PAGE采購(gòu)部財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)采購(gòu)部財(cái)務(wù)管理，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司資金安全，提高采購(gòu)資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部所有采購(gòu)活動(dòng)涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的采購(gòu)流程和財(cái)務(wù)審批程序進(jìn)行操作，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)有序開(kāi)展。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益。4.透明性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門(mén)檢查。二、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，會(huì)同相關(guān)部門(mén)編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額、時(shí)間等內(nèi)容，并細(xì)化到具體的采購(gòu)明細(xì)。2.采購(gòu)預(yù)算編制要充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商情況等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，要與公司財(cái)務(wù)預(yù)算相銜接，避免出現(xiàn)預(yù)算沖突。3.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員要密切關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)掌握采購(gòu)進(jìn)度和資金使用情況，確保采購(gòu)活動(dòng)按預(yù)算有序推進(jìn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促采購(gòu)部整改。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，可申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整：市場(chǎng)價(jià)格發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原預(yù)算采購(gòu)金額與實(shí)際采購(gòu)金額相差較大。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整，原采購(gòu)項(xiàng)目取消或增加新的采購(gòu)項(xiàng)目。其他不可預(yù)見(jiàn)的因素影響采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)由采購(gòu)部提出，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。三、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)提交給采購(gòu)部，采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行全面評(píng)估和記錄。2.采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.采購(gòu)部應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)交財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。（四）驗(yàn)收與付款1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等是否符合采購(gòu)合同要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格后付款等。在付款前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于不符合采購(gòu)合同要求的物資，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨、索賠等。四、采購(gòu)成本控制（一）價(jià)格控制1.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。在詢(xún)價(jià)過(guò)程中，應(yīng)廣泛收集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解不同供應(yīng)商的價(jià)格水平，為采購(gòu)決策提供參考。2.采購(gòu)部應(yīng)建立價(jià)格分析機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析和比較。通過(guò)與歷史價(jià)格、市場(chǎng)平均價(jià)格等進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估采購(gòu)價(jià)格的合理性，發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常波動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.在采購(gòu)談判中，采購(gòu)人員應(yīng)充分發(fā)揮談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條款，如價(jià)格折扣、付款方式優(yōu)惠、交貨期縮短等，以降低采購(gòu)成本。（二）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)成本核算體系，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的成本進(jìn)行詳細(xì)核算。采購(gòu)成本包括物資采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用、檢驗(yàn)費(fèi)用等。2.定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題。通過(guò)成本分析，提出改進(jìn)措施和建議，為采購(gòu)決策提供依據(jù)，不斷優(yōu)化采購(gòu)成本結(jié)構(gòu)。3.采購(gòu)部應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)密切配合，共同做好采購(gòu)成本控制工作。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中要關(guān)注成本因素，積極采取措施降低采購(gòu)成本；財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)成本的核算和監(jiān)督，確保采購(gòu)成本控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。五、財(cái)務(wù)審批與報(bào)銷(xiāo)（一）財(cái)務(wù)審批1.采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)審批程序進(jìn)行審批。采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等文件需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司管理層按權(quán)限審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)文件的內(nèi)容，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)合法合規(guī)、真實(shí)有效。對(duì)于不符合規(guī)定的采購(gòu)業(yè)務(wù)，審批人員應(yīng)拒絕審批，并提出整改意見(jiàn)。3.建立財(cái)務(wù)審批跟蹤機(jī)制，對(duì)已審批的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查，確保審批意見(jiàn)得到有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)審批后出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究相關(guān)審批人員的責(zé)任。（二）報(bào)銷(xiāo)管理1.采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)訂單等相關(guān)憑證，并填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。2.報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)按規(guī)定的格式填寫(xiě)，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。報(bào)銷(xiāo)金額應(yīng)與采購(gòu)合同約定的金額一致，如有差異，應(yīng)說(shuō)明原因并提供相關(guān)證明材料。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、關(guān)聯(lián)性等。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定辦理報(bào)銷(xiāo)付款手續(xù)。六、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）信用風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用評(píng)估體系。定期對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整合作策略。2.對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎與其合作，采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例、縮短付款期限等。3.在采購(gòu)合同中應(yīng)明確約定供應(yīng)商的違約責(zé)任，如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，避免因價(jià)格上漲導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。2.通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作合同、套期保值等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)成本的監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常變動(dòng)情況，采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同簽訂前經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的法律審查和財(cái)務(wù)審核。合同簽訂后應(yīng)妥善保管，建立合同檔案管理制度。3.定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。七、財(cái)務(wù)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)部財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)流程合規(guī)性、采購(gòu)成本控制情況、財(cái)務(wù)審批與報(bào)銷(xiāo)情況等。2.采購(gòu)部應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。3.建立采購(gòu)部?jī)?nèi)部監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)人員之間應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)按照法律法規(guī)要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)在審計(jì)過(guò)程中，會(huì)對(duì)采購(gòu)部相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審查。