PAGE外貿(mào)部財務制度一、總則（一）目的本財務制度旨在規(guī)范外貿(mào)部的財務管理，確保財務信息的準確、及時和完整，加強財務內部控制，防范財務風險，提高資金使用效率，保障公司在外貿(mào)業(yè)務中的財務穩(wěn)健運行，促進公司整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿(mào)部全體員工，包括但不限于業(yè)務人員、跟單人員、單證人員以及相關管理人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關財經(jīng)制度，確保財務活動合法合規(guī)。2.準確性原則：財務數(shù)據(jù)記錄準確、核算規(guī)范，保證財務信息真實可靠。3.及時性原則：及時處理各項財務業(yè)務，按時編制財務報表，為公司決策提供及時有效的財務信息支持。4.內部控制原則：建立健全財務內部控制體系，加強對財務活動的風險防控，確保資產(chǎn)安全。5.效益性原則：合理配置資源，優(yōu)化資金使用，提高資金使用效益，降低運營成本。二、財務崗位職責（一）財務經(jīng)理1.負責外貿(mào)部財務制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.組織編制外貿(mào)部年度預算、財務收支計劃，對預算執(zhí)行情況進行跟蹤、分析和控制。3.審核各類財務憑證、報表，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。4.負責外貿(mào)業(yè)務成本核算與分析，為業(yè)務決策提供財務支持。5.協(xié)調與公司內部其他部門以及外部金融機構、稅務機關等的關系，處理相關財務事宜。6.定期組織財務人員培訓，提高財務團隊業(yè)務水平和綜合素質。（二）會計1.按照國家會計準則和公司財務制度，負責外貿(mào)部日常會計核算工作，包括賬務處理、憑證編制、賬簿登記等。2.協(xié)助財務經(jīng)理編制財務報表，確保報表數(shù)據(jù)準確、及時報送。3.負責外貿(mào)業(yè)務相關費用的審核與報銷，嚴格執(zhí)行費用審批制度。4.核對往來賬款，定期進行賬齡分析，及時清理壞賬，確保資金回籠。5.負責財務檔案的整理、歸檔和保管工作，保證檔案資料的完整性和安全性。（三）出納1.辦理外貿(mào)部現(xiàn)金收付和銀行結算業(yè)務，確保資金收付準確無誤。2.登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，做到日清月結，賬款相符。3.保管庫存現(xiàn)金、有價證券和空白支票等重要票據(jù)，確保資金安全。4.協(xié)助會計做好其他財務相關工作，如費用報銷的初審等。三、預算管理（一）預算編制1.每年末，外貿(mào)部應根據(jù)公司年度經(jīng)營目標和業(yè)務計劃，結合市場行情和歷史數(shù)據(jù)，編制下一年度的財務預算。2.預算內容包括但不限于銷售收入預算、成本費用預算、資金預算等。銷售收入預算應根據(jù)不同產(chǎn)品、市場區(qū)域和客戶群體進行詳細預測；成本費用預算應涵蓋采購成本、運輸費用、關稅、傭金、辦公費用、人員薪酬等各項支出；資金預算應明確資金的流入和流出時間、金額以及資金缺口等情況。3.預算編制過程中，各業(yè)務部門應與財務部門密切溝通協(xié)作，確保預算數(shù)據(jù)的合理性和準確性。財務部門應對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，形成外貿(mào)部年度預算草案，報公司管理層審批。（二）預算執(zhí)行與監(jiān)控1.經(jīng)批準的年度預算是外貿(mào)部財務活動的依據(jù)，各部門應嚴格按照預算執(zhí)行。財務部門應將預算指標分解到各月、各業(yè)務環(huán)節(jié)，并定期對預算執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控。2.每月末，各部門應向財務部門報送預算執(zhí)行情況報告，包括預算執(zhí)行進度、差異分析及原因說明等。財務部門應根據(jù)各部門報告，編制外貿(mào)部預算執(zhí)行情況分析報告，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的問題，并提出改進措施和建議。3.對于預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大差異或調整事項，業(yè)務部門應及時向財務部門和公司管理層報告，說明原因并提出解決方案。經(jīng)公司管理層批準后，方可對預算進行調整。（三）預算考核1.建立預算考核制度，對各部門預算執(zhí)行情況進行考核評價?？己酥笜税A算完成率、費用控制率、資金周轉率等。2.預算考核結果與部門績效掛鉤，對預算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對未完成預算目標或預算執(zhí)行不力的部門進行相應處罰，以激勵各部門積極完成預算任務，提高預算管理水平。四、收入管理（一）銷售合同管理1.外貿(mào)業(yè)務人員簽訂銷售合同前，應確保合同條款符合公司利益和相關法律法規(guī)要求。