PAGE活動遵守財務制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織各類活動的財務行為，加強財務管理和監(jiān)督，確保活動經(jīng)費的合理使用，提高資金使用效益，保障活動順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織財務管理制度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織舉辦的各類對內(nèi)、對外活動，包括但不限于會議、培訓、慶典、營銷推廣活動、商務接待活動等。（三）基本原則1.合法性原則：活動財務行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司/組織財務制度，確?；顒雍戏ê弦?guī)進行。2.預算管理原則：活動應編制詳細的預算，嚴格按照預算控制費用支出，確保預算的嚴肅性和有效性。3.收支平衡原則：活動經(jīng)費的籌集和使用應保持平衡，避免出現(xiàn)經(jīng)費短缺或浪費現(xiàn)象。4.公開透明原則：活動財務信息應公開透明，接受內(nèi)部審計和監(jiān)督，確保經(jīng)費使用合理、公正。二、活動預算管理（一）預算編制1.預算編制依據(jù)活動的目標、內(nèi)容、規(guī)模、時間等因素。以往類似活動的費用支出情況。市場行情和物價水平。2.預算編制流程活動主辦部門負責制定活動預算草案，明確各項費用的預算金額和預算依據(jù)。財務部門對預算草案進行審核，提出審核意見，重點審核預算的合理性、準確性和完整性?；顒又鬓k部門根據(jù)財務部門的審核意見對預算草案進行修改完善，報公司/組織領(lǐng)導審批。3.預算內(nèi)容人員費用：包括活動工作人員的薪酬、補貼、獎金等。場地租賃費用：活動場地的租金、場地布置費用等。設備租賃費用：音響設備、燈光設備、投影設備等租賃費用。物料費用：活動所需的宣傳資料、禮品、文具、食品飲料等費用。交通費用：活動工作人員及嘉賓的交通費用，包括車輛租賃、機票、車票等。宣傳推廣費用：活動的廣告投放、媒體合作、線上推廣等費用。其他費用：如活動保險費用、臨時設施搭建費用等。（二）預算執(zhí)行1.預算分解活動主辦部門應將經(jīng)審批的預算分解到各個工作環(huán)節(jié)和責任人，明確各環(huán)節(jié)的費用控制目標和責任。2.費用報銷活動費用報銷應嚴格按照公司/組織財務制度執(zhí)行，報銷憑證必須真實、合法、有效。報銷人應在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，填寫報銷單，注明費用用途、金額、報銷日期等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.預算調(diào)整在活動執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預算，活動主辦部門應提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預算安排。經(jīng)財務部門審核，報公司/組織領(lǐng)導審批后，方可進行預算調(diào)整。（三）預算監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督財務部門定期對活動預算執(zhí)行情況進行檢查和分析，并向公司/組織領(lǐng)導匯報?；顒又鬓k部門應配合財務部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關(guān)資料和信息。2.審計監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門定期對活動財務收支情況進行審計，檢查預算執(zhí)行情況、經(jīng)費使用的合理性和合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。三、活動經(jīng)費管理（一）經(jīng)費來源1.公司/組織撥款：公司/組織根據(jù)活動預算安排，向活動主辦部門撥付活動經(jīng)費。2.贊助收入：活動通過與外部單位合作，獲得的贊助收入。3.其他收入：如活動門票收入、培訓收費等。（二）經(jīng)費使用1.經(jīng)費使用范圍活動經(jīng)費應嚴格按照預算規(guī)定的用途使用，不得擅自擴大開支范圍。具體使用范圍包括但不限于預算中規(guī)定的人員費用、場地租賃費用、設備租賃費用、物料費用、交通費用、宣傳推廣費用等。2.經(jīng)費支付方式對于符合公司/組織財務制度規(guī)定的費用支出，應通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式支付，盡量減少現(xiàn)金支付。支付款項時，應取得對方開具的合法有效的發(fā)票或收據(jù)，并注明款項用途、金額、支付日期等信息。3.經(jīng)費使用審批活動費用報銷應按照公司/組織財務審批流程進行審批，審批人應嚴格審核費用的真實性、合理性和合規(guī)性。對于金額較大的費用支出，應實行集體決策審批制度，確保經(jīng)費使用的公正性和透明度。（三）經(jīng)費核算1.財務核算財務部門應按照國家財務會計準則和公司/組織財務制度，對活動經(jīng)費進行單獨核算，設置專門的會計科目，準確記錄活動經(jīng)費的收支情況。2.財務報表財務部門應定期編制活動經(jīng)費財務報表，向活動主辦部門和公司/組織領(lǐng)導匯報活動經(jīng)費的收支情況、預算執(zhí)行情況等，為決策提供依據(jù)。