學校綜合檔案管理制度第一章總則1.1制度定位學校綜合檔案是學校治理、教學科研、學生成長、社會服務的原始記錄與法定憑證，具有唯一性、憑證性、歷史性與增值性。本制度以“全生命周期管理、全要素質量控制、全場景安全共享”為核心理念，通過流程再造、標準嵌入、技術賦能、責任到人，實現(xiàn)檔案從形成、流轉、歸檔、保管、鑒定、利用到銷毀的閉環(huán)管理，確保檔案真實、完整、可用、安全，支撐學校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。1.2適用范圍本制度覆蓋學校所有職能處室、二級學院、直屬單位、科研項目組、學生社團、校企合作平臺及臨時機構；覆蓋紙質、電子、聲像、實物、數(shù)據(jù)等全部載體形態(tài)；覆蓋黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、人事、學生、聲像、實物、專題等十三大類檔案。1.3管理原則（1）源頭同步：業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)同步設計、同步上線、同步驗收，確?！皹I(yè)務辦結即歸檔”。（2）標準先行：嚴格執(zhí)行國家標準、行業(yè)標準、地方標準及學校內控標準，無標準不立卷。（3）最小授權：按照“知所必需、用所必需、時限最小”原則分配權限，任何人員不得超越職責調取檔案。（4）全程留痕：對檔案每一次形成、修改、移交、借閱、復制、銷毀操作實行區(qū)塊鏈級日志固化，確?？勺匪?、可取證。（5）風險分級：將檔案安全風險劃分為“紅、橙、黃、藍”四級，實行差異化巡檢、備份、演練和整改。第二章組織與職責2.1檔案工作領導小組由黨委書記、校長任雙組長，分管校領導任副組長，成員包括黨辦、校辦、教務處、科研處、財務處、國資處、信息中心、審計處、保衛(wèi)處、檔案館等部門主要負責人。領導小組負責統(tǒng)籌經費、審批制度、裁定爭議、督導考核，每學期至少召開一次專題會議，形成會議紀要并歸檔。2.2檔案館檔案館是檔案工作歸口管理部門，設館長1名、副館長2名、專職檔案員不少于全校教職工編制數(shù)的1.5‰，按“收集指導部、整理編目部、保管利用部、信息技術部、安全保密部”五部制運行，職責包括：（1）制定實施細則、業(yè)務規(guī)范、操作手冊；（2）組織業(yè)務培訓、質量抽查、年度考核；（3）負責檔案信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、異地災備中心運維；（4）牽頭檔案開放審核、編研開發(fā)、文化建設；（5）對接省市檔案主管部門，接受執(zhí)法檢查和行政執(zhí)法。2.3二級單位檔案工作小組各二級單位成立由主要負責人任組長的檔案工作小組，配備A、B角兼職檔案員各1名，名單報檔案館備案。職責包括：（1）落實“誰形成、誰整理、誰負責”要求，確保紙質文件與電子文件同步歸檔；（2）每月5日前完成上月文件材料預立卷并移交檔案館；（3）配合檔案館開展質量抽檢、整改、培訓；（4）負責本單位檔案室日常管理，確保溫濕度、消防、安防達標。2.4項目負責人與學生檔案責任人科研項目、教改項目、競賽項目、社團活動實行項目負責人制，項目驗收前須完成檔案自檢并上傳“檔案自檢報告”，否則不予財務結賬。學生檔案實行輔導員、班主任、導師三級責任制，確保高中檔案、入學登記表、成績單、獎懲、黨團、體檢、畢業(yè)派遣等七類材料完整、真實、可追溯。第三章文件材料形成與預立卷3.1形成要求（1）公文類嚴格執(zhí)行《黨政機關公文格式》，正文、附件、簽批單、發(fā)文稿紙、電子原稿齊全；（2）教學類材料須包含培養(yǎng)方案、教學大綱、課程教案、試卷、成績單、質量分析報告、教學日志；（3）科研類須包含立項批復、合同、預算書、過程記錄、結題報告、成果清單、財務決算、審計報告；（4）外事類須包含任務批件、護照簽證、邀請函、日程、總結、成果、經費清單；（5）基建類須包含立項、可研、環(huán)評、用地、規(guī)劃、施工、監(jiān)理、竣工圖、驗收、審計、產權證明；（6）電子文件須同步捕獲元數(shù)據(jù)：標題、責任者、形成時間、格式、大小、哈希值、系統(tǒng)標識、業(yè)務標識、保密級別、開放標識。3.2版本管理同一文件出現(xiàn)多版本時，以“最終審定稿+過程版本”方式保存，版本號采用“Vx.y”格式，x為主版本，y為修訂次，確保任何時點可還原流程。