合同內容應明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式及違約責任等關鍵條款。2.銷售合同簽訂后，業(yè)務人員應及時將合同副本提交給財務部門備案。財務部門應根據(jù)合同條款，對銷售收入的確認時間、金額及收款方式等進行審核，確保財務處理符合會計準則和公司規(guī)定。（二）銷售收入確認1.按照會計準則規(guī)定，在滿足以下條件時確認銷售收入：公司已將商品所有權上的主要風險和報酬轉移給購貨方；公司既沒有保留通常與所有權相聯(lián)系的繼續(xù)管理權，也沒有對已售出的商品實施有效控制；收入的金額能夠可靠地計量；相關的經(jīng)濟利益很可能流入企業(yè)；相關的已發(fā)生或將發(fā)生的成本能夠可靠地計量。2.對于出口業(yè)務，在貨物報關出口并取得報關單等相關單據(jù)后，財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，結合合同約定，確認銷售收入。對于內貿(mào)業(yè)務，按照合同約定的交貨方式和結算方式確認銷售收入。（三）收款管理1.業(yè)務人員應負責跟蹤銷售款項的回收情況，按照合同約定及時催收貨款。對于逾期未收回的款項，應及時向財務部門和公司管理層報告，并采取相應的催收措施。2.財務部門應建立應收賬款臺賬，詳細記錄每筆銷售業(yè)務的應收賬款金額、賬齡、客戶信息等情況。定期對應收賬款進行賬齡分析，對逾期賬款發(fā)出催款通知，督促業(yè)務人員及時收回款項。3.對于長期無法收回的壞賬，應按照公司壞賬管理制度進行處理。業(yè)務部門應提供充分的證據(jù)證明壞賬損失的真實性和合理性，經(jīng)財務部門審核、公司管理層批準后，方可進行壞賬核銷。五、成本費用管理（一）采購成本管理1.采購部門應根據(jù)業(yè)務需求，選擇優(yōu)質供應商，通過招標、詢價、談判等方式確定合理的采購價格。在采購過程中，應嚴格控制采購成本，確保采購物資的質量和供應及時性。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給財務部門備案。財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和結算周期，審核采購款項的支付申請，確保采購資金的合理使用。3.對于采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等采購費用，應根據(jù)實際發(fā)生情況進行核算，并計入相應的采購成本。（二）運輸費用管理1.根據(jù)業(yè)務需要，合理選擇運輸方式，降低運輸成本。對于出口業(yè)務，應根據(jù)貨物的性質、數(shù)量、目的地等因素，選擇合適的海運、空運或陸運方式，并爭取優(yōu)惠的運輸價格。2.運輸費用應根據(jù)實際發(fā)生金額進行核算，取得合法有效的運輸發(fā)票。業(yè)務人員應及時將運輸發(fā)票提交給財務部門，財務部門審核后進行賬務處理。3.加強對運輸費用的監(jiān)控和分析，定期與運輸公司核對運費結算情況，確保運輸費用的準確性和合理性。（三）關稅及其他稅費管理1.了解國家關稅政策和相關稅費法規(guī)，準確計算進出口業(yè)務應繳納的關稅、增值稅、消費稅等稅費。在報關前，業(yè)務人員應向財務部門提供準確的貨物信息，以便財務部門進行稅費核算和申報。2.及時繳納各項稅費，確保公司稅務合規(guī)。財務部門應按照規(guī)定的時間和方式，向稅務機關申報繳納稅費，并妥善保管相關完稅憑證。3.關注國家稅費政策變化，合理利用稅收優(yōu)惠政策，降低公司稅負。對于符合條件的出口退稅業(yè)務，應及時辦理退稅手續(xù)，確保公司資金及時回籠。（四）傭金管理1.涉及支付傭金的外貿(mào)業(yè)務，業(yè)務人員應在簽訂合同前向公司管理層報告，并說明傭金支付的原因、對象、比例及金額等情況。經(jīng)公司批準后，方可在合同中約定傭金條款。2.支付傭金時，應取得合法有效的傭金發(fā)票，并按照公司費用報銷制度進行審核和支付。財務部門應嚴格控制傭金支出，確保傭金支付符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，防止商業(yè)賄賂等違規(guī)行為。（五）辦公費用及其他費用管理1.嚴格執(zhí)行公司費用報銷制度，控制辦公費用、差旅費、業(yè)務招待費等各項費用支出。費用報銷應提供真實、合法、有效的憑證，經(jīng)相關負責人審批后，財務部門方可予以報銷。2.財務部門應定期對各項費用進行統(tǒng)計和分析，監(jiān)控費用支出情況，發(fā)現(xiàn)異常波動及時查明原因并采取措施加以控制。3.加強對費用報銷的審核力度，杜絕不合理的費用支出。對于不符合規(guī)定的報銷申請，財務部門有權拒絕報銷，并向相關部門和人員說明原因。六、資金管理（一）資金預算與計劃1.根據(jù)外貿(mào)業(yè)務特點和資金需求情況，編制年度、季度和月度資金預算計劃。資金預算計劃應包括資金收入、支出預測以及資金缺口分析等內容，確保公司合理安排資金，保障業(yè)務正常開展。2.資金預算計劃經(jīng)公司管理層批準后，作為公司資金管理的依據(jù)。財務部門應嚴格按照預算計劃控制資金收支，確保資金使用的計劃性和合理性。（二）資金籌集與運用1.根據(jù)資金預算計劃和業(yè)務發(fā)展需要，合理確定資金籌集方式。