PAGE衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保衛(wèi)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的衛(wèi)生管理決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及衛(wèi)生管理工作形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生檔案由公司/組織指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照衛(wèi)生管理工作的不同類別和性質(zhì)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、衛(wèi)生檔案的分類與編號（一）分類1.環(huán)境衛(wèi)生檔案：包括公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、生活區(qū)域等環(huán)境衛(wèi)生狀況記錄，如清潔消毒記錄、衛(wèi)生檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測報告等。2.食品衛(wèi)生檔案：涵蓋食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生管理資料，如食品經(jīng)營許可證、從業(yè)人員健康證明、食品檢驗報告、食品留樣記錄等。3.飲用水衛(wèi)生檔案：涉及飲用水水源、水質(zhì)檢測、供水設(shè)施維護(hù)等方面的檔案，如飲用水衛(wèi)生許可證、水質(zhì)檢測報告、供水設(shè)施清洗消毒記錄等。4.職業(yè)衛(wèi)生檔案：針對員工職業(yè)健康管理形成的檔案，包括職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病危害因素檢測與評價報告、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)記錄等。5.醫(yī)療廢棄物管理檔案：有關(guān)醫(yī)療廢棄物的分類收集、暫存、轉(zhuǎn)運、處置等過程的記錄，如醫(yī)療廢棄物轉(zhuǎn)移聯(lián)單、處置合同、消毒記錄等。（二）編號衛(wèi)生檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；類別代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如“E”代表環(huán)境衛(wèi)生檔案、“F”代表食品衛(wèi)生檔案、“W”代表飲用水衛(wèi)生檔案、“O”代表職業(yè)衛(wèi)生檔案、“M”代表醫(yī)療廢棄物管理檔案；流水號為該類別檔案的順序編號，從001開始依次編排。例如，2023年形成的第5份環(huán)境衛(wèi)生檔案編號為“23E005”。三、衛(wèi)生檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、有效，原始憑證、記錄等應(yīng)保持字跡清晰、內(nèi)容完整，不得擅自涂改、偽造。3.對于外來文件、資料，如政府部門的檢查通知、衛(wèi)生監(jiān)督意見書等，應(yīng)及時收集并交至檔案管理部門。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和核對。3.對于紙張大小不一致、破損或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，如裁剪、修補、復(fù)印等，確保檔案資料的整齊和可讀性。四、衛(wèi)生檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.在檔案資料整理完畢后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔時，應(yīng)將檔案資料按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、數(shù)量等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列整齊有序，便于查找和取用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、衛(wèi)生檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案借閱申請表》，注明借閱目的（如查閱某項衛(wèi)生管理工作的歷史記錄、為某項決策提供參考依據(jù)等）、借閱檔案的名稱和編號、預(yù)計歸還日期等信息。2.一般員工借閱檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人借閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱登記1.檔案管理部門在收到《衛(wèi)生檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱和編號等信息。2.借閱人應(yīng)在登記的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。2.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。3.公司/組織外部單位或個人因工作需要查閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、衛(wèi)生檔案的銷毀（一）銷毀條件1.衛(wèi)生檔案已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的。2.檔案內(nèi)容涉及的衛(wèi)生管理事項已結(jié)束，且相關(guān)工作已不再需要參考該檔案的。3.檔案因自然災(zāi)害、事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且無利用價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對衛(wèi)生檔案進(jìn)行清查，提出銷毀檔案的清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱和編號、銷毀方式、執(zhí)行人等信息。記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、衛(wèi)生檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的衛(wèi)生檔案，負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。3.定期對衛(wèi)生檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計，掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各崗位的衛(wèi)生檔案收集和整理工作，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部人員提供衛(wèi)生檔案的查閱和利用服務(wù)，為公司/組織的衛(wèi)生管理決策提供支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、歸檔和保管工作，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。3.做好檔案借閱登記和利用服務(wù)工作記錄，及時跟蹤檔案的借閱和歸還情況，對逾期未歸還的檔案進(jìn)行