3.3預立卷流程（1）兼職檔案員在業(yè)務辦結后3個工作日內，使用“檔案采集客戶端”完成掃描、著錄、掛接；（2）系統(tǒng)自動比對材料清單，缺件亮紅燈，補件后方可提交；（3）檔案館收集指導部在2個工作日內完成初審，不合格退回并附整改單；（4）初審通過后生成“預立卷號”，同步打印二維碼標簽，貼于紙質文件首頁；（5）紙質文件裝入無酸紙盒，盒內附“卷內目錄”與“備考表”，盒脊標注年度、機構、期限、起止件號。第四章整理與編目4.1分類方案采用“年度—機構—問題—保管期限”四級分類法，機構代碼按學校組織機構編碼（YZB2024）執(zhí)行，問題代碼參照《高等教育檔案實體分類規(guī)范》再細化，保管期限分永久、30年、10年三類，代碼分別為Y、D30、D10。4.2編號規(guī)則檔號=全宗號（4位）+年度（4位）+機構代碼（3位）+問題代碼（2位）+保管期限代碼（2位）+盒號（4位）+件號（3位），共22位，確保全國唯一。4.3編目要素必備字段20項：檔號、題名、責任者、成文時間、頁數(shù)、載體、格式、密級、開放標識、關聯(lián)號、主題詞、摘要、原件存放位置、電子文件路徑、哈希值、移交人、接收人、移交時間、質量等級、備注；選填字段8項：文號、會議屆次、項目名稱、合同編號、圖紙圖號、聲像時長、人物、地點。4.4質量抽檢檔案館按不低于10%比例隨機抽檢，抽檢項包括材料齊全率、數(shù)據(jù)準確率、圖像清晰度、目錄完整率、裝訂牢固度、載體完好率。抽檢結果分A（優(yōu)秀）、B（合格）、C（整改）、D（不合格）四檔，C檔限期3個工作日整改，D檔退回重辦并通報。第五章移交與接收5.1移交時限黨群、行政、教學、外事、出版類在次年3月底前完成移交；科研、基建、設備類在項目結束后2個月內移交；財會類在會計年度終了后由財務處暫管3年，第4年6月底前移交；學生成績類在畢業(yè)次年9月底前移交；聲像、實物類在活動結束后1個月內移交。5.2移交手續(xù)（1）移交人填寫《檔案移交清單》一式三份，經本單位檔案工作小組負責人簽字并加蓋公章；（2）檔案館接收人現(xiàn)場清點盒數(shù)、份數(shù)、頁數(shù)，核對電子目錄，確認無誤后雙方在清單簽字；（3）系統(tǒng)生成“移交憑證”PDF，加蓋檔案館電子印章，同步發(fā)送移交人、接收人、審計處；（4）移交后紙質檔案進入檔案館庫房，電子檔案進入數(shù)字檔案館長期保存區(qū)，實行“雙套制”保管。5.3接收質檢檔案館在接收后5個工作日內完成質檢，發(fā)現(xiàn)缺件、錯頁、污損、數(shù)據(jù)錯誤等問題，啟動“一次性告知”機制，移交單位須在2個工作日補正，補正后重新履行接收手續(xù)。第六章保管與保護6.1庫房標準檔案館庫房分紙質庫區(qū)、特藏庫區(qū)、聲像庫區(qū)、實物庫區(qū)、電子庫區(qū)五域，實行“三區(qū)兩通道”布局：庫區(qū)、緩沖區(qū)、辦公區(qū)，檔案通道、人員通道分離。庫區(qū)溫度14℃—24℃、相對濕度45%—60%，日波動≤±2℃、±5%；潔凈度粒徑0.5μm≤3500000粒/m3；采用七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，庫區(qū)與緩沖區(qū)壓差5—10Pa；配置紅外雙鑒、振動、漏水、煙感、門禁五合一報警系統(tǒng)。6.2裝具與封裝紙質檔案采用無酸紙盒、無酸紙袋、不銹鋼釘裝訂；圖紙采用φ50mm紙筒卷裝；照片采用中性紙+聚酯袋+無酸紙盒三級封裝；磁帶、光盤采用防磁柜，相對濕度40%以下；實物獎章采用亞克力罩+樟木盒+硅膠干燥劑。6.3巡檢制度庫房實行“日、周、月、季、年”五級巡檢：（1）每日由值班人員通過動環(huán)系統(tǒng)遠程查看溫濕度、水浸、煙感；（2）每周現(xiàn)場巡檢一次，檢查蟲霉、鼠害、漏水、空調運行；（3）每月由安全保密部抽檢10%架位，填寫《庫房月度巡檢表》；（4）每季度邀請第三方消防公司檢測氣體滅火系統(tǒng)；（5）每年委托省檔案科研所進行紙張酸度、光盤老化、磁帶張力等專項檢測，出具檢測報告并歸檔。6.4修復與復制對出現(xiàn)老化、蟲蛀、霉蝕、撕裂的檔案，由保管利用部提出修復申請，經館長審批后送校文獻保護研究中心修復；修復過程全程攝像并保存；對利用頻率高的檔案，采用冷光掃描、高清拍攝方式制作復制件，提供利用，原件封存。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定周期檔案館每5年組織一次全面鑒定，必要時可提前；對保管期滿的短期檔案，可每年集中鑒定一次。