PAGE租用車輛財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司租用車輛的財(cái)務(wù)核算與管理，確保租車業(yè)務(wù)的費(fèi)用支出合理、透明，保障公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務(wù)需要租用各類車輛的財(cái)務(wù)處理及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)財(cái)務(wù)、稅收等法律法規(guī)以及交通運(yùn)輸行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，確保租車業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：各項(xiàng)租車費(fèi)用的記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映租車業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。3.合理性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理安排租車，控制租車成本，避免不必要的費(fèi)用支出。4.審批流程原則：所有租車業(yè)務(wù)必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保費(fèi)用支出的必要性和合理性。二、租車業(yè)務(wù)流程及財(cái)務(wù)審批（一）租車申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要租用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫《租車申請表》，詳細(xì)注明租車事由、用車時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)行程、乘車人數(shù)等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，明確租車的必要性和合理性。（二）車輛選擇與租賃協(xié)議簽訂1.行政部門根據(jù)各部門的租車申請，綜合考慮車型、車況、價(jià)格、服務(wù)等因素，選擇合適的租車供應(yīng)商。2.與選定的租車供應(yīng)商簽訂《車輛租賃合同》，合同應(yīng)明確租賃車輛的車型、數(shù)量、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。3.合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）財(cái)務(wù)審批1.《租車申請表》和《車輛租賃合同》提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核租車費(fèi)用的合理性、預(yù)算情況以及付款方式等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與申請部門溝通并提出修改意見。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門在申請表和合同上簽字確認(rèn)，并按照公司費(fèi)用審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，租車業(yè)務(wù)方可正式開展。三、租車費(fèi)用核算（一）租金核算1.租金按照租賃合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核算，根據(jù)實(shí)際租賃天數(shù)或里程數(shù)計(jì)算租金金額。2.如租賃合同約定租金包含車輛保險(xiǎn)費(fèi)、燃油費(fèi)等，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行明細(xì)核算，確保各項(xiàng)費(fèi)用清晰準(zhǔn)確。3.對于提前歸還車輛或超期使用車輛的情況，按照合同約定的違約條款進(jìn)行租金調(diào)整核算。（二）其他費(fèi)用核算1.燃油費(fèi)：如租賃合同未包含燃油費(fèi)，實(shí)際發(fā)生的燃油費(fèi)憑有效發(fā)票進(jìn)行核算。燃油費(fèi)應(yīng)與租車行程相關(guān)，不得出現(xiàn)不合理的高額燃油費(fèi)用。2.路橋費(fèi)：車輛在行駛過程中產(chǎn)生的路橋費(fèi)憑正規(guī)票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷核算。3.停車費(fèi)：停車費(fèi)憑有效票據(jù)計(jì)入租車費(fèi)用。4.司機(jī)加班費(fèi)：如因業(yè)務(wù)需要司機(jī)加班，按照公司相關(guān)規(guī)定支付的加班費(fèi)應(yīng)計(jì)入租車費(fèi)用，并附加班審批記錄。（三）費(fèi)用分?jǐn)?.若一次租車用于多個(gè)部門的業(yè)務(wù)活動，應(yīng)根據(jù)各部門實(shí)際使用情況進(jìn)行合理的費(fèi)用分?jǐn)?。分?jǐn)偡椒筛鶕?jù)乘車人數(shù)、行程占比等因素確定，并在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷憑證上注明分?jǐn)偳闆r。2.對于共同承擔(dān)的租車費(fèi)用，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并提供分?jǐn)傄罁?jù)，財(cái)務(wù)部門按照分?jǐn)偨Y(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。四、租車費(fèi)用支付（一）支付方式1.根據(jù)租賃合同約定的付款方式進(jìn)行支付，一般可選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。2.如選擇銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無誤，并在付款憑證上注明租車合同編號等相關(guān)信息。（二）支付審批1.租車費(fèi)用支付前，需由財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和審批通過的費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行再次審核。2.審核內(nèi)容包括費(fèi)用金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實(shí)性與合規(guī)性、付款方式是否符合合同要求等。