PAGE采購申請現金財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購申請現金的財務流程，確保采購活動的資金使用合理、安全、透明，保障公司資產安全，維護公司正常運營秩序，提高資金使用效率。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及采購申請現金支付的部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購申請現金支付必須符合國家法律法規(guī)及相關財經制度的規(guī)定。合理性原則：采購申請應基于公司實際業(yè)務需求，確保采購物品或服務的必要性和合理性。審批原則：嚴格執(zhí)行審批流程，未經審批的采購申請不得進行現金支付。安全原則：確保現金支付過程中的資金安全，防止出現資金損失、挪用等情況。透明原則：財務信息應及時、準確、完整地記錄和披露，接受內部審計和監(jiān)督。二、采購申請流程1.需求提出各部門根據業(yè)務需要，由相關人員填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、預計采購時間等信息。采購申請單應經部門負責人審核簽字，確認需求的合理性和必要性。2.采購審批采購申請單提交至采購部門，采購部門根據公司采購政策和實際情況，對采購申請進行初步審核。對于金額較大或重要的采購申請，采購部門應組織相關人員進行評估和論證，確保采購方案的可行性。采購申請經采購部門審核通過后，提交至財務部門進行資金預算審核。財務部門根據公司資金狀況和預算安排，審核采購申請的資金合理性，如預算不足，應及時反饋給采購部門和申請部門進行調整。最后，采購申請單需經公司分管領導審批簽字，重大采購項目還需經總經理或董事會審批。3.采購執(zhí)行采購部門根據審批通過的采購申請單，負責組織實施采購活動。選擇合格的供應商，進行詢價、比價、議價等工作，確保采購價格合理、質量可靠。采購合同簽訂應嚴格按照公司合同管理制度執(zhí)行，明確雙方的權利和義務，特別是關于付款方式、交貨時間、質量標準等條款。在采購過程中，采購人員應及時跟蹤采購進度，協(xié)調解決采購過程中出現的問題，確保采購任務按時完成。三、現金支付管理1.支付范圍一般情況下，采購金額在規(guī)定限額以下的，可以采用現金支付方式。具體限額由公司根據實際情況確定，并適時進行調整。符合以下情形之一的，可以使用現金支付：向不能通過銀行轉賬等非現金方式支付的供應商支付款項，如個體工商戶等。因特殊情況，經公司領導批準的其他現金支付事項。2.支付流程采購完成后，采購人員應及時整理相關采購憑證，包括發(fā)票、驗收單、采購合同等，并填寫現金支付申請單?，F金支付申請單應詳細注明采購事項、支付金額、支付對象等信息，并附上采購憑證的復印件。現金支付申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門對現金支付申請單及相關憑證進行審核，核實采購事項的真實性、合法性和金額準確性。審核無誤后，由財務人員填寫現金支票或準備現金。現金支付時，應由財務人員或指定的專人負責辦理，并要求收款方在現金支付憑證上簽字確認。支付完成后，財務人員應及時登記現金日記賬，確保賬目清晰、準確。3.現金保管與安全公司應設立專門的現金保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保現金的安全存放?，F金保管人員應嚴格遵守現金保管制度，不得擅自將現金借給他人或挪作他用。每日下班前，現金保管人員應核對現金余額，并與現金日記賬進行核對，確保賬實相符。如有差異，應及時查明原因并進行處理。公司應制定現金盤點制度，定期對現金進行盤點。盤點工作應由財務部門負責人或其他指定人員負責組織，確保盤點結果的真實性和準確性。如發(fā)現現金短缺或溢余，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。四、財務審核與監(jiān)督1.財務審核財務部門在收到采購申請現金支付相關憑證后，應按照以下要求進行審核：采購申請單是否經過完整的審批流程，審批簽字是否齊全。采購憑證是否真實、合法、有效，發(fā)票內容是否與采購事項相符，金額計算是否正確。采購合同是否符合公司合同管理制度，付款條款是否明確、合理。現金支付申請單填寫是否規(guī)范、準確，支付金額是否與采購金額一致。對于審核中發(fā)現的問題，財務部門應及時與采購部門或申請部門溝通，要求其進行整改或補充相關資料。如問題嚴重影響資金支付的合法性和安全性，財務部門有權拒絕支付。2.