PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案保管制度一、總則1.目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各科室形成的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、醫(yī)療檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性、便于利用的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。積極為衛(wèi)生院各科室提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。衛(wèi)生院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，包括病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。人事檔案，包括職工履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、維修記錄等。其他與衛(wèi)生院工作相關(guān)的檔案。2.收集要求各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。4.整理方法文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。醫(yī)療檔案按照病歷號(hào)、病種、時(shí)間順序進(jìn)行整理。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理。人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間進(jìn)行整理。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。人事檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。檔案應(yīng)編制目錄，填寫備考表，裝訂整齊。歸檔的檔案應(yīng)移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件；長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年；短期保管的檔案期限為[X]年。醫(yī)療檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。人事檔案的保管期限為永久。設(shè)備檔案的保管期限為設(shè)備的使用年限。4.保管方式檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限排列存放；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用1.利用范圍衛(wèi)生院內(nèi)部各科室因工作需要查閱檔案。上級(jí)主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。患者及其家屬因醫(yī)療糾紛等原因查閱病歷檔案。2.利用手續(xù)查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查閱場(chǎng)所和必要的協(xié)助。查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印檔案應(yīng)注明用途，不得用于其他目的。借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值或保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。3.銷毀程序檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。將造冊(cè)登記的檔案清單報(bào)檔案鑒定小組審核，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字同意后，報(bào)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.信息化建設(shè)內(nèi)容建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱等功能。建立檔案安全保密制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操