAGE安全生產(chǎn)上文件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)文件檔案管理，確保安全生產(chǎn)文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查閱、使用和保存，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)文件檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映安全生產(chǎn)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理安全生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件檔案，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性，避免遺漏。4.便于利用原則：文件檔案的整理、分類和存儲(chǔ)應(yīng)便于查閱、檢索和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）安全生產(chǎn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善安全生產(chǎn)文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門安全生產(chǎn)文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理公司安全生產(chǎn)綜合性文件檔案，包括安全生產(chǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.對(duì)各部門提交的安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行審核、分類和編號(hào)，確保文件檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。5.建立安全生產(chǎn)文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化管理，方便查詢和利用。6.定期對(duì)安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全生產(chǎn)文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司安全生產(chǎn)文件檔案管理制度的要求，對(duì)本部門產(chǎn)生的文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并定期向安全生產(chǎn)管理部門移交。3.配合安全生產(chǎn)管理部門做好文件檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)文件檔案的具體管理工作，包括文件檔案的收集、整理（包括電子文件的整理）、裝訂、編目、上架、保管等。2.嚴(yán)格遵守文件檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保文件檔案的安全。3.熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，掌握文件檔案的分類、編號(hào)、檢索等方法，提高文件檔案管理工作效率。4.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.做好文件檔案的借閱、歸還登記工作，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和催還。三、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國(guó)家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全生產(chǎn)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.安全生產(chǎn)檢查、隱患排查治理記錄及報(bào)告。5.安全生產(chǎn)培訓(xùn)計(jì)劃、教材、記錄及考核資料。6.安全生產(chǎn)事故報(bào)告、調(diào)查處理文件及相關(guān)資料。7.安全生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)等文件。8.安全生產(chǎn)投入相關(guān)文件，如費(fèi)用預(yù)算、報(bào)銷憑證等。9.與安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件資料，如安全評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)健康檢測(cè)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)文件檔案的收集工作，確保文件檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于外來文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、來源、日期等信息。3.內(nèi)部產(chǎn)生的文件，如部門報(bào)告、通知等，應(yīng)在文件形成后及時(shí)交檔案管理人員進(jìn)行收集。4.在收集過程中，要注意文件的完整性，對(duì)缺頁(yè)、破損等情況要及時(shí)進(jìn)行處理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)文件檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照以下類別進(jìn)行分類：法律法規(guī)類公司制度類會(huì)議文件類檢查排查類培訓(xùn)教育類事故管理類設(shè)備設(shè)施類投入費(fèi)用類其他類2.編號(hào)：對(duì)每一類文件檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式為：類別代碼年份順序號(hào)，例如：FG2023001，表示法律法規(guī)類文件中2023年的第1份文件。3.編目：編制文件檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。5.電子文件整理：電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件的可識(shí)別性和可檢索性。同時(shí)，要定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的文件檔案移交至安全生產(chǎn)管理部門進(jìn)行歸檔。2.安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)各部門移交的文件檔案進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔文件應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。（二）保管期限1.法律法規(guī)類文件檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.公司制度類文件檔案保管期限為[X]年。3.會(huì)議文件類、檢查排查類、培訓(xùn)教育類文件檔案保管期限為[X]年。4.事故管理類文件檔案應(yīng)永久保管。5.設(shè)備設(shè)施類文件檔案保管期限至設(shè)備設(shè)施報(bào)廢后[X]年。6.投入費(fèi)用類文件檔案保管期限為[X]年。7.其他類文件檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保文件檔案的安全。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于查找和存取文件檔案。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完整性和可靠性。4.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文件檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全生產(chǎn)文件檔案的，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全生產(chǎn)管理部門查閱。2.安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文件檔案，并安排專人進(jìn)行協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全生產(chǎn)文件檔案的，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向安全生產(chǎn)管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還文件檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、文件檔案的銷毀（一）銷毀條件1.文件檔案保管期滿，且已無保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件檔案在保管期限內(nèi)，因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞、丟失，無法修復(fù)或找回的，經(jīng)安全生產(chǎn)管理部門核實(shí)后，可進(jìn)行銷毀。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，不得擅自銷毀。（二）銷毀程序1.安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的文件檔案進(jìn)行清查，編制《文件檔案銷毀清單》，注明文件檔案的編號(hào)、名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《文件檔案銷毀清單》經(jīng)安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件檔案，應(yīng)由安全生產(chǎn)管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀方式可采用焚燒、