檔案管理制度上墻一、制度定位與適用范圍1.本制度所稱“檔案”指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、人事、財務、法務、知識產(chǎn)權(quán)、項目、客戶、供應商、行政、黨群、安全、環(huán)保、應急、審計、監(jiān)察等活動中直接形成的、具有保存與查考價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物及其元數(shù)據(jù)。2.本制度適用于公司總部、各事業(yè)部、子公司、分公司、辦事處、項目組、實驗室、倉庫、施工現(xiàn)場、駐外機構(gòu)等全部區(qū)域；適用于董事長至實習生、正式工至外包人員、訪客至駐場第三方等全部角色；適用于紙質(zhì)、電子、聲像、實物、云端、本地、移動介質(zhì)等全部載體。3.檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責、歸口管理、全程控制、方便利用、安全保密”原則，任何部門與個人不得設立“體外檔案”“私人檔案”或“影子檔案”。二、組織與職責1.董事會：審批檔案戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預算、重大銷毀清單、重要檔案出境申請。2.檔案管理委員會（ARC）：由CEO任主任，CFO、CHO、CTO、法務總監(jiān)、審計總監(jiān)、信息安全總監(jiān)、業(yè)務條線VP為委員，每季度召開一次例會，統(tǒng)籌重大政策、爭議裁決、事故問責。3.檔案中心（AC）：公司常設機構(gòu)，編制隸屬總裁辦，負責制度解釋、標準制定、系統(tǒng)運維、培訓考核、監(jiān)督檢查、移交接收、鑒定銷毀、開發(fā)利用、數(shù)字化、災備、保密、統(tǒng)計、外包管理。4.部門檔案員（DA）：各部門、各項目、各區(qū)域設專職或兼職檔案員，任職前須通過AC認證，每年接受再培訓不少于8學時；調(diào)崗、離職須完成交接審計，交接表永久保存。5.信息安全部：負責檔案系統(tǒng)等級保護、加密、脫敏、水印、防勒索、防泄漏、日志審計、權(quán)限清理。6.法務與合規(guī)部：負責檔案的法律效力認定、隱私合規(guī)、跨境傳輸審批、訴訟證據(jù)固定、第三方取證配合。7.財務部：負責會計檔案的立卷、裝訂、索引、庫房、借閱、銷毀，接受財政部與稅務師事務所檢查。8.采購與供應商管理部：將檔案要求寫入采購合同、驗收條款、保密協(xié)議，確保乙方檔案及時移交。9.所有員工：遵循“誰形成、誰負責、誰立卷”原則，在業(yè)務辦結(jié)后5個工作日內(nèi)完成預立卷，10個工作日內(nèi)完成正式移交；對涉密檔案實行“先定密、后形成”。三、文件生命周期控制1.需求階段：業(yè)務需求文檔須同步提交《檔案需求說明書》，明確輸出格式、元數(shù)據(jù)、保管期限、密級、共享范圍。2.起草階段：統(tǒng)一使用公司模板、字體、字號、水印、版本號；任何草稿須保存在受控系統(tǒng)，禁止本地桌面長期留存。3.審核階段：審核人須使用留痕模式，系統(tǒng)保留修改痕跡、批注、會簽記錄；審核完成后由起草人合并版本，生成“清潔稿+痕跡稿”雙版本。4.簽發(fā)階段：簽發(fā)人使用電子簽章或?qū)嶓w印章，系統(tǒng)自動抓取CA證書、時間戳、IP、設備號；簽發(fā)后禁止再次修改，確需更正須走“文件變更單”。5.分發(fā)階段：對外分發(fā)須登記接收單位、接收人、份數(shù)、用途、有效期；涉密文件使用加密PDF或硬件KEY，設置自動銷毀日期。