如通過銀行貸款、股東增資、內部融資等方式籌集資金，確保公司有足夠的資金支持業(yè)務運營。2.優(yōu)化資金運用，提高資金使用效率。合理安排資金投放，確保資金及時、足額用于業(yè)務采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)，避免資金閑置或浪費。3.加強對資金的風險管理，關注市場利率波動、匯率變動等因素對公司資金成本和收益的影響。通過合理運用金融工具，如套期保值等，降低匯率風險和利率風險。（三）資金結算與支付1.嚴格按照公司資金結算制度辦理資金收付業(yè)務。出納人員應根據(jù)審核無誤的付款申請進行資金支付，確保資金支付的準確性和安全性。2.加強對銀行賬戶的管理，定期核對銀行賬戶余額，確保資金賬實相符。嚴禁出租、出借銀行賬戶，防止資金風險。3.對于大額資金支付，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，確保資金支付的合規(guī)性和合理性。七、財務報表與財務分析（一）財務報表編制1.財務部門應按照國家會計準則和公司財務制度的要求，定期編制外貿(mào)部財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.在編制財務報表過程中，應確保數(shù)據(jù)準確、完整，報表格式規(guī)范。財務報表編制完成后，應進行內部審核，經(jīng)財務經(jīng)理審核簽字后，報公司管理層和相關部門。（二）財務分析1.定期開展財務分析工作，為公司管理層提供決策支持。財務分析應包括財務指標分析、預算執(zhí)行情況分析、成本費用分析、資金狀況分析等內容。2.通過財務分析，揭示公司財務狀況和經(jīng)營成果，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在風險，并提出相應的改進建議和措施。3.財務分析報告應語言簡潔、邏輯清晰，數(shù)據(jù)準確、分析深入。報告內容應具有針對性和實用性，能夠為公司管理層制定戰(zhàn)略決策、優(yōu)化業(yè)務流程、加強財務管理提供有力依據(jù)。八、財務內部控制（一）內部控制制度建設1.建立健全外貿(mào)部財務內部控制制度，明確各崗位的職責權限和工作流程，確保財務活動的規(guī)范化和標準化。2.內部控制制度應涵蓋預算管理、收入管理、成本費用管理、資金管理、財務報表編制與分析以及財務檔案管理等各個環(huán)節(jié)，加強對財務風險的防控。（二）崗位分離與牽制1.實行不相容崗位分離制度，確保財務工作中授權審批、業(yè)務經(jīng)辦、會計記錄、財產(chǎn)保管、稽核檢查等崗位相互分離、相互制約。2.例如，出納人員不得兼任會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作；財務印章應由專人保管，嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章等。（三）內部審計與監(jiān)督1.定期開展內部審計工作，對財務內部控制制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。內部審計部門應獨立于財務部門，直接對公司管理層負責。2.通過內部審計，發(fā)現(xiàn)財務內部控制中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時提出改進建議和措施，促進公司財務管理水平的提高。3.加強對財務人員的監(jiān)督管理，定期對財務人員的工作進行考核評價，確保財務人員嚴格遵守財務制度和職業(yè)道德規(guī)范。九、財務檔案管理（一）檔案范圍財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務申報資料、銀行對賬單、合同協(xié)議、財務審批文件以及其他與財務相關的資料。（二）檔案整理與歸檔1.會計人員應按照會計檔案管理要求，定期對財務資料進行整理和裝訂。會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度打印并裝訂，財務報表應按年度整理歸檔。2.整理后的財務檔案應分類存放，并建立檔案索引，便于查找和查閱。檔案管理人員應及時將整理好的財務檔案移交檔案室保管。（三）檔案保管與查閱1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲等保管條件，確保財務檔案的安全完整。財務檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管，不得擅自銷毀。2.因工作需要查閱財務檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)相關負責人批準后，在檔案室查閱。查閱人員不得擅自復印、涂改、損毀財務檔案。如需復印財務檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。（四）檔案銷毀1.對于超過保管期限且確無保存價值的財務檔案，應由檔案管理人員提出銷毀申請，經(jīng)財務部門負責人、公司管理層批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀財務檔案時，應指定專人