日常工作聯(lián)絡制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》等國家法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)管理規(guī)范及集團母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)控體系建設的指導意見，同時為有效防控日常運營中的專項風險、規(guī)范業(yè)務流程、提升管理效能，經(jīng)公司研究決定制定。制度旨在明確日常工作聯(lián)絡中的合規(guī)要求、組織職責及運行機制，確保信息傳遞準確高效、責任落實清晰到位，防范因溝通不暢或操作失誤引發(fā)的管理風險及法律風險。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在日常工作中涉及的信息傳遞、業(yè)務協(xié)作、問題處置等聯(lián)絡活動，具體覆蓋以下場景：1.采購、銷售、生產(chǎn)等核心業(yè)務流程中的跨部門協(xié)調(diào)；2.緊急事件（如安全事故、輿情危機）的快速響應與通報；3.合同簽訂、資質(zhì)審核等關(guān)鍵節(jié)點的溝通確認；4.政策傳達、制度宣貫等內(nèi)部管理指令的下達與反饋；5.對外合作（如供應商管理、客戶服務）中的聯(lián)絡規(guī)范。第三條本制度核心術(shù)語定義如下：1.XX專項管理：指公司為防范特定領(lǐng)域風險而建立的全流程管控體系，包括風險識別、措施制定、執(zhí)行監(jiān)督及持續(xù)優(yōu)化，覆蓋業(yè)務、財務、數(shù)據(jù)、安全等專項領(lǐng)域。其外延包含但不限于供應商盡職調(diào)查、資金審批權(quán)限控制、客戶信息保護、生產(chǎn)設備安全檢查等具體管理事項。2.XX風險：指在日常聯(lián)絡與管理活動中可能引發(fā)損失或影響合規(guī)性的潛在因素，分為一般風險（如流程遺漏）與重大風險（如數(shù)據(jù)泄露、重大延誤）。風險需基于概率與影響進行分級評估，并采取差異化管控策略。3.XX合規(guī)：指所有業(yè)務活動及人員行為符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部管理制度要求，強調(diào)“事前預防、事中控制、事后追溯”的合規(guī)理念，確保管理行為在法律框架內(nèi)運行。第四條專項管理的核心原則包括：1.全面覆蓋：所有工作聯(lián)絡活動均納入制度規(guī)范，確保無死角、無盲區(qū)；2.責任到人：明確各層級、各部門的聯(lián)絡職責，避免職責交叉或空白；3.風險導向：優(yōu)先管控高風險聯(lián)絡場景，實施差異化管控措施；4.持續(xù)改進：定期復盤聯(lián)絡流程中的問題，通過優(yōu)化提升管理效能；5.閉環(huán)管理：所有聯(lián)絡事項需記錄可查、結(jié)果可核、問題可溯。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對專項管理負總責，承擔制度建設的決策審批與資源保障責任；分管領(lǐng)導作為直接責任人，負責專項管理的日常監(jiān)督、風險處置及跨部門協(xié)調(diào)。第六條設立XX專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，成員包括各相關(guān)部門負責人及專責人員。領(lǐng)導小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：解決專項管理中的重大分歧，協(xié)調(diào)跨部門資源；2.決策審批：對重大風險事件、制度修訂等事項進行最終裁決；3.監(jiān)督評價：每季度聽取專項管理進展匯報，評估制度有效性。第七條明確三類主體的職責分工：1.牽頭部門（如綜合管理部）：統(tǒng)籌專項管理制度建設，牽頭開展風險識別，監(jiān)督考核執(zhí)行情況，組織全員培訓及合規(guī)宣貫；2.專責部門（如風控合規(guī)部）：負責專項領(lǐng)域的業(yè)務合規(guī)審核，推動流程優(yōu)化，制定風險處置預案，定期輸出風險分析報告；3.業(yè)務部門/下屬單位：落實本領(lǐng)域?qū)ｍ椆芾硪?，開展日常風險自查，配合專責部門處置異常事件，確保員工按規(guī)范操作。第八條基層執(zhí)行崗需履行以下合規(guī)責任：1.