PAGE長期掛賬財務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范長期掛賬行為，確保公司財務(wù)信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，防范財務(wù)風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門。（三）定義1.長期掛賬：指公司因各種原因形成的超過規(guī)定期限未能及時清理結(jié)算的款項，包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、預(yù)收賬款等各類往來款項。2.規(guī)定期限：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實際情況，對應(yīng)不同類型的往來款項設(shè)定的合理結(jié)算期限。一般情況下，應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款超過[X]個月未收回，預(yù)付賬款超過合同約定交付期限[X]個月仍未結(jié)算，應(yīng)付賬款和其他應(yīng)付款超過[X]個月未支付，預(yù)收賬款超過合同約定履行期限[X]個月仍未結(jié)轉(zhuǎn)收入的，視為長期掛賬。（四）基本原則1.真實性原則：長期掛賬的核算應(yīng)當(dāng)以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為依據(jù)，如實反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.及時性原則：各部門應(yīng)及時清理往來款項，避免長期掛賬情況的發(fā)生。對于已形成的長期掛賬，應(yīng)按照本制度規(guī)定及時進行處理。3.責(zé)任追究原則：對因工作失誤、故意拖延等原因?qū)е麻L期掛賬的相關(guān)責(zé)任人，將追究其責(zé)任。4.風(fēng)險防范原則：通過加強長期掛賬管理，有效防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司資金安全和正常運營。二、應(yīng)收賬款管理（一）應(yīng)收賬款的確認(rèn)與記錄1.銷售部門在簽訂銷售合同或協(xié)議時，應(yīng)明確約定付款方式、付款期限等條款，并及時將合同副本送交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)銷售合同或協(xié)議及實際發(fā)貨情況，及時確認(rèn)應(yīng)收賬款，并進行準(zhǔn)確的賬務(wù)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括客戶名稱、合同編號、銷售金額、發(fā)貨日期、付款期限等詳細信息。（二）應(yīng)收賬款的催收1.銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺賬，定期對應(yīng)收賬款進行跟蹤分析，及時掌握客戶的經(jīng)營狀況和付款能力變化情況。2.對于臨近付款期限的應(yīng)收賬款，銷售部門應(yīng)提前與客戶溝通，提醒客戶按時付款。對于逾期未付的應(yīng)收賬款，銷售部門應(yīng)加大催收力度，采取電話催收、函件催收、上門催收等多種方式進行催收，并及時向財務(wù)部門反饋催收情況。3.財務(wù)部門應(yīng)定期向銷售部門提供應(yīng)收賬款賬齡分析表，協(xié)助銷售部門制定催收策略。對于重大逾期應(yīng)收賬款，財務(wù)部門應(yīng)參與催收工作，與銷售部門共同研究解決方案。（三）應(yīng)收賬款的壞賬處理1.對于符合壞賬確認(rèn)條件的應(yīng)收賬款，銷售部門應(yīng)及時提出壞賬核銷申請，并提供相關(guān)證明材料，如客戶破產(chǎn)清算文件、法院判決書、工商注銷證明等。2.財務(wù)部門收到壞賬核銷申請后，應(yīng)進行認(rèn)真審核，并按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。審批通過后，財務(wù)部門方可進行壞賬核銷賬務(wù)處理。3.已核銷的壞賬應(yīng)實行賬銷案存管理，銷售部門和財務(wù)部門應(yīng)繼續(xù)保留對該客戶的催收權(quán)利，一旦發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力，應(yīng)及時恢復(fù)應(yīng)收賬款并進行催收。三、其他應(yīng)收款管理（一）其他應(yīng)收款的范圍其他應(yīng)收款主要包括員工借款、備用金、押金、暫付款項等。（二）借款管理1.員工因工作需要借款時，應(yīng)填寫借款申請表，注明借款事由、借款金額、預(yù)計還款日期等信息，并按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。2.借款審批通過后，財務(wù)部門方可辦理借款手續(xù)。借款期限一般不得超過[X]個月，如有特殊情況需要延長借款期限的，借款人應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借款人應(yīng)在借款期限屆滿時及時歸還借款。如未能按時歸還，財務(wù)部門應(yīng)從借款人工資中扣除借款本金及相應(yīng)利息（按照公司規(guī)定的利率計算），直至借款全部還清。（三）備用金管理1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)立備用金制度，指定專人負(fù)責(zé)備用金的管理。備用金使用部門應(yīng)建立備用金臺賬，詳細記錄備用金的收支情況。2.備用金使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用備用金，不得挪作他用。備用金使用后，應(yīng)及時憑有效票據(jù)報銷沖減備用金。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進行清查盤點，確保備用金賬實相符。如發(fā)現(xiàn)備用金短缺或挪用等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（四）押金及暫付款項管理1.公司因業(yè)務(wù)需要收取的押金，應(yīng)在收取時開具收款收據(jù)，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。押金退還時，應(yīng)收回收款收據(jù)，并進行相應(yīng)的賬務(wù)核銷。2.對于暫付款項，如因業(yè)務(wù)需要預(yù)先支付的款項等，相關(guān)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時進行結(jié)算，并取得合法有效的票據(jù)進行報銷。如因特殊原因無法及時結(jié)算的，應(yīng)向財務(wù)部門說明情況，并按照規(guī)定辦理延期手續(xù)。