3.審核通過后，填寫《費(fèi)用支付審批表》，按照公司資金審批流程提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門安排支付租車費(fèi)用。（三）支付記錄與存檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保存租車費(fèi)用支付的相關(guān)記錄，包括付款憑證、銀行回單、發(fā)票等，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。2.建立租車費(fèi)用支付臺賬，詳細(xì)記錄每筆租車業(yè)務(wù)的支付日期、金額、收款方等信息，便于查詢和核對。五、租車發(fā)票管理（一）發(fā)票要求1.租車供應(yīng)商應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，向公司開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括租車公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，以及租車費(fèi)用明細(xì)、稅率、稅額等。2.發(fā)票必須加蓋發(fā)票專用章，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。（二）發(fā)票審核與報(bào)銷1.財(cái)務(wù)部門在收到租車發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票開具內(nèi)容與租賃合同及實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符等。2.對于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)與租車供應(yīng)商溝通，要求其重新開具合規(guī)發(fā)票。3.審核通過的發(fā)票按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷處理，報(bào)銷憑證應(yīng)附發(fā)票、租賃合同、費(fèi)用報(bào)銷審批表等相關(guān)資料。（三）發(fā)票存檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將審核后的租車發(fā)票及相關(guān)資料進(jìn)行妥善存檔，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.建立發(fā)票存檔臺賬，記錄發(fā)票的存放位置、發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息，并定期進(jìn)行核對，確保發(fā)票存檔的完整性和準(zhǔn)確性。六、租車業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）合同風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)租賃合同的審核管理，確保合同條款明確、詳細(xì)，避免因合同漏洞導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.關(guān)注合同執(zhí)行過程中的變更情況，如租車期限、租金調(diào)整等，及時(shí)與租車供應(yīng)商協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。3.定期對租賃合同進(jìn)行梳理和評估，檢查合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決，防范合同違約風(fēng)險(xiǎn)。（二）費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格控制租車費(fèi)用支出范圍，杜絕不合理的費(fèi)用報(bào)銷。加強(qiáng)對燃油費(fèi)、路橋費(fèi)等費(fèi)用的審核，防止虛假報(bào)銷或高額費(fèi)用支出。2.建立費(fèi)用預(yù)警機(jī)制，對租車費(fèi)用進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。當(dāng)費(fèi)用支出接近預(yù)算或出現(xiàn)異常波動時(shí)，及時(shí)分析原因并采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保費(fèi)用在可控范圍內(nèi)。3.加強(qiáng)與租車供應(yīng)商的溝通與協(xié)商，爭取有利的價(jià)格條款和優(yōu)惠政策，降低租車成本。（三）資金風(fēng)險(xiǎn)1.合理安排租車費(fèi)用支付時(shí)間，避免因提前支付或逾期支付導(dǎo)致的資金占用或信用風(fēng)險(xiǎn)。2.關(guān)注租車供應(yīng)商的信用狀況，對于信用不佳的供應(yīng)商，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。3.定期對公司的資金狀況進(jìn)行評估，確保有足夠的資金支付租車費(fèi)用，避免因資金短缺影響租車業(yè)務(wù)的正常開展。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對租車業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查租車業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算、審批流程是否合規(guī)，費(fèi)用支出是否合理。2.審計(jì)內(nèi)容包括租車申請表、租賃合同、費(fèi)用報(bào)銷憑證、發(fā)票等相關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)自查1.財(cái)務(wù)部門每月對租車業(yè)務(wù)進(jìn)行自查梳理，核對租車費(fèi)用的核算準(zhǔn)確性、支付情況以及發(fā)票管理等方面是否符合制度要求。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行糾正，并形成自查報(bào)告，上報(bào)公司管理層。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的租車業(yè)務(wù)及相關(guān)財(cái)務(wù)行為，按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.對