PAGE采購發(fā)發(fā)票財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)中發(fā)票的管理流程，確保發(fā)票的取得、審核、入賬等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理要求，保障公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等。3.基本原則合法性原則：采購發(fā)票的管理必須嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)經(jīng)制度的規(guī)定。真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映采購業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛假開具或取得發(fā)票。準(zhǔn)確性原則：發(fā)票信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。及時(shí)性原則：采購部門應(yīng)及時(shí)取得發(fā)票，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和入賬，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性。二、采購發(fā)票的取得1.采購合同約定采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)明確約定發(fā)票開具的相關(guān)條款，包括發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、開票內(nèi)容、開票時(shí)間、送達(dá)方式等。對(duì)于需要開具增值稅專用發(fā)票的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)確保供應(yīng)商具備一般納稅人資格，并要求供應(yīng)商在合同中注明納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息。2.發(fā)票取得要求采購人員應(yīng)在采購業(yè)務(wù)完成后，及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同、實(shí)際采購業(yè)務(wù)一致。對(duì)于貨物采購，發(fā)票上應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等詳細(xì)信息；對(duì)于服務(wù)采購，發(fā)票上應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、金額等信息。如因特殊原因無法及時(shí)取得發(fā)票，采購人員應(yīng)向供應(yīng)商取得發(fā)票開具證明，并注明發(fā)票開具時(shí)間、金額等信息，及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門備案。3.發(fā)票傳遞流程采購人員取得發(fā)票后，應(yīng)在發(fā)票背面注明采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如采購合同編號(hào)、采購日期、驗(yàn)收情況等，并及時(shí)將發(fā)票傳遞給倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)。倉庫管理部門在驗(yàn)收貨物無誤后，應(yīng)在發(fā)票上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門或供應(yīng)商溝通解決。三、采購發(fā)票的審核1.審核內(nèi)容發(fā)票真實(shí)性審核：財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式，對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行真實(shí)性查驗(yàn)，確保發(fā)票未被偽造、虛開。發(fā)票合法性審核：審核發(fā)票是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)經(jīng)制度的規(guī)定，如發(fā)票開具是否規(guī)范、稅率是否正確、發(fā)票聯(lián)次是否齊全等。發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確性審核：核對(duì)發(fā)票上的各項(xiàng)信息是否與采購合同、實(shí)際采購業(yè)務(wù)一致，包括購買方信息、銷售方信息、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。如發(fā)現(xiàn)信息不一致，應(yīng)及時(shí)與采購部門或供應(yīng)商聯(lián)系更正。發(fā)票時(shí)效性審核：審核發(fā)票開具時(shí)間是否符合規(guī)定，對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。2.審核流程財(cái)務(wù)部門收到采購發(fā)票后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)按照上述審核內(nèi)容，對(duì)發(fā)票進(jìn)行逐張審核，并在發(fā)票上簽署審核意見。對(duì)于審核通過的發(fā)票，審核人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“審核通過”印章，并按照公司財(cái)務(wù)核算流程進(jìn)行入賬處理。對(duì)于審核不通過的發(fā)票，審核人員應(yīng)及時(shí)填寫《采購發(fā)票審核不通過通知單》，注明不通過原因，并將通知單傳遞給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)通知單內(nèi)容，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決問題，重新取得合規(guī)發(fā)票后提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。3.特殊情況處理如發(fā)票開具錯(cuò)誤或丟失，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于發(fā)票開具錯(cuò)誤的，供應(yīng)商應(yīng)重新開具正確的發(fā)票；對(duì)于發(fā)票丟失的，供應(yīng)商應(yīng)提供相應(yīng)的證明材料，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行處理。如因供應(yīng)商原因無法取得發(fā)票，采購部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商提供替代證明材料、調(diào)整采購價(jià)格等，確保公司利益不受損失。四、采購發(fā)票的入賬1.入賬依據(jù)采購發(fā)票經(jīng)審核通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)核算制度的規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行入賬處理。入賬時(shí)應(yīng)以審核通過的發(fā)票為依據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.入賬時(shí)間對(duì)于當(dāng)月取得并審核通過的發(fā)票，應(yīng)在當(dāng)月進(jìn)行入賬處理；對(duì)于跨月取得的發(fā)票，應(yīng)在取得發(fā)票的次月進(jìn)行入賬處理。如因特殊原因無法及時(shí)入賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在發(fā)票取得后及時(shí)進(jìn)行登記，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成入賬工作。3.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購發(fā)票的內(nèi)容，按照公司財(cái)務(wù)核算科目進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于貨物采購，應(yīng)借記“庫存商品”、“原材料”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目；對(duì)于服務(wù)采購，應(yīng)借記“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目。如采購業(yè)務(wù)涉及增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，應(yīng)按照增值稅相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，借記“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”科目。五、采購發(fā)票的保管1.保管責(zé)任采購發(fā)票的保管責(zé)任由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票的安全、完整。2.保管方式采購發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票類型、開票日期、供應(yīng)商等進(jìn)行分類整理，并裝訂成冊。裝訂成冊的發(fā)票應(yīng)加具封面，注明發(fā)票種類、起止號(hào)碼、開票日期、供應(yīng)商名稱等信息。發(fā)票保管人員應(yīng)將裝訂成冊的發(fā)票存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管，確保電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性和可追溯性。3.保管期限采購發(fā)票的保管期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)經(jīng)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為10年。保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購發(fā)票的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的取得、審核、入賬、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購發(fā)票的管理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以整改。2.外部檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的檢查工作，如實(shí)提供采購發(fā)票及相關(guān)資料。如發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)及時(shí)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行整改，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門提出的改進(jìn)意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究并加以落實(shí)，不斷完善采購發(fā)票財(cái)務(wù)制度。七、違規(guī)處理1.責(zé)任認(rèn)定對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和證據(jù)，明確責(zé)任主體和責(zé)任程度。2.違規(guī)處罰對(duì)于未按照本制度規(guī)定取得發(fā)票的采購人員，給予警告處分，并責(zé)令其限期改正。如因未取得發(fā)票導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對(duì)于未按照本制度規(guī)定審核發(fā)票的財(cái)務(wù)人員，給予警告處分，并責(zé)令其重新審核發(fā)票。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對(duì)于故意取得虛假發(fā)票或開具虛假發(fā)票的人員，給予嚴(yán)肅處理