6.使用階段：內(nèi)部借閱實行“線上申請、線下提取、限時歸還、全程監(jiān)控”；外單位借閱須持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證、保密承諾函，經(jīng)AC與法務雙重審批。7.變更階段：變更申請須說明理由、內(nèi)容、影響、版本號；變更審批通過后，原文件加蓋“作廢”章，新版本重新走簽發(fā)流程，舊版本在系統(tǒng)內(nèi)凍結(jié)。8.回收階段：項目結(jié)束、合同終止、員工離職、設備報廢、系統(tǒng)下線時，責任部門須在3日內(nèi)啟動回收，填寫《檔案回收清單》，缺失須書面說明。9.保管階段：紙質(zhì)檔案實行“十防”——防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防污染；電子檔案實行“四備”——本地熱備、異地冷備、云端容災、離線刻錄；每季度進行可讀性校驗、病毒掃描、磁頭清洗。10.鑒定階段：保管期滿前6個月，AC組織鑒定小組，成員包括業(yè)務專家、法務、審計、信息安全、紀檢，采用“直接鑒定法”逐件審查，形成《檔案鑒定意見書》。11.銷毀階段：鑒定為銷毀的檔案，報ARC審批后，在指定銷毀場所集中銷毀；紙質(zhì)使用符合保密局標準的碎漿機，電子使用消磁、粉碎、覆寫三重技術(shù)；銷毀過程全程錄像，錄像保存3年；銷毀后出具《檔案銷毀報告》，由監(jiān)銷人、審批人、操作人三方簽字。12.永久保存階段：對具有歷史價值、法律證據(jù)價值、科研價值、文化價值的檔案，實行永久保存；紙質(zhì)檔案使用無酸紙、純棉線、中性膠裝，電子檔案使用PDF/A-3、TIFF、JPEG2000、XML、METS、PREMIS格式，每5年遷移至新介質(zhì)。四、分類、編號與標識1.分類表：采用“職能-年度-項目-載體”四維分類法，共設置一級類目18個、二級類目156個、三級類目892個、四級類目可動態(tài)擴展。2.編號規(guī)則：全宗號-年度-分類號-項目號-件號-載體代碼-密級代碼-保管期限代碼，共24位，確保全國唯一；系統(tǒng)自動生成二維碼、RFID標簽，支持PDA快速盤點。3.標識規(guī)范：紙質(zhì)檔案在封面、脊背、封口、內(nèi)頁四角加蓋檔號章；電子檔案在文件名、文件屬性、水印、元數(shù)據(jù)四重標注；聲像檔案在片頭、片尾、音頻開頭、結(jié)尾各加10秒檔號語音；實物檔案在隱蔽處激光雕刻二維碼。五、庫房與設備1.紙質(zhì)庫房：分普通區(qū)、保密區(qū)、特藏區(qū)、母片區(qū)、修復區(qū)；普通區(qū)溫度14-24℃±2℃、相對濕度45-60%±5%；保密區(qū)安裝指紋+人臉雙因子門禁、紅外幕簾、震動報警、氣體滅火；特藏區(qū)使用氮氣防火柜、恒溫恒濕精密空調(diào)、HEPA過濾；母片區(qū)使用防磁防爆柜，溫度控制在12℃±1℃。2.電子庫房：分在線區(qū)、近線區(qū)、離線區(qū)；在線區(qū)使用全閃存陣列，RAID6+雙活，IOPS≥20萬；近線區(qū)使用藍光庫，單盤1.5TB，壽命≥100年；離線區(qū)使用LTO9磁帶，容量18TB，加密、壓縮、WORM；所有設備納入ITSM，故障30分鐘內(nèi)響應、2小時內(nèi)到場、4小時內(nèi)恢復。3.災備中心：距主庫房≥200公里，地質(zhì)穩(wěn)定、遠離軍事設施；采用“兩地三中心”架構(gòu)，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；每年至少進行一次真實切換演練，演練報告提交ARC。