PAGE公共衛(wèi)生用品索證制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生用品管理，規(guī)范索證行為，確保所采購的公共衛(wèi)生用品符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)要求，保障消費(fèi)者健康安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織采購、經(jīng)營(yíng)的各類公共衛(wèi)生用品，包括但不限于一次性使用衛(wèi)生用品、婦女經(jīng)期衛(wèi)生用品、尿布等排泄物衛(wèi)生用品、皮膚、粘膜衛(wèi)生用品、隱形眼鏡及其護(hù)理用品、衛(wèi)生濕巾、紙巾（紙）、衛(wèi)生棉、化妝棉以及指甲鉗等。（三）基本原則1.依法索證原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，索取相關(guān)證明文件。2.真實(shí)有效原則：所索取的索證資料必須真實(shí)、完整、有效，能夠證明產(chǎn)品的合法性、質(zhì)量安全性。3.全程追溯原則：確保索證資料能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)公共衛(wèi)生用品采購、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、銷售等環(huán)節(jié)的全程追溯。二、索證要求（一）供應(yīng)商資質(zhì)證明1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件：證明供應(yīng)商具有合法經(jīng)營(yíng)資格，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋所供應(yīng)的公共衛(wèi)生用品類別。2.生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件（適用于生產(chǎn)企業(yè)）：若供應(yīng)商為生產(chǎn)企業(yè)，需提供此證，以證明其具備生產(chǎn)相應(yīng)公共衛(wèi)生用品的資質(zhì)和能力。3.衛(wèi)生許可證副本復(fù)印件：表明供應(yīng)商生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的公共衛(wèi)生用品符合衛(wèi)生許可要求，經(jīng)過相關(guān)部門許可生產(chǎn)或銷售。（二）產(chǎn)品質(zhì)量證明文件1.產(chǎn)品合格證明：由供應(yīng)商提供的每批次產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)合格報(bào)告，證明該批次產(chǎn)品符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件：如通過ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證（ISO9001）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（ISO14001）、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證（OHSAS18001）等相關(guān)認(rèn)證文件，體現(xiàn)供應(yīng)商具備完善的質(zhì)量管理體系，能夠有效保障產(chǎn)品質(zhì)量。3.第三方檢測(cè)報(bào)告：委托具有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢測(cè)出具的報(bào)告，進(jìn)一步證明產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）產(chǎn)品標(biāo)簽說明書審核1.產(chǎn)品標(biāo)簽：應(yīng)符合《消毒產(chǎn)品標(biāo)簽說明書管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，標(biāo)注產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、生產(chǎn)企業(yè)名稱及地址、生產(chǎn)許可證號(hào)、衛(wèi)生許可證號(hào)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、主要有效成分及其含量、使用方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.產(chǎn)品說明書：詳細(xì)說明產(chǎn)品的性能、用途、使用方法、注意事項(xiàng)、儲(chǔ)存條件等信息，確保消費(fèi)者能夠正確使用產(chǎn)品。（四）進(jìn)口產(chǎn)品索證要求1.進(jìn)口產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件（適用于需要辦理衛(wèi)生許可批件的產(chǎn)品）：證明該進(jìn)口公共衛(wèi)生用品已獲得我國(guó)相關(guān)部門的許可，允許進(jìn)口銷售。2.報(bào)關(guān)單：證明產(chǎn)品合法進(jìn)口的文件，記錄產(chǎn)品的進(jìn)口日期、數(shù)量、規(guī)格等信息。3.檢驗(yàn)檢疫證明：表明產(chǎn)品經(jīng)過檢驗(yàn)檢疫合格，符合我國(guó)進(jìn)口產(chǎn)品的衛(wèi)生要求。三、索證流程（一）采購環(huán)節(jié)索證1.采購部門在選擇供應(yīng)商前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行初步審核，要求供應(yīng)商提供上述規(guī)定的資質(zhì)證明文件。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確索證條款，要求供應(yīng)商在供貨時(shí)提供每批次產(chǎn)品的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品標(biāo)簽說明書等相關(guān)資料。