PAGE醫(yī)院檔案衛(wèi)生管理制度一、總則1.1目的為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案衛(wèi)生管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的衛(wèi)生管理活動(dòng)。1.3基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便醫(yī)院?jiǎn)T工和相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案收集與整理衛(wèi)生要求2.1收集要求1.明確收集范圍醫(yī)院行政管理檔案，包括黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，涵蓋病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。教學(xué)檔案，如教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績(jī)、實(shí)習(xí)報(bào)告等?？蒲袡n案，包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究論文、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。人事檔案，包含員工履歷、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、維修記錄等?；n案，如工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其他檔案，如醫(yī)院榮譽(yù)證書(shū)、對(duì)外交流材料、捐贈(zèng)協(xié)議等。2.規(guī)范收集流程各科室、部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將本科室形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，移交至醫(yī)院檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與各科室、部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案形成情況，督促相關(guān)人員按時(shí)移交檔案。對(duì)于重要檔案或緊急檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前介入，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。2.2整理要求1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照醫(yī)院檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，分為行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)類、科研類、人事類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備類、基建類等類別。每一大類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目，如醫(yī)療業(yè)務(wù)類可分為門(mén)診病歷、住院病歷、醫(yī)技檢查報(bào)告等。2.整理方法遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編頁(yè)、裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。三、檔案保管衛(wèi)生要求3.1保管場(chǎng)所1.選址要求檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。避免將檔案庫(kù)房設(shè)置在地下室或底層，以防潮濕和水淹。2.環(huán)境條件檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境穩(wěn)定。庫(kù)房應(yīng)具備良好的采光和照明條件，避免陽(yáng)光直射檔案，同時(shí)設(shè)置遮光窗簾和防護(hù)設(shè)施。保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.2檔案裝具1.選擇標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量可靠、便于使用和管理的產(chǎn)品。優(yōu)先選擇具有防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等功能的檔案柜、檔案架等裝具。2.使用規(guī)范按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案裝具中，確保檔案排列有序，便于查找和存取。定期檢查檔案裝具的完好情況，如有損壞應(yīng)及時(shí)維修或更換，防止檔案因裝具問(wèn)題受到損壞。3.3檔案保護(hù)措施1.防火措施檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。制定防火制度，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。對(duì)檔案進(jìn)行防火處理，如采用防火包裝材料等，提高檔案的防火性能。2.防潮措施在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置除濕設(shè)備，如除濕機(jī)、干燥劑等，降低空氣濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮處理，如采用防潮包裝材料、放置防霉劑等。定期檢查檔案的受潮情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.防蟲(chóng)措施保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期清掃，消除害蟲(chóng)滋生的環(huán)境。在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，防止害蟲(chóng)侵害檔案。對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)處理，如采用防蟲(chóng)包裝材料、噴灑防蟲(chóng)藥劑等。定期檢查檔案的防蟲(chóng)情況，如發(fā)現(xiàn)害蟲(chóng)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行殺滅。4.防鼠措施封堵庫(kù)房門(mén)窗、通風(fēng)口等孔洞，防止老鼠進(jìn)入庫(kù)房。在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防鼠設(shè)備，如鼠夾、鼠藥、擋鼠板等，防止老鼠啃咬檔案。定期檢查檔案的防鼠情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有被鼠咬的痕跡，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.防盜措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。制定防盜制度，加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)，防止檔案被盜。四、檔案利用衛(wèi)生要求4.1利用流程1.申請(qǐng)登記醫(yī)院?jiǎn)T工或相關(guān)人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。3.查閱借閱經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱期限、歸還日期等信息，并辦理借閱手續(xù)。4.歸還驗(yàn)收利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.2利用衛(wèi)生注意事項(xiàng)1.保持檔案整潔利用者在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持手部清潔，避免觸摸檔案表面，防止污漬、汗?jié)n等污染檔案。如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)記或摘錄，應(yīng)使用鉛筆或中性筆，并在規(guī)定的位置進(jìn)行，不得隨意涂改檔案內(nèi)容。2.防止檔案損壞利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、撕毀、污損檔案，不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)。在查閱檔案時(shí)，如需復(fù)印或拍照，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定進(jìn)行操作，確保檔案的安全。3.遵守保密規(guī)定利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。對(duì)于涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案，利用者應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、檔案信息化衛(wèi)生管理5.1數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.錄入要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將檔案信息準(zhǔn)確錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。在錄入過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，避免錄入錯(cuò)誤信息。2.維護(hù)措施定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。及時(shí)更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提高數(shù)據(jù)處理效率。5.2信息安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置用戶權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。制定數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。六、檔案管理人員衛(wèi)生職責(zé)6.1健康要求1.定期體檢檔案管理人員應(yīng)每年進(jìn)行一次身體健康檢查，確保身體健康狀況符合檔案管理工作的要求。2.健康防護(hù)檔案管理人員在工作過(guò)程中，應(yīng)注意自身健康防護(hù)，如佩戴口罩、手套等，防止接觸有害物質(zhì)。6.2衛(wèi)生工作規(guī)范1.庫(kù)房清潔檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔衛(wèi)生打掃，保持庫(kù)房整潔干凈。2.設(shè)備維護(hù)負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和清潔，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如定期清潔檔案裝具、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等。3.個(gè)人衛(wèi)生檔案管理人員應(yīng)保持良好的個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣，勤洗手、勤換工作服，保持工作環(huán)境的衛(wèi)生整潔。七、監(jiān)督與檢查7.1監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督醫(yī)院成立檔案衛(wèi)生管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案衛(wèi)生管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.自我監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)建立自我監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，不斷提高檔案衛(wèi)生管理水平。7.2檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生管理情況。檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、檔案裝具的使用情況、檔案保護(hù)措施的落實(shí)情況等。檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全情況。檔案管理人員的衛(wèi)生職責(zé)履行情況。2.檢查頻率檔案衛(wèi)生管理監(jiān)督小組每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檔案管理部門(mén)每月進(jìn)行一次