（五）其他應(yīng)收款的清理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對其他應(yīng)收款進行清理，對超過規(guī)定期限的其他應(yīng)收款，應(yīng)及時通知相關(guān)責(zé)任人進行催收或清理。2.對于確實無法收回的其他應(yīng)收款，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照公司規(guī)定辦理壞賬核銷手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。四、預(yù)付賬款管理（一）預(yù)付賬款的審批1.公司因采購商品、接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)需要支付預(yù)付賬款時，應(yīng)填寫預(yù)付賬款申請表，注明采購項目、供應(yīng)商名稱、預(yù)付金額、預(yù)計到貨日期等信息，并按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。2.審批通過后簽訂合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、付款方式、交貨時間等條款。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同或協(xié)議及審批結(jié)果辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)。（二）預(yù)付賬款的跟蹤與結(jié)算1.采購部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的跟蹤管理，應(yīng)及時掌握供應(yīng)商的供貨進度和質(zhì)量情況，確保供應(yīng)商按照合同或協(xié)議約定履行義務(wù)。2.對于已到貨或已完成勞務(wù)的預(yù)付賬款，采購部門應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，并取得合法有效的發(fā)票。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證進行賬務(wù)處理，沖減預(yù)付賬款。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е聼o法按時交貨或提供勞務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向財務(wù)部門反饋情況。如需要調(diào)整預(yù)付賬款金額或收回預(yù)付賬款的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）預(yù)付賬款的清理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)付賬款進行清理，對超過合同約定交付期限[X]個月仍未結(jié)算的預(yù)付賬款，應(yīng)及時通知采購部門進行清理。2.對于確實無法結(jié)算或收回的預(yù)付賬款，采購部門應(yīng)查明原因，并按照公司規(guī)定辦理壞賬核銷手續(xù)，同時提供相關(guān)證明材料。五、應(yīng)付賬款管理（一）應(yīng)付賬款的確認(rèn)與記錄1.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證后應(yīng)及時送交財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證，對符合入賬條件的應(yīng)付賬款進行確認(rèn)，并進行準(zhǔn)確的賬務(wù)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、發(fā)票號碼、采購金額、采購日期、付款期限等詳細信息。2.對于貨到票未到的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，催促供應(yīng)商盡快開具發(fā)票。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同或協(xié)議及驗收單等暫估入賬，待收到發(fā)票后再進行調(diào)整。（二）應(yīng)付賬款的支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)應(yīng)付賬款的到期日和資金狀況，合理安排資金支付。在支付應(yīng)付賬款前，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。2.審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同或協(xié)議約定，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。3.如因特殊原因需要延期支付應(yīng)付賬款的，財務(wù)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。同時，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理延期付款手續(xù)，并記錄相關(guān)情況。（三）應(yīng)付賬款的清理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)付賬款進行清理，對超過規(guī)定期限未支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)及時通知相關(guān)部門查明原因，并采取措施盡快支付。2.對于確實無法支付的應(yīng)付賬款，如因供應(yīng)商破產(chǎn)、注銷等原因?qū)е碌模嚓P(guān)部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理賬務(wù)核銷手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。六、其他應(yīng)付款管理（一）其他應(yīng)付款的范圍其他應(yīng)付款主要包括應(yīng)付職工薪酬、應(yīng)付水電費、應(yīng)付租金、應(yīng)付利息、應(yīng)付股利、其他暫收款項等。（二）應(yīng)付職工薪酬管理1.人力資源部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司薪酬制度，準(zhǔn)確計算員工工資、獎金、津貼、補貼等薪酬項目，并及時將薪酬核算結(jié)果送交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)人力資源部門提供的薪酬核算結(jié)果，及時進行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄應(yīng)付職工薪酬。在支付職工薪酬時，應(yīng)按照規(guī)定代扣代繳個人所得稅等相關(guān)稅費。