PAGE衛(wèi)生院供應商約談制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院與供應商的溝通與合作，規(guī)范供應商行為，確保醫(yī)療物資及服務的質(zhì)量、供應及時性和價格合理性，保障衛(wèi)生院醫(yī)療工作的正常開展，特制定本供應商約談制度。2.適用范圍本制度適用于與衛(wèi)生院有業(yè)務往來的所有供應商，包括但不限于藥品供應商、醫(yī)療器械供應商、醫(yī)用耗材供應商、后勤服務供應商等。3.基本原則依法依規(guī)原則：約談活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標準以及衛(wèi)生院的各項規(guī)章制度。公平公正原則：對所有供應商一視同仁，在約談過程中保持公平公正的態(tài)度，確保供應商的合法權(quán)益得到保障，同時維護衛(wèi)生院的利益。溝通協(xié)作原則：通過約談加強與供應商的溝通交流，建立良好的合作關(guān)系，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，促進雙方協(xié)作發(fā)展。問題導向原則：針對供應商在產(chǎn)品質(zhì)量、供應服務、價格等方面存在的問題進行約談，明確問題所在，尋求解決方案，推動問題整改落實。二、約談組織與職責1.約談小組成立由衛(wèi)生院相關(guān)部門負責人組成的約談小組，成員包括采購部門、質(zhì)量管理部門、臨床科室代表等。采購部門負責人擔任組長，負責約談工作的組織協(xié)調(diào)。約談小組的職責是：制定約談計劃，確定約談對象、內(nèi)容和時間；組織實施約談會議，記錄約談過程和結(jié)果；對約談問題進行跟蹤督辦，確保問題得到有效解決。2.各部門職責采購部門：負責收集、整理供應商在采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、產(chǎn)品規(guī)格不符等；與供應商進行前期溝通，確定約談事宜；在約談過程中，代表衛(wèi)生院與供應商就采購相關(guān)問題進行交流協(xié)商。質(zhì)量管理部門：對供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督管理，負責提供產(chǎn)品質(zhì)量方面的問題線索，如產(chǎn)品質(zhì)量抽檢不合格、質(zhì)量投訴等；在約談中就質(zhì)量問題發(fā)表專業(yè)意見，提出整改要求和建議。臨床科室代表：反饋臨床使用過程中發(fā)現(xiàn)的供應商產(chǎn)品或服務問題，如產(chǎn)品性能不佳、售后服務不到位等；從臨床需求角度出發(fā)，參與約談討論，提出對供應商的改進期望和要求。三、約談情形1.質(zhì)量問題供應商提供的藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材等產(chǎn)品經(jīng)檢驗或臨床使用發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量不合格情況，如藥品的含量不符合標準、醫(yī)療器械的性能指標不達標、醫(yī)用耗材的材質(zhì)有缺陷等。供應商的產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，頻繁出現(xiàn)同一質(zhì)量問題，影響衛(wèi)生院醫(yī)療工作的正常開展。供應商對產(chǎn)品質(zhì)量問題處理不及時、不徹底，未能采取有效措施防止類似問題再次發(fā)生。2.供應問題供應商未按照合同約定的時間、數(shù)量、規(guī)格等要求及時供應物資或服務，導致衛(wèi)生院臨床科室物資短缺，影響患者治療。因供應商供應中斷或供應渠道不穩(wěn)定，造成衛(wèi)生院醫(yī)療物資儲備不足，存在醫(yī)療安全隱患。供應商在供應過程中出現(xiàn)貨物錯發(fā)、漏發(fā)等情況，給衛(wèi)生院工作帶來不便和損失。3.價格問題供應商提供的產(chǎn)品或服務價格明顯高于市場同類產(chǎn)品或服務價格，且無合理理由。供應商在合同執(zhí)行期間擅自提高價格，未提前與衛(wèi)生院協(xié)商并達成一致。供應商存在價格欺詐行為，如虛假標價、抬高進價后再以高價賣給衛(wèi)生院等。4.