PAGE衛(wèi)生院檔案管理安全制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理的安全性，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效保護(hù)和利用檔案資源，為衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》、《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院的各類檔案，包括文書(shū)檔案、醫(yī)療檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和管理水平。2.各科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等工作，確保本科室檔案的安全和正常流轉(zhuǎn)。配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，及時(shí)反饋本科室檔案管理工作中的問(wèn)題和建議。三、檔案收集與整理1.收集范圍文書(shū)檔案：包括衛(wèi)生院的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。醫(yī)療檔案：涵蓋門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人事檔案：涉及職工的履歷、學(xué)歷、職稱、考核、獎(jiǎng)懲等資料。其他檔案：如設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等。2.收集要求各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.整理方法文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，采用“件”的整理方式，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目。醫(yī)療檔案按照病歷號(hào)順序進(jìn)行整理，確保病歷資料的完整性和連貫性。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度和類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制目錄。人事檔案按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄和索引。四、檔案分類與編號(hào)1.分類標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類等類別。醫(yī)療檔案按照疾病診斷、治療過(guò)程等進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)科目和業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。人事檔案按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行分類。2.編號(hào)規(guī)則文書(shū)檔案編號(hào)采用年度+保管期限+流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。醫(yī)療檔案編號(hào)為病歷號(hào)。財(cái)務(wù)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)憑證編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。人事檔案編號(hào)按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.保管期限劃分文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年50年）、短期（15年以下）。醫(yī)療檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般病歷不少于30年。財(cái)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法確定，如會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年等。人事檔案的保管期限為永久。3.檔案存放方式按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。六、檔案借閱與利用1.借閱權(quán)限內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。外部單位因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。醫(yī)療檔案借閱期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，原則上不得帶出檔案庫(kù)房。3.借閱要求借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。4.檔案利用檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。鼓勵(lì)各科室充分利用檔案資源，開(kāi)展數(shù)據(jù)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作等活動(dòng)，提高工作效率和質(zhì)量。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.銷毀程序編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將其歸檔保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，提升檔案服務(wù)水平。2.信息化管理措施配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的正常開(kāi)展。對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的基本信息和全文數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。九、檔案安全保密1.保密制度加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)。明確檔案管理人員的保密職責(zé)，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.安全防范措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。配備消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。十、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各科室的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、鑒定等環(huán)節(jié)。檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。檔案安全保密措施的落實(shí)情況，如庫(kù)房安全、信息安全等。3.問(wèn)題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的