PAGE衛(wèi)生院檔案安全保密制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案的安全保密管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室、各崗位涉及檔案管理工作的人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。3.基本原則檔案安全保密工作遵循“預(yù)防為主、綜合治理、突出重點(diǎn)、保障安全”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被非法獲取、使用、傳播或泄露。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全保密管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各科室檔案管理工作，確保檔案管理工作符合安全保密要求。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。加強(qiáng)檔案安全保密設(shè)施建設(shè)，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。組織開展檔案安全保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體人員的安全保密意識(shí)。2.各科室職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，妥善保管本科室檔案。配合檔案管理部門做好檔案的利用和銷毀工作，提供必要的檔案信息。3.檔案管理人員職責(zé)熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案銷毀符合規(guī)定要求。三、檔案收集與整理1.檔案收集各科室應(yīng)及時(shí)將本科室形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。檔案收集范圍包括但不限于醫(yī)療文書、護(hù)理記錄、醫(yī)技檢查報(bào)告、行政管理文件、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等。對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。2.檔案整理檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)（科室）、問題等進(jìn)行分類。檔案編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于查找和識(shí)別。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案保管1.檔案庫房管理設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的安全保密條件，符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等要求。檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的滅火設(shè)備和應(yīng)急照明設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。2.檔案存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類存放和查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行異地備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。3.檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括衛(wèi)生院重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、財(cái)務(wù)決算等。長(zhǎng)期保管的檔案包括一般醫(yī)療文書、護(hù)理記錄、醫(yī)技檢查報(bào)告等，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案包括一般性行政管理文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等，保管期限一般為5年以下。檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案利用1.檔案查閱本衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.檔案借閱外單位人員因工作需要查閱或借閱本衛(wèi)生院檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號(hào)等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案安全保密措施1.人員管理加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識(shí)。嚴(yán)格控制檔案管理人員的工作權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止因權(quán)限過大導(dǎo)致檔案信息泄露。2.設(shè)施設(shè)備管理加強(qiáng)檔案安全保密設(shè)施設(shè)備的建設(shè)和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。定期對(duì)防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更換損壞的設(shè)備。對(duì)檔案庫房的門窗、門鎖等進(jìn)行加固，安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問日志等功能，防止電子檔案信息泄露。3.信息安全管理嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理。對(duì)檔案信息進(jìn)行分類分級(jí)管理，采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.保密制度執(zhí)行全體人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案信息。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露、篡改或丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案安全保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。對(duì)仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)