PAGE社區(qū)衛(wèi)生院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)衛(wèi)生院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生院的工作實(shí)際，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息支持，同時(shí)方便社會(huì)各界依法利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管副院長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本院檔案管理制度。2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，解決檔案工作中的重大問(wèn)題。3.審定檔案工作計(jì)劃、總結(jié)和重要檔案管理制度，審批檔案保管期限表、密級(jí)鑒定表等。（二）檔案管理部門社區(qū)衛(wèi)生院設(shè)立專門的檔案管理科室（檔案室），配備專職檔案管理人員。檔案管理科室的職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全院的各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.對(duì)各科室的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）各科室兼職檔案員各科室指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步立卷工作，并及時(shí)向檔案室移交。兼職檔案員的職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)本科室日常工作中形成的各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對(duì)本科室的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步立卷工作。3.定期將本科室整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)反饋利用效果。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括衛(wèi)生院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)院感染管理等方面形成的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括醫(yī)療文書、護(hù)理記錄、醫(yī)技檢查報(bào)告、病例討論、會(huì)診記錄、醫(yī)療糾紛處理等方面形成的文件材料。4.教學(xué)科研類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)材料、科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果等方面形成的文件材料。5.設(shè)備物資類：包括設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢等方面形成的文件材料，以及物資采購(gòu)、庫(kù)存管理等方面形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括衛(wèi)生院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。7.其他類：包括上級(jí)部門下發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件材料，以及衛(wèi)生院對(duì)外交流、合作等活動(dòng)中形成的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室在工作中形成完畢的文件材料，做到隨辦隨收，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.任何人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有，不得擅自銷毀或涂改應(yīng)歸檔的文件材料。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、設(shè)備物資類、基本建設(shè)類、其他類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)：對(duì)每份檔案或每組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)（或保管期限號(hào)）、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等多級(jí)編號(hào)方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、文件卡片等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年第一季度末完成歸檔工作。3.教學(xué)科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)W年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。4.設(shè)備物資檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格或物資入庫(kù)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。5.基本建設(shè)檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的檔案按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原科室重新整理。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員將檔案進(jìn)行登記、上架，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括：衛(wèi)生院制定的重要規(guī)章制度、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。衛(wèi)生院的歷史沿革、大事記、榮譽(yù)證書等文件材料。涉及衛(wèi)生院重大事件、重要會(huì)議、重要活動(dòng)的文件材料。衛(wèi)生院與上級(jí)主管部門、其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等文件材料。衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件材料。衛(wèi)生院的醫(yī)療事故、醫(yī)療糾紛處理等重要醫(yī)療業(yè)務(wù)文件材料。衛(wèi)生院的科研成果、專利證書等重要科研文件材料。衛(wèi)生院的基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收等全套文件材料。2.定期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。定期保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用需求等因素綜合考慮。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜號(hào)等信息。3.根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等不同情況，采取不同的保管措施。對(duì)永久保管的檔案應(yīng)重點(diǎn)保管，對(duì)定期保管的檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和鑒定；對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，采取專門的保密措施。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的實(shí)體安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院的實(shí)際情況，按照檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。對(duì)已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，一份留存檔案室，一份報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)科室人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)，確保銷毀的檔案與清冊(cè)內(nèi)容一致，防止檔案丟失或遺漏。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中產(chǎn)生的灰燼、殘?jiān)葢?yīng)妥善處理，防止造成環(huán)境污染。第6頁(yè)，共8頁(yè)3.檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法、依規(guī)、合理、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等因依法履行職責(zé)需要查閱、借閱檔案。4.其他經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)的查閱、借閱檔案的情況。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱。3.司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。4.檔案查閱、借閱申請(qǐng)表或單位介紹信等應(yīng)留存檔案管理部門備案。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過(guò)兩周。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期歸檔保存，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。（六）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用目的等。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并定期向上級(jí)主管部門和檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：采用先進(jìn)的信息技術(shù)，開發(fā)或選用適合衛(wèi)生院檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等功能。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)字化檔案管理要求1.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，符合檔案整理和掃描規(guī)范要求。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立科學(xué)合理的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，便于查找和管理。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)