PAGE襄陽財務(wù)制度管理公司電話一、總則1.目的為規(guī)范襄陽財務(wù)制度管理公司電話的使用，確保公司通信暢通、信息安全，提高工作效率，特制定本規(guī)范。2.適用范圍本規(guī)范適用于襄陽財務(wù)制度管理公司全體員工。3.基本原則電話使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、高效的原則，不得利用公司電話從事與工作無關(guān)的活動。二、電話管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)負(fù)責(zé)公司電話系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保電話設(shè)備正常運(yùn)行。制定電話費(fèi)用預(yù)算，并監(jiān)控費(fèi)用支出情況。處理電話使用過程中的故障和問題，及時協(xié)調(diào)維修人員進(jìn)行維修。2.各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門員工電話使用的監(jiān)督和管理，確保員工遵守本規(guī)范。合理安排本部門電話使用，避免不必要的費(fèi)用支出。3.員工職責(zé)嚴(yán)格遵守本規(guī)范，正確使用公司電話。愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門。三、電話使用規(guī)范1.工作時間電話使用員工應(yīng)保持電話暢通，及時接聽工作電話。接聽電話時應(yīng)使用禮貌用語，如“您好，襄陽財務(wù)制度管理公司[部門名稱]”。對于重要電話或緊急事項(xiàng)，應(yīng)做好記錄，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報。嚴(yán)禁在工作時間內(nèi)撥打與工作無關(guān)的私人電話，如因特殊情況需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時間，并確保不影響工作。2.非工作時間電話使用非工作時間，員工如需使用公司電話處理緊急工作事項(xiàng)，應(yīng)事先向部門負(fù)責(zé)人報告，并說明情況。行政部門應(yīng)在非工作時間安排專人值班，確保公司電話能夠及時接聽。值班人員應(yīng)做好電話記錄，并及時通知相關(guān)人員處理。3.長途電話使用員工如需撥打長途電話，應(yīng)事先填寫《長途電話申請表》，注明撥打原因、對方號碼、預(yù)計(jì)通話時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交行政部門登記備案。行政部門應(yīng)定期對長途電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對于不必要的長途電話費(fèi)用支出，應(yīng)及時提醒相關(guān)部門和人員。4.移動電話使用公司鼓勵員工使用移動電話處理工作事務(wù)，但員工應(yīng)確保移動電話費(fèi)用合理支出。員工在使用移動電話時，應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，不得利用移動電話從事違法違規(guī)活動。如因工作需要，公司為員工配備了工作手機(jī)，員工應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。四、電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算公司電話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，每月定期與電信運(yùn)營商核對賬單，并進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。行政部門應(yīng)根據(jù)電話費(fèi)用明細(xì)，按照部門進(jìn)行分?jǐn)偅⒅谱髻M(fèi)用報表，報送財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。2.費(fèi)用控制行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況，合理制定電話費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。對于超出預(yù)算的電話費(fèi)用，行政部門應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加電話費(fèi)用支出，應(yīng)事先報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費(fèi)用報銷員工因工作需要發(fā)生的電話費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報銷。報銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并填寫《電話費(fèi)用報銷申請表》，注明費(fèi)用發(fā)生時間、用途、金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交財務(wù)部門報銷。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核電話費(fèi)用報銷憑證，對于不符合規(guī)定的報銷申請，應(yīng)予以拒絕。五、電話安全管理1.信息安全員工在使用電話過程中，應(yīng)注意保護(hù)公司信息安全，不得泄露公司機(jī)密信息。嚴(yán)禁在電話中談?wù)撋婕肮旧虡I(yè)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內(nèi)容。如因工作需要傳輸公司重要文件或資料，應(yīng)使用加密軟件或通過安全的網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行傳輸。2.設(shè)備安全員工應(yīng)愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門。行政部門應(yīng)定期對電話設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于老化或損壞的設(shè)備，應(yīng)及時進(jìn)行更換。3.網(wǎng)絡(luò)安全公司電話系統(tǒng)涉及網(wǎng)絡(luò)通信，員工應(yīng)遵守國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，不得利用公司電話網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動。嚴(yán)禁在公司電話網(wǎng)絡(luò)中安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或設(shè)備，不得私自更改網(wǎng)絡(luò)設(shè)置。如發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題，應(yīng)及時報告行政部門，并配合相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、違規(guī)處理1.對于違反本規(guī)范的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對于首次違反規(guī)定的員工，公司將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對于多次違反規(guī)定或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將給予書面警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因員工違規(guī)使用電話給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追究其賠償責(zé)任賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，包括但不限于電話費(fèi)用、設(shè)備損壞維修費(fèi)用、信息泄露造成的經(jīng)濟(jì)損失等。3.如員工違規(guī)行為涉及違法犯罪的，公司將依法移交