售后服務問題供應商對衛(wèi)生院提出的產(chǎn)品質(zhì)量問題、使用問題等售后服務需求響應不及時，拖延解決時間。供應商的售后服務質(zhì)量差,如維修不及時、技術(shù)支持不到位等，影響衛(wèi)生院設備的正常使用和患者的就醫(yī)體驗。供應商未按照合同約定提供售后服務承諾的相關(guān)內(nèi)容，如培訓服務未落實、配件供應不及時等。5.其他問題供應商違反法律法規(guī)或衛(wèi)生院規(guī)章制度，如商業(yè)賄賂、不正當競爭等行為。供應商在與衛(wèi)生院合作過程中，出現(xiàn)嚴重影響合作關(guān)系的其他問題，如合同履行過程中頻繁出現(xiàn)糾紛、對衛(wèi)生院提出的合理要求拒不配合等。四、約談程序1.約談準備采購部門、質(zhì)量管理部門、臨床科室代表等相關(guān)部門收集整理供應商存在的問題，形成問題清單，并對問題進行分析評估，明確問題的嚴重程度和影響范圍。根據(jù)問題清單，確定約談對象、約談時間和地點。提前[X]個工作日向供應商發(fā)出約談通知，告知約談的事由、時間、地點、參與人員等信息。約談小組成員根據(jù)約談事由，準備相關(guān)資料，如問題證據(jù)、合同文件、法律法規(guī)條款等，以便在約談過程中能夠準確、清晰地向供應商闡述問題和要求。2.約談實施約談會議由采購部門負責人主持，介紹約談目的、參與人員和約談議程。相關(guān)部門依次向供應商通報所發(fā)現(xiàn)的問題，展示問題證據(jù)，提出整改要求和期限。要求供應商對問題進行確認，并就問題產(chǎn)生的原因進行說明，提出整改措施和承諾。供應商進行陳述和申辯時，約談小組應認真傾聽，對于合理的解釋和訴求給予適當回應。如供應商對問題存在異議，約談小組應進行詳細記錄，并在會后進一步核實情況。在約談過程中，約談小組應保持冷靜、客觀、公正的態(tài)度，避免與供應商發(fā)生激烈沖突。對于供應商提出的疑問和困難，應在政策法規(guī)允許的范圍內(nèi)給予適當?shù)闹笇Ш蛶椭?.約談記錄安排專人負責約談記錄，記錄內(nèi)容應包括約談時間地點、參與人員、供應商陳述、問題通報、整改要求、供應商承諾等詳細信息。記錄應準確、完整、清晰，能夠如實反映約談過程。約談記錄采用書面形式，并由參與約談的雙方人員簽字確認。如供應商拒絕簽字，應在記錄中注明情況，并由在場的其他人員簽字證明。4.約談結(jié)果處理約談結(jié)束后，約談小組根據(jù)供應商的陳述和整改措施，對約談結(jié)果進行評估。如認為供應商的整改措施切實可行，能夠有效解決問題，可與供應商達成整改共識，并形成約談紀要。約談紀要應明確供應商存在的問題、整改措施、整改期限以及雙方的責任和義務等內(nèi)容。約談紀要經(jīng)雙方簽字確認后，作為后續(xù)跟蹤監(jiān)督供應商整改情況的依據(jù)。如供應商的整改措施未能達到約談小組的要求，約談小組應再次與供應商進行溝通協(xié)商，明確指出問題所在，要求供應商進一步完善整改措施。如供應商仍拒不整改或整改不力，約談小組應根據(jù)合同約定和相關(guān)規(guī)定，采取相應的措施，如扣除貨款、暫停合作、追究法律責任等。五、跟蹤與監(jiān)督1.整改跟蹤采購部門負責對供應商的整改情況進行跟蹤，定期向供應商了解整改進展情況，要求供應商提交整改報告。質(zhì)量管理部門、臨床科室代表等相關(guān)部門根據(jù)各自職責，對供應商整改后的產(chǎn)品質(zhì)量、供應服務等情況進行檢查和評估，驗證整改效果。如發(fā)現(xiàn)供應商未按照約談紀要要求進行整改或整改未達到預期效果，應及時向約談小組報告，約談小組應再次與供應商進行溝通，督促其加快整改進度，確保問題得到徹底解決。2.監(jiān)督檢查衛(wèi)生院定期對供應商的整體表現(xiàn)進行監(jiān)督檢查，包括產(chǎn)品質(zhì)量、供應服務、價格執(zhí)行、售后服務等方面。監(jiān)督檢查可采用日常巡查、定期抽檢、專項檢查等方式進行。對于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)仍存在問題的供應商，應按照本制度的規(guī)定再次進行約談，并根據(jù)問題的嚴重程度采取相應的處罰措施。建立供應商誠信檔案，將供應商的約談情況、整改情況、監(jiān)督檢查結(jié)果等信息記錄在案。誠信檔案作為衛(wèi)生院選擇供應商、評估合作關(guān)系的重要參考依據(jù)，對誠信度高的供應商給予更多的合作機會，