3.采購部門收到供應(yīng)商提供的貨物時(shí)，應(yīng)同時(shí)索取并核對(duì)相關(guān)索證資料，確保資料齊全、真實(shí)有效。（二）驗(yàn)收環(huán)節(jié)索證審核1.驗(yàn)收人員在對(duì)公共衛(wèi)生用品進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)審核索證資料，檢查產(chǎn)品標(biāo)簽說明書是否符合規(guī)定要求。2.對(duì)照索證資料中的產(chǎn)品合格證明、質(zhì)量認(rèn)證文件等，對(duì)產(chǎn)品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行檢查，確保所驗(yàn)收的產(chǎn)品與索證資料一致，質(zhì)量符合要求。（三）索證資料存檔1.采購部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)將每次采購的公共衛(wèi)生用品索證資料進(jìn)行整理、歸檔，建立索證檔案。2.索證檔案應(yīng)包括供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品標(biāo)簽說明書、進(jìn)口產(chǎn)品相關(guān)索證文件等，按照產(chǎn)品類別、批次等進(jìn)行分類存放，便于查詢和追溯。（四）索證資料更新與補(bǔ)充1.定期對(duì)索證資料進(jìn)行更新，確保供應(yīng)商資質(zhì)證明文件在有效期內(nèi)，產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等資料的時(shí)效性。2.當(dāng)產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽說明書等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商提供新的索證資料，并對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)更新。四、索證資料管理（一）專人負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)索證資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保索證資料的完整性和安全性。（二）檔案保管期限索證檔案應(yīng)妥善保管，保管期限不少于產(chǎn)品有效期滿后2年。對(duì)于沒有明確保質(zhì)期的產(chǎn)品，索證檔案應(yīng)至少保存3年。檔案查閱與借閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱索證檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的完整性，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換或標(biāo)注等。2.因特殊原因需要借閱索證檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)對(duì)檔案資料的安全和保密負(fù)責(zé)。（三）檔案銷毀索證檔案超過保管期限需要銷毀時(shí)，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀清單應(yīng)留存?zhèn)洳?。五、監(jiān)督檢查（一）定期自查公司/組織應(yīng)定期對(duì)公共衛(wèi)生用品索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，檢查索證資料的完整性、真實(shí)性，產(chǎn)品質(zhì)量證明文件的有效性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）內(nèi)部審計(jì)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將公共衛(wèi)生用品索證制度的執(zhí)行情況納入審計(jì)范圍，對(duì)采購、驗(yàn)收、索證資料管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（三）外部監(jiān)管配合積極配合衛(wèi)生行政部門、市場(chǎng)監(jiān)督管理部門等相關(guān)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供索證資料，對(duì)于監(jiān)管部門提出的問題及時(shí)整改落實(shí)。六、罰則（一）對(duì)違反索證制度行為的處理1.對(duì)于采購人員未按規(guī)定索取索證資料或索證資料不全而采購公共衛(wèi)生用品的，給予批評(píng)教育，責(zé)令其限期補(bǔ)全索證資料；情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.驗(yàn)收人員未認(rèn)真審核索證資料或未按要求驗(yàn)收產(chǎn)品，導(dǎo)致不合格產(chǎn)品入庫的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處理；造成嚴(yán)重后果的，追究其相關(guān)責(zé)任。3.負(fù)責(zé)索證資料管理的人員未妥善保管索證檔案，導(dǎo)致資料丟失、損壞或泄露的，給予警告處分；造成重大損失的，依法追究其法律責(zé)任。（二）對(duì)供應(yīng)商提供虛假索證資料的處理1.若發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供虛假的資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等索證資料，立即停止與該供應(yīng)商的合作，并向相關(guān)監(jiān)管部門報(bào)告。2.對(duì)已采購的該供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行封存、召回等處理，依法追究供應(yīng)商的法律責(zé)任，要求其承擔(dān)因虛