PAGE餐飲原材料采購財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司餐飲原材料采購的財務流程，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性，加強財務管理與監(jiān)督，保障公司利益，提高資金使用效率，促進餐飲業(yè)務的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及餐飲原材料采購的部門、環(huán)節(jié)及相關人員。3.基本原則合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。真實性原則：采購業(yè)務應如實記錄，保證財務數(shù)據(jù)的真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。合理性原則：采購決策應基于實際需求，綜合考慮質(zhì)量、價格、交貨期等因素，確保采購成本合理，資源有效利用。內(nèi)部控制原則：建立健全采購財務內(nèi)部控制機制，明確各部門職責權限，加強流程控制，防范財務風險。二、采購預算管理1.預算編制餐飲部門應根據(jù)年度經(jīng)營計劃、歷史采購數(shù)據(jù)、市場變化趨勢等因素，于每年末編制下一年度餐飲原材料采購預算。預算內(nèi)容應涵蓋各類原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、預計采購單價及采購總金額等明細項目。采購預算需經(jīng)部門負責人審核、財務部門復核、公司管理層審批后執(zhí)行。2.預算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因確需調(diào)整預算，應按規(guī)定程序辦理預算調(diào)整手續(xù)。財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，對比實際采購支出與預算的差異，及時發(fā)現(xiàn)問題并向相關部門反饋，提出改進措施。3.預算調(diào)整當市場價格波動較大、經(jīng)營業(yè)務調(diào)整、原材料需求變化等因素導致原采購預算無法滿足實際需求時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整項目及金額，并附相關證明材料。經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、公司管理層審批后進行調(diào)整。三、采購流程管理1.采購申請餐飲部門根據(jù)庫存情況、菜品銷售計劃等，填寫采購申請表，注明所需原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息。采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從名錄中選擇優(yōu)質(zhì)供應商。對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進行綜合評估，定期對供應商進行考核，淘汰不合格供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務，包括原材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、違約責任等條款。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購申請表和與供應商簽訂的合同，制作采購訂單，發(fā)送給供應商。采購訂單應詳細記錄采購原材料的各項信息，確保與采購申請表和合同一致。在訂單下達前，需經(jīng)采購部門負責人審核。4.驗收與入庫原材料到貨后，由質(zhì)量檢驗部門會同餐飲部門對原材料的質(zhì)量進行檢驗，檢查原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗收合格的原材料辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)驗收結果填寫入庫單，注明原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別傳遞給采購部門、財務部門等相關部門。驗收不合格的原材料，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等，并做好相應記錄。5.付款管理財務部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，審核采購發(fā)票、入庫單、采購訂單等相關憑證。審核無誤后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。對于貨到付款的業(yè)務，在收到發(fā)票和驗收合格后及時付款；對于賒購業(yè)務，應在規(guī)定的付款期限內(nèi)付款。付款憑證應妥善保管，作為財務核算的依據(jù)。四、采購成本控制1.價格控制采購部門應定期收集市場價格信息，分析價格變動趨勢，與供應商進行談判，爭取有利的采購價格。建立價格比較機制，對于同類原材料，在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇價格較低的供應商。對于采購價格波動較大的原材料，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格，降低價格風險。2.庫存控制餐飲部門和倉庫管理部門應合理控制原材料庫存水平，根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)、季節(jié)變化等因素，制定科學的庫存定額。定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。對于積壓、過期的原材料，應及時清理，減少庫存占用資金。通過優(yōu)化采購計劃、加強供應商管理等措施，提高庫存周轉率，降低庫存成本。3.成本分析與考核財務部門定期對采購成本進行分析，對比實際采購成本與預算成本、同行業(yè)采購成本等，找出成本差異原因，提出改進建議。建立采購成本考核制度，將采購成本控制指標納入相關部門和人員的績效考核體系，激勵各部門和人員積極降低采購成本。五、財務核算與報表1.核算依據(jù)采購業(yè)務的財務核算應以合法有效的原始憑證為依據(jù)，包括采購發(fā)票、入庫單、采購訂單、付款憑證等。2.賬務處理采購原材料時，按照實際采購成本借記“原材料”科目，貸記“應付賬款”或“銀行存款”等科目。支付貨款時，借記“應付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。對于采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等采購費用，計入原材料采購成本。期末，根據(jù)原材料的領用情況，將原材料成本結轉至“主營業(yè)務成本”科目。3.財務報表財務部門應定期編制與采購業(yè)務相關的財務報表，如資產(chǎn)負債表中的存貨項目、應付賬款項目，利潤表中的主營業(yè)務成本項目等。通過財務報表反映采購業(yè)務的資金占用、負債情況及成本支出等信息，為公司管理層提供決策依據(jù)。六、財務監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督財務部門應加強對采購業(yè)務的日常財務監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、財務核算是否準確、資金支付是否合理等。定期對采購合同、采購發(fā)票、入庫單等相關資料進行審查，確保資料的真實性、完整性和合法性。對采購業(yè)務中的異常情況及時進行調(diào)查核實，并向公司管理層報告。2.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，審查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、采購成本的合理性、采購合同的履行情況等。通過審計發(fā)現(xiàn)問題，提出改進建議，促進采購業(yè)務的規(guī)范運作，防范財務風險。被審計部門應積極配合內(nèi)部審計工作，提供相關資料和信息。七、信息溝通與檔案管理1.信息溝通建立采購業(yè)務相關部門之間的信息溝通機制，確保采購申請、訂單下達、驗收入庫、付款等環(huán)節(jié)的信息及時傳遞和共享。采購部門定期向餐飲部門反饋采購進度和原材料到貨情況，餐飲部門及時向采購部門反饋原材料需求變化等信息。財務部門與采購部門、倉庫管理部門等保持密切溝通，及時了解采購業(yè)務動態(tài)，做好財務核算和監(jiān)督工作。2.檔案管理采購業(yè)務相關檔案包括采購申請表、采購合同、采購訂單、入庫單發(fā)票、付款憑證等，應按照檔案管理規(guī)定進行分類整理、歸檔保存