4.環(huán)境與安全：庫房安裝七氟丙烷滅火系統(tǒng)，噴放時間≤10秒，對紙張無二次傷害；配置柴油發(fā)電機，支持滿負荷運行8小時；設置防水門檻、排水溝、智能水浸傳感器；窗戶貼防紫外膜，照度≤50勒克斯；定期投放環(huán)保型防蟲藥，禁止使用樟腦丸。六、電子檔案管理系統(tǒng)（EAMS）1.功能模塊：捕獲、登記、分類、索引、存儲、保管、借閱、檢索、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、審計、移動審批、OCR、全文檢索、知識圖譜、區(qū)塊鏈固證。2.技術(shù)架構(gòu)：微服務+容器云，支持彈性擴容；數(shù)據(jù)庫采用分布式關(guān)系型+對象存儲，支持百億級文件；搜索引擎使用ElasticSearch，支持毫秒級響應；區(qū)塊鏈使用Fabric聯(lián)盟鏈，關(guān)鍵哈希上鏈，防篡改。3.權(quán)限模型：基于RBAC+ABAC，支持組織、崗位、項目、密級、IP段、時間段、設備指紋、行為基線多維度動態(tài)授權(quán)；默認拒絕一切，按需開放最小權(quán)限；管理員實行“三權(quán)分立”——系統(tǒng)管理、安全管理、審計管理。4.接口規(guī)范：提供RESTful、WebService、Kafka、SFTP四種接口，支持與ERP、PLM、CRM、HR、財務、合同、郵件、即時通訊、掃描儀、高拍儀、無人機、IoT設備無縫對接；接口調(diào)用需OAuth2.0+JWT，日志保留10年。5.移動應用：支持iOS、Android、鴻蒙、小程序四端；具備離線拍攝、自動糾偏、智能裁邊、一鍵歸檔、人臉識別、語音檢索、地理水印、防截屏、防錄屏；移動端數(shù)據(jù)采用AES256加密，沙箱隔離，越獄/root設備禁止登錄。6.數(shù)據(jù)質(zhì)量：實行“100%質(zhì)檢”——系統(tǒng)對上傳文件自動校驗格式、大小、分辨率、病毒、木馬、敏感詞、密級、完整性；質(zhì)檢不通過自動退回并短信提醒；每月發(fā)布《數(shù)據(jù)質(zhì)量通報》，納入部門KPI。七、紙質(zhì)檔案整理與裝訂1.整理原則：遵循“來源原則+事由原則”，保持文件之間有機聯(lián)系，區(qū)分年度、機構(gòu)、問題、期限；批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要文件在前、一般文件在后。2.拆除金屬物：使用不銹鋼起釘器、斜口鉗、無酸紙封套，禁止暴力撕拆；對厚文件使用不銹鋼釘書釘時，需在釘腳貼無酸膠帶。3.修補與托裱：破損文件使用2g/m2日本紙+小麥淀粉漿糊，pH值7-8；撕裂處采用“毛邊搭接”法，寬度≥1.5cm；脆弱文件使用0.05mm聚酯薄膜封裝，邊緣預留3mm焊接邊。4.頁碼編寫：使用2B鉛筆，單面書寫在右下角，雙面書寫在正面右下角、背面左下角；封面、目錄、備考表不編頁號；出現(xiàn)錯編用“×”劃掉，在旁邊重寫，禁止涂改。5.卷內(nèi)目錄：包含序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注七要素；題名不得照抄標題，須揭示內(nèi)容，控制在50字以內(nèi)；日期使用8位數(shù)字，如20240615。6.裝訂方式：永久保存采用“三孔一線”，棉線直徑0.5mm，結(jié)頭在背面；30年以下可使用不銹鋼釘；裝訂后案卷厚度≤2cm，超厚須分冊；裝訂口處墊無酸紙條，防止字跡磨損。