崗位合規(guī)承諾：簽署《XX專項管理承諾書》，明確個人在職責范圍內(nèi)的合規(guī)義務；2.風險主動上報：發(fā)現(xiàn)制度漏洞、操作風險或違規(guī)行為時，須立即向直接上級及專責部門報告；3.規(guī)范操作執(zhí)行：嚴格按照制度要求傳遞信息、執(zhí)行流程，拒絕執(zhí)行違規(guī)指令。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條業(yè)務操作合規(guī)標準要求各部門在跨部門協(xié)作中明確聯(lián)絡內(nèi)容、時限及責任人，通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)流程電子化留痕。例如，采購部門在供應商篩選時需完成背景調(diào)查、資質(zhì)核實，并留存書面記錄。第十條禁止性行為嚴禁通過非正規(guī)渠道傳遞涉密信息，禁止因個人關(guān)系影響采購、招標決策，禁止未經(jīng)授權(quán)對外承諾公司資源。第十一條專項風險防控采購領(lǐng)域需重點關(guān)注供應商信用風險（如欺詐、破產(chǎn)）、招標風險（如圍標串標）；財務領(lǐng)域需防范資金挪用風險（如審批鏈斷裂）、稅務違規(guī)風險（如發(fā)票虛開）。第十二條緊急事件響應安全、輿情等緊急事件須遵循“一級響應、逐級上報”原則，事發(fā)后X小時內(nèi)完成初步處置，并提交書面報告。第十三條信息傳遞保密要求涉密信息傳遞需通過加密渠道，接收方須確認身份后方可披露，全程記錄傳輸節(jié)點。第十四條合同簽訂規(guī)范關(guān)鍵條款（如價格、違約責任）須由法務部門審核，簽訂后及時歸檔，變更需三方確認。第十五條客戶服務聯(lián)絡要求對客戶投訴須建立“首問負責制”，X日內(nèi)給出初步解決方案，重要投訴需升級至主管層級跟進。第十六條數(shù)據(jù)聯(lián)絡管控數(shù)據(jù)導出、共享需經(jīng)審批，傳輸過程使用加密工具，對接外部機構(gòu)時簽訂保密協(xié)議。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制每年X月組織制度復盤，根據(jù)法規(guī)變化（如數(shù)據(jù)安全法修訂）、業(yè)務調(diào)整（如新業(yè)務線開通）及時修訂，修訂后發(fā)布全公司通報。第十八條風險識別預警機制每季度由專責部門牽頭開展專項風險排查，采用“風險矩陣法”分級（紅、橙、黃、藍），重大風險需在X日內(nèi)發(fā)布預警通知。第十九條合規(guī)審查機制將專項審查嵌入以下節(jié)點：1.招標文件評審前；2.資金審批超過X萬元時；3.長期合同簽訂前；4.緊急事件處置方案確認前。原則為“未經(jīng)合規(guī)審查，業(yè)務不得實施”。第二十條風險應對機制一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險啟動跨部門應急小組，明確牽頭部門、處置時限及上報路徑。例如，數(shù)據(jù)泄露事件需在X小時內(nèi)凍結(jié)源頭并通報領(lǐng)導小組。第二十一條責任追究機制違規(guī)情形按《員工手冊》處理：1.一般違規(guī)：書面警告；2.重大違規(guī)（如泄露商業(yè)秘密）：降級或解除勞動合同；3.涉嫌違法的移交司法機關(guān)。第二十二條評估改進機制每年X月組織第三方機構(gòu)開展專項管理有效性評估，輸出改進建議，納入次年考核指標。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障各層級領(lǐng)導需在月度會議上匯報專項管理進展，未達標者需提交整改方案。第二十四條考核激勵機制專項合規(guī)得分占年度績效X%，優(yōu)秀案例納入評優(yōu)范圍，違規(guī)行為實行“一票否決”。第二十五條培訓宣傳機制管理層：每半年開展合規(guī)履職培訓；一線員工：每月進行操作規(guī)范考核。通過內(nèi)刊、OA公告等形式發(fā)布合規(guī)案例。第二十六條信息化支撐開發(fā)XX專項管理平臺，實現(xiàn)以下功能：1.聯(lián)絡事項電子簽批；2.風險實時監(jiān)控；3.歷史記錄檢索。第二十七條文化建設發(fā)布《XX專項管理行為準則》，員工入職時簽署承諾書，設立合規(guī)舉報熱線，對舉報查實者給予獎勵。第二十八條報告制度風險事件須在X小時內(nèi)上報至專責部門，年度管理情況需在次年X月提交領(lǐng)導小組，報告內(nèi)容包括：1.風險事件統(tǒng)計；2.資源投入情況；3.制