四、活動物資管理（一）物資采購1.采購計劃活動主辦部門根據(jù)活動預算和實際需求，制定物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.采購流程物資采購應按照公司/組織采購管理制度執(zhí)行，通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇供應商。采購合同應明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保采購物資的質(zhì)量和供應及時性。采購人員應嚴格按照采購合同執(zhí)行采購任務，及時跟蹤物資采購進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。3.物資驗收物資到貨后，活動主辦部門應組織相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗收合格后，填寫驗收單，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商協(xié)商解決。（二）物資保管1.倉庫管理公司/組織應設立專門的物資倉庫，對活動物資進行集中保管。倉庫管理人員應建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，定期盤點庫存物資，確保賬實相符。2.物資保管要求物資應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保物資的質(zhì)量不受影響。對于易損、易腐、易燃、易爆等特殊物資，應按照相關(guān)規(guī)定進行特殊保管。（三）物資領(lǐng)用1.領(lǐng)用流程活動工作人員因工作需要領(lǐng)用物資時，應填寫物資領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)活動主辦部門負責人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.領(lǐng)用登記倉庫管理人員應根據(jù)物資領(lǐng)用申請表，及時辦理物資出庫手續(xù)，并在物資臺賬上記錄領(lǐng)用情況。領(lǐng)用人員應在領(lǐng)用登記表上簽字確認。五、活動財務報銷管理（一）報銷憑證要求1.發(fā)票：報銷必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票應具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章。2.收據(jù)：對于確實無法取得發(fā)票的支出，可使用收據(jù)報銷，但收據(jù)應注明收款單位名稱、收款日期、收款金額、收款事由等信息，并加蓋收款單位財務專用章。3.其他憑證：如車票、機票、住宿發(fā)票、會議通知等，應作為報銷的輔助憑證，與發(fā)票或收據(jù)一起作為報銷依據(jù)。（二）報銷流程1.報銷人填寫報銷單：報銷人應按照公司/組織財務制度規(guī)定的格式填寫報銷單，注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費用用途、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.部門負責人審批：報銷人所在部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，簽署審批意見。3.財務部門審核：財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務部門有權(quán)拒絕報銷。4.公司/組織領(lǐng)導審批：對于金額較大的費用支出，需報公司/組織領(lǐng)導審批。公司/組織領(lǐng)導根據(jù)財務部門的審核意見，簽署審批意見。5.報銷支付：財務部門根據(jù)審批后的報銷單，辦理報銷支付手續(xù)，將報銷款項支付給報銷人。（三）報銷時間限制1.報銷人應在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不予報銷。2.對于跨年度的費用支出，應在次年[X]月[X]日前辦理報銷手續(xù)，逾期不予報銷。六、活動財務審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對活動財務收支情況進行審計，檢查活動預算執(zhí)行情況、經(jīng)費使用的合理性和合規(guī)性、物資管理情況等。2.審計人員應通過查閱憑證、賬目、報表，實地盤點物資，詢問相關(guān)人員等方式進行審計，并出具審計報告。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應提出整改意見，要求活動主辦部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.根據(jù)需要，可以聘請外部審計機構(gòu)對活動財務收支情況進行審計，確保活動財務信息的真實性和合法性。2.外部審計機構(gòu)應按照國家審計準則和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對活動財務進行審計，并出具審計報告。3.公司/組織應積極配合外部審計機構(gòu)的工作，提供相關(guān)資料和信息，確保審計工作順利進行。（三）財務監(jiān)督1.財務部門應加強對活動財務的日常監(jiān)督，定期對活動經(jīng)費的收支情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.活