7.案卷封面：使用120g無酸牛皮紙，打印檔號、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、責任者；題名采用黑體二號，其余仿宋小三；封面信息須與系統(tǒng)完全一致，誤差率為0。8.脊背標簽：使用3cm寬專用標簽紙，激光打印，信息包含全宗號、目錄號、年度、案卷號，字體黑體10pt；標簽粘貼后刷透明無酸膠，防止翹邊。9.入庫掃描：紙質(zhì)檔案入庫前須逐頁掃描，分辨率≥300dpi，彩色，PDF/A格式；掃描后系統(tǒng)生成SHA256哈希，與紙質(zhì)一并封存；發(fā)現(xiàn)缺頁、重頁、模糊，立即返工。八、聲像與實物檔案1.照片：使用RAW+JPEG雙格式，像素≥2400萬；拍攝前校準時間，寫入GPS；導入后系統(tǒng)讀取EXIF，自動匹配項目、人物、地點；重要照片沖洗8×10英寸銀鹽照片，使用無酸相紙，冷壓覆膜。2.錄音：使用WAV48kHz/24bit，同步生成MD5；訪談類錄音須同步生成字幕，字幕文件SRT格式，錯誤率≤0.5%；涉密錄音使用硬件加密錄音筆，密鑰由AC保管。3.錄像：使用4K/50p，碼流≥100Mbps，MXF封裝；拍攝前錄制10秒彩條+30秒場記板；成片輸出H.264/265雙版本，關(guān)鍵幀間隔≤1秒；母帶使用LTO磁帶備份，工作版使用NAS在線。4.實物：獎牌、證書、產(chǎn)品樣機、印章、服裝、模型等，使用無酸紙盒+PE緩沖袋+硅膠干燥劑；盒外貼RFID，盒內(nèi)置溫濕度記錄儀，每半年導出數(shù)據(jù)；貴重實物投保，保額按評估值110%投保。5.數(shù)字化：實物采用3D掃描+環(huán)拍，精度≤0.1mm，生成STL+OBJ+JPG+MP4四格式；掃描數(shù)據(jù)與檔案系統(tǒng)掛接，支持VR展示；每年對3D數(shù)據(jù)進行可讀性檢測，損壞立即重新掃描。九、借閱與利用1.借閱權(quán)限：公開級員工可借30年以下檔案；秘密級須部門經(jīng)理審批；機密級須分管領(lǐng)導審批；絕密級須CEO與法務總監(jiān)聯(lián)簽；外單位須持單位公函與保密協(xié)議。2.借閱時限：普通檔案15天，到期可續(xù)借1次；項目檔案隨項目周期；涉密檔案一般當天歸還，確需過夜須經(jīng)AC主任批準，并存放保密柜。3.借閱方式：系統(tǒng)申請→部門檔案員初審→AC復審→庫房出庫→人臉識別領(lǐng)取→全程錄像；歸還時反向流程，并現(xiàn)場清點頁數(shù)、檢查污損。4.利用統(tǒng)計：系統(tǒng)自動生成利用排行榜、高頻關(guān)鍵詞、下載熱圖；每季度發(fā)布《檔案利用分析報告》，為業(yè)務決策提供數(shù)據(jù)支持；對利用率連續(xù)2年為0的檔案，啟動鑒定程序。5.開放與公布：非涉密檔案滿30年可向社會開放；開放目錄在官網(wǎng)公示，接受預約查閱；公布前須進行隱私脫敏、版權(quán)審查、民族宗教政策審查；任何個人或媒體轉(zhuǎn)載須注明“來源于××公司檔案館”。十、保密與權(quán)限1.密級劃分：國家秘密分絕密、機密、秘密；公司秘密分核心商密、普通商密；密級由業(yè)務主責人初定，法務與保密辦復核，CEO簽發(fā)；密級變更須走“降密或解密審批單”。2.標識與存儲：涉密電子檔案使用國密SM4加密，密鑰托管在硬件加密機；紙質(zhì)涉密檔案使用紅色“★”標識，封套使用一次性防拆標簽；絕密級實行“雙人雙鎖”，鑰匙分人保管。3.