PAGE宣傳品財(cái)務(wù)制度總則制定目的本制度旨在規(guī)范公司宣傳品財(cái)務(wù)管理，確保宣傳品采購(gòu)、制作、發(fā)放及使用過(guò)程中的財(cái)務(wù)活動(dòng)合法、合規(guī)、透明，提高資金使用效益，保障公司宣傳工作的順利開(kāi)展。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及宣傳品的所有財(cái)務(wù)事項(xiàng)，包括但不限于宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、禮品、促銷道具等各類宣傳品的相關(guān)費(fèi)用支出。基本原則1.合法性原則：宣傳品財(cái)務(wù)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)經(jīng)制度。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行宣傳品預(yù)算管理制度，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。3.效益原則：追求宣傳品投入產(chǎn)出的最大化，提高宣傳效果和資金使用效益。4.規(guī)范操作原則：財(cái)務(wù)處理流程規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。宣傳品預(yù)算管理預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度宣傳計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度宣傳品預(yù)算草案，詳細(xì)列出各類宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)及費(fèi)用總額等。2.預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)匯總。市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和市場(chǎng)推廣計(jì)劃，對(duì)各部門(mén)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，形成公司年度宣傳品預(yù)算方案。3.年度宣傳品預(yù)算方案應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性以及與公司財(cái)務(wù)狀況的匹配性。審核通過(guò)后，提交公司管理層審批。預(yù)算執(zhí)行1.經(jīng)批準(zhǔn)的宣傳品預(yù)算是控制宣傳品費(fèi)用支出的依據(jù)，各部門(mén)必須嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前填寫(xiě)《宣傳品預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對(duì)整體預(yù)算的影響，并按照以下流程進(jìn)行審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)審核意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核。公司管理層審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立宣傳品預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)環(huán)境變化、公司戰(zhàn)略調(diào)整或其他不可抗力因素導(dǎo)致原預(yù)算無(wú)法滿足宣傳需求時(shí)，可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性和謹(jǐn)慎性原則，確保調(diào)整后的預(yù)算既能滿足業(yè)務(wù)需要，又能控制成本。3.預(yù)算調(diào)整程序與預(yù)算編制程序相同，需經(jīng)部門(mén)申請(qǐng)、審核、審批等環(huán)節(jié)。宣傳品采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.根據(jù)宣傳品預(yù)算和實(shí)際需求，各部門(mén)應(yīng)提前制定宣傳品采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定公司整體宣傳品采購(gòu)計(jì)劃。供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立宣傳品供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，從眾多供應(yīng)商中選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.對(duì)新供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等，并收集相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)等，建立供應(yīng)商檔案。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系，淘汰不合格供應(yīng)商。采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)備案。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，做好資金安排和支付管理。采購(gòu)付款1.宣傳品采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門(mén)在審核付款申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性和一致性。2.對(duì)于貨到付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在收到貨物并驗(yàn)收合格后，及時(shí)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上驗(yàn)收單和發(fā)票，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例填寫(xiě)預(yù)付款申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核和公司管理層審批后，辦理預(yù)付款支付手續(xù)。在收到貨物并驗(yàn)收合格后，再按照上述貨到付款流程辦理剩余款項(xiàng)支付。宣傳品制作管理制作流程1.各部門(mén)如需自行制作宣傳品，應(yīng)填寫(xiě)《宣傳品制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明制作原因、制作內(nèi)容、規(guī)格要求、數(shù)量、預(yù)計(jì)制作費(fèi)用等，并附上設(shè)計(jì)稿或樣稿。2.《宣傳品制作申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)審核。市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)重點(diǎn)審核宣傳品制作內(nèi)容是否符合公司宣傳策略和品牌形象要求。3.審核通過(guò)后，《宣傳品制作申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)預(yù)算情況對(duì)制作費(fèi)用進(jìn)行審核，并與申請(qǐng)部門(mén)溝通確定最終制作費(fèi)用。4.申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，選擇合適的制作單位進(jìn)行宣傳品制作。制作過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)制作質(zhì)量和進(jìn)度的監(jiān)督和管理，確保按時(shí)、按質(zhì)完成制作任務(wù)。制作費(fèi)用結(jié)算1.宣傳品制作完成后，制作單位應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)部門(mén)提交制作費(fèi)用結(jié)算清單，并開(kāi)具發(fā)票。申請(qǐng)部門(mén)對(duì)制作費(fèi)用進(jìn)行審核確認(rèn)后，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上制作費(fèi)用結(jié)算清單和發(fā)票，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在審核制作費(fèi)用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。宣傳品發(fā)放管理發(fā)放流程1.宣傳品制作完成或采購(gòu)入庫(kù)后，由市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)根據(jù)宣傳計(jì)劃和實(shí)際需求，制定宣傳品發(fā)放計(jì)劃，明確發(fā)放對(duì)象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等。2.宣傳品發(fā)放計(jì)劃應(yīng)經(jīng)市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，下達(dá)至各相關(guān)部門(mén)執(zhí)行。各部門(mén)按照發(fā)放計(jì)劃組織宣傳品發(fā)放工作，并做好發(fā)放記錄。3.宣傳品發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)取人簽字等信息，確保發(fā)放過(guò)程可追溯。庫(kù)存管理1.設(shè)立宣傳品倉(cāng)庫(kù)，指定專人負(fù)責(zé)宣傳品的收發(fā)、保管和盤(pán)點(diǎn)工作。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立宣傳品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳品的出入庫(kù)情況，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)等。2.定期對(duì)宣傳品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對(duì)宣傳品倉(cāng)庫(kù)的安全管理，確保宣傳品存放安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。宣傳品使用效果評(píng)估與財(cái)務(wù)分析使用效果評(píng)估1.市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)應(yīng)定期對(duì)宣傳品的使用效果進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)收集市場(chǎng)反饋、銷售數(shù)據(jù)、客戶滿意度等信息，分析宣傳品對(duì)公司品牌推廣、產(chǎn)品銷售等方面的影響。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)宣傳品使用過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)宣傳品的策劃、制作和發(fā)放提供參考依據(jù)，不斷提高宣傳品的使用效果。財(cái)務(wù)分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)宣傳品財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行分析，包括預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用構(gòu)成分析、成本效益分析等。通過(guò)財(cái)務(wù)分析，揭示宣傳品財(cái)務(wù)活動(dòng)中存在的問(wèn)題，為公司管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)財(cái)務(wù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，優(yōu)化宣傳品財(cái)務(wù)管理流程，降低宣傳成本，提高資金使用效益。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)宣傳品財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查宣傳品采購(gòu)、制作、發(fā)放等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)處理是否合規(guī)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得拒絕、隱匿或謊報(bào)。財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)宣傳品財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行