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)付職工薪酬進行核對和清理，確保薪酬發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時性。如發(fā)現(xiàn)薪酬計算錯誤或其他問題，應(yīng)及時與人力資源部門溝通解決。（三）其他應(yīng)付費用管理1.對于應(yīng)付水電費、應(yīng)付租金、應(yīng)付利息、應(yīng)付股利等其他應(yīng)付費用，相關(guān)部門應(yīng)按照合同或協(xié)議約定及時計算并通知財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門提供的費用計算結(jié)果，及時進行賬務(wù)處理，并按照規(guī)定的時間和方式支付費用。3.對于其他暫收款項，如客戶存入的保證金、代收代付款項等，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進行核算和管理。在款項結(jié)算或退還時，應(yīng)及時進行賬務(wù)核銷。（四）其他應(yīng)付款的清理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對其他應(yīng)付款進行清理，對超過規(guī)定期限未支付的其他應(yīng)付款，應(yīng)及時通知相關(guān)部門查明原因，并采取措施盡快支付。2.對于確實無法支付的其他應(yīng)付款，如因債權(quán)人原因?qū)е碌?，相關(guān)部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理賬務(wù)核銷手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。七、預(yù)收賬款管理（一）預(yù)收賬款的確認(rèn)與記錄1.銷售部門在收到客戶的預(yù)付款項時，應(yīng)開具收款收據(jù)，并及時將收款情況通知財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)收款收據(jù)及相關(guān)憑證，確認(rèn)預(yù)收賬款，并進行準(zhǔn)確的賬務(wù)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括客戶名稱、合同編號、預(yù)收金額、預(yù)收日期、預(yù)計發(fā)貨日期等詳細信息。2.對于預(yù)收賬款對應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)，銷售部門應(yīng)按照合同或協(xié)議約定及時安排發(fā)貨或提供勞務(wù)，并在業(yè)務(wù)完成后及時結(jié)轉(zhuǎn)收入，沖減預(yù)收賬款。（二）預(yù)收賬款的清理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)收賬款進行清理，對超過合同約定履行期限[X]個月仍未結(jié)轉(zhuǎn)收入的預(yù)收賬款，應(yīng)及時通知銷售部門進行清理。2.銷售部門應(yīng)查明原因，如因客戶原因?qū)е聼o法按時發(fā)貨或提供勞務(wù)的，應(yīng)及時與客戶協(xié)商解決，并向財務(wù)部門反饋情況。如需要調(diào)整預(yù)收賬款金額或退還預(yù)收賬款的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于確實無法結(jié)轉(zhuǎn)收入的預(yù)收賬款，銷售部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理賬務(wù)核銷手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。八、長期掛賬的監(jiān)督與檢查（一）定期清查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司的往來款項進行全面清查，包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、預(yù)收賬款等。清查周期一般為每季度一次，特殊情況可根據(jù)需要增加清查次數(shù)。2.在清查過程中，財務(wù)部門應(yīng)核對往來款項的賬目記錄與實際情況是否相符，檢查往來款項的形成原因、結(jié)算情況、賬齡等信息是否準(zhǔn)確。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄并分析原因。（二）專項檢查1.根據(jù)公司管理需要或業(yè)務(wù)實際情況，可對某些特定往來款項或涉及重大金額的長期掛賬進行專項檢查。專項檢查由財務(wù)部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合進行。2.專項檢查應(yīng)制定詳細的檢查方案，明確檢查范圍、檢查方法、檢查時間等內(nèi)容。檢查過程中應(yīng)深入調(diào)查往來款項的業(yè)務(wù)背景、交易過程、審批手續(xù)等情況，核實長期掛賬的真實性和合理性。3.專項檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（三）內(nèi)部審計監(jiān)督1.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司的長期掛賬管理情況進行審計監(jiān)督，檢查長期掛賬管理制度的執(zhí)行情況、往來款項的核算準(zhǔn)確性、清理情況等。2.審計過程中，內(nèi)部審計部門可通過查閱相關(guān)文件資料、詢問相關(guān)人員、實地走訪等方式獲取審計證據(jù)。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)出具審計報告，提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進行整改。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)人員工作失誤、疏忽大意導(dǎo)致往來款項未能及時結(jié)算或形成長期掛賬的，由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)主要責(zé)任。2.因?qū)徟h(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)、未能有效履行監(jiān)督職責(zé)導(dǎo)致長期掛賬問題發(fā)生的，相關(guān)審批人員和監(jiān)督人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因財務(wù)人員賬務(wù)處理錯誤、未能及時提醒相關(guān)部門清理往來款項等原因?qū)е麻L期掛賬情況的，財務(wù)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對于因長期掛賬給