PAGE胖東來采購部財務(wù)制度一、總則（一）目的本財務(wù)制度旨在規(guī)范胖東來采購部的財務(wù)行為，加強采購業(yè)務(wù)的財務(wù)管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，促進(jìn)公司整體運營目標(biāo)的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于胖東來采購部所有采購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于商品采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.真實性原則：財務(wù)核算應(yīng)當(dāng)以實際發(fā)生的采購業(yè)務(wù)為依據(jù)，如實反映采購活動的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.準(zhǔn)確性原則：財務(wù)數(shù)據(jù)的記錄、計算和報告應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，保證財務(wù)信息的質(zhì)量。4.完整性原則：涵蓋采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，確保財務(wù)制度全面、系統(tǒng)地規(guī)范采購活動。5.及時性原則：及時記錄采購業(yè)務(wù)，按時進(jìn)行財務(wù)核算和報告，以便為公司決策提供及時有效的財務(wù)信息。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和市場需求預(yù)測，編制采購預(yù)算草案。預(yù)算內(nèi)容包括采購項目、數(shù)量、金額、采購時間等詳細(xì)信息。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司整體預(yù)算相銜接，確保采購資金的合理安排。同時，要充分考慮市場價格波動、供應(yīng)商信用等因素，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。（二）預(yù)算審批1.采購預(yù)算草案編制完成后，提交公司財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)從資金平衡、成本效益等方面對預(yù)算進(jìn)行評估，提出審核意見。2.經(jīng)財務(wù)部門審核后的采購預(yù)算草案，報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和實際情況，對預(yù)算進(jìn)行最終審定，并下達(dá)執(zhí)行。（三）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動。在采購過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。定期對比實際采購支出與預(yù)算指標(biāo)，及時發(fā)現(xiàn)偏差并分析原因，采取有效措施進(jìn)行控制。對于超預(yù)算采購項目，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序方可實施。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購業(yè)務(wù)應(yīng)簽訂書面合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草案提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險防范條款，提出法律意見。經(jīng)法務(wù)部門審核通過后的合同，方可正式簽訂。（二）合同執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。及時跟蹤合同履行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付貨物或提供服務(wù)。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更、解除等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。同時，將相關(guān)情況通知公司財務(wù)部門，以便財務(wù)部門調(diào)整賬務(wù)處理。（三）合同付款1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式執(zhí)行。財務(wù)部門在審核付款申請時，應(yīng)核對合同條款、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于預(yù)付款項，采購部應(yīng)提供有效的預(yù)付款審批文件，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。在供應(yīng)商交貨后，及時沖減預(yù)付款項。對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的合格發(fā)票和驗收報告后，按照規(guī)定的審批程序辦理付款手續(xù)。四、采購成本核算（一）成本核算原則1.采購成本應(yīng)按照實際發(fā)生額進(jìn)行核算。包括采購商品或服務(wù)的價款、運輸費、裝卸費、保險費、稅費等直接相關(guān)費用。2.對于采購過程中發(fā)生的采購人員差旅費、業(yè)務(wù)招待費等間接費用，應(yīng)按照合理的方法進(jìn)行分?jǐn)傆嬋氩少彸杀尽＃ǘ┏杀竞怂惴椒?.采購部應(yīng)建立采購成本核算臺賬。詳細(xì)記錄每一筆采購業(yè)務(wù)的成本構(gòu)成，包括采購日期、供應(yīng)商名稱、采購項目、數(shù)量、單價、總價、費用明細(xì)等信息。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購成本核算臺賬進(jìn)行核對和分析。確保成本核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，為降低采購成本提供依據(jù)。（三）成本分析與控制1.采購部應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析。對比不同供應(yīng)商的采購價格、質(zhì)量、交貨期等因素，評估采購成本的合理性。分析成本變動的原因，提出改進(jìn)措施和建議。2.財務(wù)部門應(yīng)協(xié)助采購部進(jìn)行成本分析。提供相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和分析方法，共同尋找降低采購成本的途徑。通過成本控制措施的實施，不斷優(yōu)化采購成本結(jié)構(gòu)，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。五、采購資金管理（一）資金計劃1.采購部應(yīng)根據(jù)采購預(yù)算和合同執(zhí)行情況，編制采購資金計劃。資金計劃應(yīng)明確采購資金的支出時間、金額、支付方式等信息，確保資金安排合理、有序。2.采購資金計劃提交公司財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和資金使用計劃，對采購資金計劃進(jìn)行審核和調(diào)整。審核通過后的采購資金計劃作為采購付款的依據(jù)。（二）資金支付1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照公司資金審批流程辦理。采購部填寫付款申請單，附上合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可支付采購款項。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金支付的管理。嚴(yán)格審核付款憑證的真實性、合法性和完整性，確保資金支付安全。對于大額采購款項，應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全的支付方式。（三）資金結(jié)算1.采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商進(jìn)行資金結(jié)算。在結(jié)算過程中，要核對發(fā)票金額、付款金額、欠款金額等信息，確保結(jié)算準(zhǔn)確無誤。2.對于與供應(yīng)商的往來賬款，財務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理。及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題，防止壞賬的發(fā)生。同時，要加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。六、采購發(fā)票管理（一）發(fā)票取得1.采購業(yè)務(wù)必須取得合法有效的發(fā)票。采購部應(yīng)要求供應(yīng)商按照合同約定及時開具發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.發(fā)票開具的內(nèi)容應(yīng)與采購合同、實際采購業(yè)務(wù)相符。包括商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票上應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。（二）發(fā)票審核1.采購部收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)及時提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性和完整性。檢查發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等內(nèi)容是否清晰、準(zhǔn)確，是否符合國家稅收法規(guī)的規(guī)定。2.對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商聯(lián)系更換。在發(fā)票未更換之前，不得辦理付款手續(xù)。（三）發(fā)票保管與歸檔1.財務(wù)部門應(yīng)妥善保管采購發(fā)票。按照發(fā)票種類、日期、號碼等進(jìn)行分類整理，建立發(fā)票檔案。發(fā)票檔案應(yīng)包括發(fā)票原件、發(fā)票復(fù)印件、相關(guān)審批文件等資料。2.發(fā)票保管期限應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。在發(fā)票保管期間，要確保發(fā)票的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。七、采購內(nèi)部控制與監(jiān)督（一）內(nèi)部控制制度1.建立健全采購部內(nèi)部財務(wù)控制制度。明確采購業(yè)務(wù)流程中各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、審批權(quán)限和操作規(guī)范，確保采購活動的規(guī)范化、程序化。2.加強采購業(yè)務(wù)的不相容崗位分離。采購申請與審批、采購合同的簽訂與審核、采購執(zhí)行與驗收、采購付款與審核等崗位應(yīng)相互分離，避免舞弊行為的發(fā)生。（二）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購部財務(wù)制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督。檢查采購業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性、真實性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部應(yīng)積極配合內(nèi)部審計工作。提供必要的資料和信息，協(xié)助審計人員完成審計任務(wù)。對于審計提出的問題，應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定整改措施，及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。（三）外部監(jiān)督1.接受國家有關(guān)部門和社會中介機構(gòu)的監(jiān)督檢查。采購部應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，如實提供財務(wù)資料和采購業(yè)務(wù)信息，積極配合外部監(jiān)督檢查工作。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進(jìn)采購部財務(wù)制度和采購業(yè)務(wù)管理。不斷完善內(nèi)部控制機制，提高采購管理水平，確保公司采購活動健康、有序發(fā)展。八