傳輸與交換：涉密檔案禁止通過互聯(lián)網(wǎng)、社交軟件、個人郵箱、網(wǎng)盤、FTP傳輸；使用公司加密VPN或黨政內(nèi)網(wǎng)；對外交換使用一次性光盤，光盤表面標注密級、編號、期限，使用后粉碎。4.審計與問責：系統(tǒng)記錄所有操作日志，保存20年；出現(xiàn)失泄密事件，啟動“30分鐘快報、2小時初查、24小時詳查、7小時問責”機制；對責任人視情節(jié)給予警告、降薪、解除勞動合同、移送司法機關(guān)。十一、鑒定與銷毀1.鑒定組織：ARC牽頭成立7人鑒定小組，含業(yè)務、檔案、法務、審計、紀檢、信息安全、保密辦；鑒定采用“個人初審-交叉復審-會議終審”三輪機制，三分之二以上同意方可通過。2.鑒定標準：依據(jù)國家檔案局8號令、10號令、公司《保管期限表》，結(jié)合法律追溯期、訴訟周期、產(chǎn)品生命周期、知識更新速度；對涉及產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、土地、環(huán)保、安全、質(zhì)量的檔案一律永久保存。3.銷毀方式：紙質(zhì)使用高保密等級碎漿機，碎屑面積≤5mm2，并混合生活垃圾；光盤使用粉碎刀輪，顆粒度≤2mm；硬盤使用消磁+鉆孔+粉碎三重；銷毀過程錄像、稱重、簽字，錄像保存3年。4.銷毀監(jiān)督：邀請紀檢、審計、工會、員工代表現(xiàn)場監(jiān)督；銷毀后出具報告，報ARC、董事會備案；任何個人不得私自銷毀、出售、丟棄檔案，違者按“盜竊公司財產(chǎn)”處理。十二、統(tǒng)計與考核1.統(tǒng)計指標：歸檔率、完整率、準確率、及時率、數(shù)字化率、利用率、開放率、銷毀率、差錯率、安全事故數(shù)共10項；系統(tǒng)自動生成日報、月報、季報、年報。2.考核權(quán)重：檔案工作納入部門績效考核，權(quán)重不低于5%；出現(xiàn)失泄密、重大缺失、逾期移交，實行“一票否決”，取消年度評優(yōu)。3.獎懲標準：對檔案工作成績突出的團隊，授予“檔案卓越獎”，獎金3-10萬元；對先進個人授予“檔案之星”，頒發(fā)證書、獎杯、培訓基金；對違規(guī)個人，按《員工手冊》給予處分，并通報全公司。十三、培訓與宣傳1.入職培訓：新員工必修《檔案管理基礎(chǔ)》2學時，考試90分合格；未通過不得轉(zhuǎn)正。2.專項培訓：每年組織“檔案宣傳周”，開展展覽、講座、知識競賽、VR體驗、檔案修復演示；邀請國家檔案局專家授課。3.外部交流：選派骨干參加國際檔案大會、ISOTC46年會、中國檔案學會年會；每年發(fā)表專業(yè)論文不少于2篇，提升公司行業(yè)影響力。4.內(nèi)部講師：建立“檔案內(nèi)訓師”隊伍，頒發(fā)講師聘書，課酬200元/學時；開發(fā)微課、短視頻、漫畫、游戲化測試，提高學習興趣。十四、外包與第三方服務1.準入評估：外包商須具備《國家秘密載體印制甲級資質(zhì)》《ISO9001、ISO27001、ISO27701認證》《檔案數(shù)字化加工服務許可證》；進行背景調(diào)查、現(xiàn)場考察、技術(shù)測試、法律審查。2.合同要求：明確范圍、質(zhì)量、價格、期限、保密、違約責任；設置10%質(zhì)量保證金，質(zhì)保期2年；涉密項目須單獨簽訂《保密協(xié)議》，繳納保密保證金。3.過程監(jiān)管：外包人員進場前進行政審、保密教育、技能考試；工作區(qū)域安裝全景攝像、門禁、安檢門；禁止使用私人存儲設備；每日離場接受USB端口檢查。4.成果驗收：采用“100%質(zhì)檢+20%抽檢”雙機制；錯誤率超過0.3%全部返