7.2鑒定小組由檔案館牽頭，成員單位包括黨辦、校辦、審計處、法律顧問、形成部門代表、校外專家，人數(shù)不少于7人，實行票決制，三分之二以上同意方可銷毀。7.3鑒定流程（1）信息系統(tǒng)自動篩選待鑒定檔案，生成《到期檔案鑒定清冊》；（2）鑒定小組逐條審閱檔案內容、歷史價值、憑證價值、科研價值；（3）對擬銷毀檔案在校內網公示7個工作日，無異議后報校長辦公會審批；（4）審批通過后，由兩人以上押運送至保密銷毀中心，采用粉碎+制漿+脫水+再生紙方式銷毀，全程錄像并生成銷毀報告；（5）銷毀報告永久保存，銷毀清冊加蓋銷毀專用章，紙質一份存檔案館，一份送審計處。第八章利用與開放8.1利用方式（1）館內閱覽：持本人校園卡或身份證，填寫《檔案閱覽申請單》，系統(tǒng)自動分配閱覽座位，全程視頻監(jiān)控；（2）遠程調閱：通過VPN+雙因子認證登錄數(shù)字檔案館，在線瀏覽水印版，下載需審批；（3）出具證明：畢業(yè)生持身份證可申請成績單、錄取名冊、畢業(yè)派遣證等證明，檔案館在4小時內完成，加蓋“檔案證明專用章”；（4）展覽編研：檔案館每年舉辦2次以上專題展覽，開發(fā)校本教材、校史讀物、文創(chuàng)產品，收益納入學校財務統(tǒng)一管理。8.2開放審核對形成滿25年的檔案，由檔案館牽頭組織開放審核，涉及個人隱私、知識產權、國家安全、商業(yè)秘密的繼續(xù)延期開放；審核結果報省教育廳備案，并在學校官網發(fā)布開放目錄。8.3收費管理按照《政府信息公開信息處理費管理辦法》執(zhí)行，對校內教學科研利用實行免費；校外利用收取成本費，標準：紙質復制0.5元/頁、彩色打印2元/頁、刻錄光盤10元/張、郵寄到付；所有收費納入財政專戶，開具財政非稅票據(jù)。第九章信息化與數(shù)字檔案9.1系統(tǒng)架構采用“私有云+同城雙活+異地災備”三層架構，主數(shù)據(jù)中心位于學校信息中心，同城雙活距離≥15km，異地災備距≥300km，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘。9.2數(shù)據(jù)標準執(zhí)行《電子文件管理暫行辦法》《版式電子文件長期保存格式》《CAD電子文件歸檔要求》等國家標準；元數(shù)據(jù)方案采用EAD+DC+學校自定義方案，實現(xiàn)跨庫檢索、語義關聯(lián)、知識圖譜。9.3四性檢測系統(tǒng)每日自動執(zhí)行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，生成四性檢測報告；對異常文件自動隔離并短信通知管理員；每月形成《數(shù)字檔案四性檢測月報》向館長辦公會匯報。9.4長期保存采用“格式遷移+仿真+封裝”混合策略：對通用格式（PDF/A、TIFF、JPEG、MPEG2、XML）實行格式遷移；對專用格式（CAD、PSD、RAW）實行仿真環(huán)境保存；對關鍵數(shù)據(jù)采用AU包（ArchiveUnit）封裝，嵌入元數(shù)據(jù)、簽名、策略，確保50年內可讀。第十章安全與保密10.1密級劃分檔案密級分“絕密、機密、秘密、內部、公開”五級，由形成部門擬定，檔案館復核，保密辦審批；密級標識在卷皮、目錄、數(shù)據(jù)庫同時標注，做到“標識—目錄—實體”三一致。10.2權限模型采用RBAC+ABAC混合模型：RBAC基于角色，設系統(tǒng)管理員、檔案管理員、兼職檔案員、閱覽用戶、審計用戶、開發(fā)用戶六類角色；ABAC基于屬性，屬性包括部門、項目、年度、密級、開放標識、利用目的，實現(xiàn)動態(tài)細粒度授權。10.3審計與溯源系統(tǒng)日志采用國密SM2數(shù)字簽名，每30分鐘打包一次寫入區(qū)塊鏈側鏈，確保不可篡改；對高密級檔案的下載、打印、拍照行為實行水印+屏幕偷拍溯源，水印包含用戶ID、時間、IP、用途，偷拍可追溯至幀。10.4災備演練每季度進行一次“兩地三中心”災備演練，模擬火災、地震、勒索病毒、人為破壞四類場景；演練完成后形成《檔案安全應急演練報告》，對RPO、RTO、數(shù)據(jù)一致性、業(yè)務連續(xù)性進行量化評估，不達標立即整改。第十一章考核與獎懲11.1考核指標（1）歸檔及時率：黨群行政類≥98%，教學科研類≥95%；（2）質檢合格率：≥95%；（3）數(shù)字化率：永久檔案100%，30年檔案≥90%，10年檔案≥80%；（4）開放率：形成滿25年檔案開放率≥80%；（5）安全事件：全年零事故。11