內部監(jiān)督公司內部審計部門應定期對采購申請現金支付業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查財務制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作、資金浪費等問題。審計部門應通過查閱憑證、賬目、合同等資料，實地走訪供應商等方式，對采購業(yè)務的真實性、合法性進行審查。對于審計中發(fā)現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改結果應向公司管理層匯報。3.外部監(jiān)督公司應接受外部審計機構、稅務機關等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供財務資料和采購業(yè)務信息。對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，公司應積極配合整改，及時調整和完善相關財務制度和采購流程，確保公司財務管理規(guī)范、合法。五、預算管理與控制1.預算編制各部門應根據年度業(yè)務計劃和實際需求，編制采購預算。采購預算應詳細列出各類采購物品或服務的名稱、數量、金額等信息，并經部門負責人審核簽字后提交至財務部門。財務部門匯總各部門采購預算，結合公司年度資金預算安排，編制公司整體采購預算。采購預算應明確各項采購支出的時間節(jié)點和金額上限，確保公司資金合理使用。采購預算經公司管理層審批通過后，作為公司年度采購活動的資金控制依據。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算組織實施采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對比實際采購支出與預算金額，及時發(fā)現預算執(zhí)行偏差。對于預算執(zhí)行偏差較大的項目，應及時與采購部門溝通，分析原因并采取措施進行糾正。3.預算調整在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、業(yè)務需求變化等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等內容，并附上相關證明材料。預算調整申請經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行審核。財務部門審核通過后，報公司管理層審批。經批準的預算調整申請作為預算執(zhí)行的依據。六、風險管理與應對1.風險識別采購申請現金支付業(yè)務可能面臨的風險包括但不限于：采購決策失誤，導致采購物品或服務不符合公司需求，造成資金浪費。供應商選擇不當，如供應商信譽不佳、提供的產品質量不合格等，可能導致公司遭受經濟損失。現金支付過程中的安全風險，如現金被盜、挪用等。財務審核不嚴，導致違規(guī)支付、資金流失等問題。預算管理不善，導致采購超預算或預算執(zhí)行偏差較大，影響公司資金平衡。2.風險評估公司應定期對采購申請現金支付業(yè)務的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性與定量相結合的方法，如通過問卷調查、數據分析、案例分析等方式，對各類風險進行評估打分，并確定風險等級。3.風險應對措施根據風險評估結果，公司應制定相應的風險應對措施：對于采購決策失誤風險，加強采購前期的市場調研和需求分析，組織相關人員進行評估論證，確保采購決策的科學性和合理性。針對供應商選擇不當風險，建立嚴格的供應商評估和選擇標準，加強對供應商的資質審查和信譽評估，定期對供應商進行考核評價。為防范現金支付安全風險，加強現金保管場所的安全管理，配備必要的安全設施，嚴格執(zhí)行現金保管制度和盤點制度。對于財務審核不嚴風險，加強財務人員的培訓和管理水平，明確審核職責和流程，嚴格按照審核標準進行審核，確保財務審核的準確性和嚴格性。針對預算管理不善風險，加強預算編制的科學性和準確性，嚴格預算執(zhí)行監(jiān)控，及時發(fā)現和糾正預算執(zhí)行偏差，建立健全預算調整機制。七、信息管理與檔案保存1.信息管理公司應建立采購申請現金支付業(yè)務的信息管理系統(tǒng)，及時記錄和更新采購申請、審批、采購執(zhí)行、現金支付等環(huán)節(jié)的相關信息。信息管理系統(tǒng)應具備信息查詢、統(tǒng)計分析等功能，方便公司管理層和相關部門及時了解采購業(yè)務進展情況和資金使用情況。財務部門應定期對采購申請現金支付業(yè)務信息進行整理和分析，為公司決策提供數據支持。2.檔案保存采購申請現金支付業(yè)務涉及的各類文件和憑證應作為重要檔案進行保存，包括采購申請單、采購合同、發(fā)票、驗收單、現金支付申請單、現金支付憑證等。檔案保存期限應符