PAGE簽單發(fā)貨與財務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司簽單發(fā)貨流程及財務(wù)相關(guān)操作，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及簽單發(fā)貨及相關(guān)財務(wù)活動的所有部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運營活動合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：簽單發(fā)貨信息及財務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如實反映業(yè)務(wù)實際情況。及時性原則：各項簽單發(fā)貨及財務(wù)操作應(yīng)及時進(jìn)行，避免延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)展和財務(wù)核算。完整性原則：涵蓋簽單發(fā)貨及財務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)，確保制度的全面性和有效性。二、簽單發(fā)貨流程1.訂單接收與審核銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，對訂單內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等。對訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)客戶資質(zhì)及信用狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與客戶溝通核實，必要時暫停訂單處理并向上級匯報。2.合同簽訂根據(jù)審核通過的訂單，銷售部門與客戶簽訂正式合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、價格、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。合同簽訂前，需提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。法務(wù)部門審查通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。3.發(fā)貨準(zhǔn)備銷售部門將已簽訂的合同副本提交至生產(chǎn)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，作為發(fā)貨依據(jù)。生產(chǎn)部門根據(jù)合同要求安排生產(chǎn)計劃，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)完成。同時，對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗檢測，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)。倉庫管理部門根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨計劃，做好貨物的備貨、包裝等準(zhǔn)備工作。確保貨物包裝完好，標(biāo)識清晰，數(shù)量準(zhǔn)確。4.發(fā)貨通知與執(zhí)行生產(chǎn)完成并檢驗合格后，倉庫管理部門向銷售部門發(fā)出發(fā)貨通知。銷售部門確認(rèn)發(fā)貨信息后，通知物流部門安排發(fā)貨。物流部門根據(jù)發(fā)貨通知，選擇合適的運輸方式，安排車輛或物流渠道進(jìn)行貨物運輸。在發(fā)貨過程中，確保貨物安全運輸，及時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，并將運輸信息反饋給銷售部門和客戶。發(fā)貨時，倉庫管理部門應(yīng)填寫發(fā)貨清單，詳細(xì)記錄發(fā)貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、收貨地址等信息。發(fā)貨清單一式多份，分別留存?zhèn)}庫、銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。三、財務(wù)制度1.財務(wù)核算原則公司采用權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行財務(wù)核算，以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為依據(jù)，記錄和反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。遵循會計準(zhǔn)則和財務(wù)制度，確保財務(wù)報表真實、準(zhǔn)確、完整。財務(wù)報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，定期編制并報送公司管理層及相關(guān)部門。2.收入確認(rèn)銷售商品收入在同時滿足下列條件時予以確認(rèn)：公司已將商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；公司既沒有保留通常與所有權(quán)相聯(lián)系的繼續(xù)管理權(quán)，也沒有對已售出的商品實施有效控制；收入的金額能夠可靠地計量；相關(guān)的經(jīng)濟利益很可能流入公司；相關(guān)的已發(fā)生或?qū)l(fā)生的成本能夠可靠地計量。提供勞務(wù)收入根據(jù)完工進(jìn)度確認(rèn)收入，完工進(jìn)度按照已完工作的測量、已經(jīng)提供的勞務(wù)占應(yīng)提供勞務(wù)總量的比例、已經(jīng)發(fā)生的成本占估計總成本的比例等方法確定。3.應(yīng)收賬款管理銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，定期與客戶核對賬目，及時了解客戶付款情況。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)制定催收計劃，采取有效措施進(jìn)行催收。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款進(jìn)行核算和監(jiān)控，定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，向銷售部門反饋應(yīng)收賬款風(fēng)險情況。對于賬齡較長、風(fēng)險較大的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時與銷售部門溝通，共同采取措施降低風(fēng)險。建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度，根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡、客戶信用狀況等因素，合理估計壞賬損失，計提壞賬準(zhǔn)備。壞賬準(zhǔn)備的計提方法和比例一經(jīng)確定，不得隨意變更。4.成本核算生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品成本的核算，按照產(chǎn)品品種或批次歸集生產(chǎn)過程中發(fā)生的各項成本費用，包括直接材料、直接人工、制造費用等。成本核算應(yīng)遵循成本核算原則，準(zhǔn)確計算產(chǎn)品成本。對于共同成本和間接成本，應(yīng)按照合理的分配方法進(jìn)行分?jǐn)?，確保成本核算的準(zhǔn)確性。財務(wù)部門定期對成本核算結(jié)果進(jìn)行審核，檢查成本核算方法的合理性和成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與生產(chǎn)部門溝通調(diào)整。5.費用報銷公司制定費用報銷制度，明確各項費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)、審批流程和報銷期限。員工應(yīng)按照制度規(guī)定填寫費用報銷單，附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。費用報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回。審核通過的費用報銷單，按照公司授權(quán)審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。四、簽單發(fā)貨與財務(wù)的銜接1.信息傳遞銷售部門在簽單發(fā)貨過程中，應(yīng)及時將訂單信息、合同信息、發(fā)貨信息等傳遞給財務(wù)部門。傳遞方式可采用紙質(zhì)文件、電子文檔等形式，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時性。財務(wù)部門收到相關(guān)信息后，應(yīng)及時進(jìn)行登記和處理，將發(fā)貨信息與財務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.款項收付財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式，及時跟蹤客戶款項收付情況。對于已發(fā)貨的訂單，按照合同規(guī)定的收款時間和金額，向客戶開具發(fā)票，并進(jìn)行收款確認(rèn)。收到客戶款項后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，登記銀行存款或應(yīng)收賬款的減少。同時，核對收款信息與發(fā)貨信息、合同信息是否一致，確保款項收付的準(zhǔn)確性。對于需要支付的款項，如采購原材料、支付運費等，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況，及時安排付款。付款前，需審核付款申請單及相關(guān)憑證，確保付款的合理性和合法性。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司設(shè)立內(nèi)部審計部門，定期對簽單發(fā)貨流程及財務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查。審計內(nèi)容包括訂單審核、合同簽訂、發(fā)貨操作、財務(wù)核算、款項收付等環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計部門通過查閱文件資料、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等方式，對業(yè)務(wù)流程和財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查財務(wù)部門定期對簽單發(fā)貨及財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和檢查，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實際情況相符。檢查內(nèi)容包括發(fā)貨清單與銷售記錄的一致性、應(yīng)收賬款賬齡分析的準(zhǔn)確性、成本核算的合理性等。銷售部門和倉庫管理部門定期對發(fā)貨情況進(jìn)行盤點和核對，確保貨物實際發(fā)出數(shù)量與發(fā)貨清單一致，庫存賬實相符。3.違規(guī)處理對于違反簽單發(fā)貨流程及財務(wù)制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、附則1.制度解