企業(yè)員工入職與離職標準化流程管理工具一、適用情境與對象本工具適用于企業(yè)人力資源部門、用人部門及員工個人，用于規(guī)范員工從入職到離職全流程的管理操作。具體場景包括：新員工入職辦理、試用期跟蹤、員工離職申請與交接、人事檔案更新等，旨在保證流程標準化、信息準確化、管理規(guī)范化，降低操作風險，提升人事工作效率。二、員工入職全流程操作指南（一）入職需求提出與審批用人部門發(fā)起需求：部門負責人根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，填寫《人員增補申請表》，明確崗位名稱、任職要求、到崗時間、編制類型等信息，提交至人力資源部。人力資源部審核：HR審核崗位需求的合理性與編制匹配度，確認崗位需求后，啟動招聘流程（內(nèi)部招聘/外部招聘）。錄用通知發(fā)放：確定錄用人員后，HR向候選人發(fā)放《錄用通知書》，明確崗位、薪資、報到時間、需攜帶資料清單（證件號碼原件及復印件、學歷學位證書原件及復印件、體檢報告、離職證明等）。（二）入職資料準備與審核員工提交資料：員工按《錄用通知書》要求，在報到日當天提交完整資料，填寫《員工入職登記表》（含基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等）。HR資料審核：HR核對原件與復印件一致性，檢查資料完整性（如離職證明是否齊全、學歷證書是否真實），存檔復印件并標注“與原件一致”。（三）入職手續(xù)辦理勞動合同簽訂：HR與員工簽訂勞動合同（一式兩份），明確合同期限、崗位職責、薪酬結(jié)構(gòu)、工作時間、保密協(xié)議等條款，雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份。社保與公積金辦理：HR在員工入職30日內(nèi)，為其辦理社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育）及住房公積金增員手續(xù)，保證權(quán)益及時生效。辦公資源配置：行政部根據(jù)崗位需求，發(fā)放工牌、辦公電腦、鑰匙、門禁卡等物品，開通企業(yè)郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)賬號（如OA、業(yè)務系統(tǒng)），并記錄《辦公物品領(lǐng)用登記表》。入職引導：HR或部門負責人帶領(lǐng)員工熟悉辦公環(huán)境、介紹團隊成員、講解企業(yè)規(guī)章制度（考勤、保密、安全等），并安排崗位導師進行入職培訓（崗位職責、業(yè)務流程、工具使用等）。（四）試用期管理與轉(zhuǎn)正試用期跟蹤：部門負責人每周與員工進行1次工作溝通，記錄《試用期考核表》，明確工作進展與改進方向；HR每月跟進試用期情況，協(xié)調(diào)解決員工適應問題。轉(zhuǎn)正申請與審批：試用期結(jié)束前7天，員工提交《轉(zhuǎn)正申請表》，部門負責人根據(jù)考核結(jié)果填寫意見，HR審核后報上級領(lǐng)導審批。通過審批者，轉(zhuǎn)為正式員工；未通過者，與員工溝通延長試用期或解除勞動合同（需符合法律規(guī)定）。三、員工離職全流程操作指南（一）離職申請與審批員工提交申請：員工需提前30天（試用期提前3天）向部門負責人提交《離職申請表》，說明離職原因、最后工作日，并確認工作交接計劃。部門負責人審批：部門負責人審核離職原因合理性，評估崗位人員替代風險，簽署意見并反饋至人力資源部。關(guān)鍵崗位需報分管領(lǐng)導審批。（二）工作交接與監(jiān)督制定交接清單：員工與部門負責人共同制定《工作交接清單》，明確工作內(nèi)容、進度、資料文件（電子/紙質(zhì)）、客戶對接人、系統(tǒng)賬號密碼等，交接雙方簽字確認。交接執(zhí)行與監(jiān)督：員工按清單逐項交接，部門負責人或指定監(jiān)督人全程跟進，保證工作無遺漏、資料無缺失。交接完成后，監(jiān)督人在《工作交接清單》上簽字確認。（三）離職手續(xù)辦理物品歸還：員工歸還工牌、門禁卡、電腦、鑰匙等公司財物，行政部核對《辦公物品領(lǐng)用登記表》，確認無缺失后簽字。系統(tǒng)權(quán)限關(guān)閉：IT部門在員工最后工作日關(guān)閉其企業(yè)郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)等賬號權(quán)限，保證信息安全。薪資結(jié)算與證明：HR核算員工最后一個月薪資（含未休年假補償、績效獎金等），發(fā)放離職證明（注明入職時間、離職時間、崗位名稱，不涉及離職原因），雙方簽字確認。（四）資料歸檔與后續(xù)跟進人事檔案更新：HR將離職申請表、工作交接清單、離職證明等資料歸入員工檔案，更新人事系統(tǒng)狀態(tài)為“離職”。離職反饋（可選）：HR可在離職后1周內(nèi)與員工進行簡短溝通，知曉離職原因（非必要不強制），記錄《離職員工訪談表》，作為企業(yè)管理改進參考。四、模板表格示例表1：員工入職登記表項目內(nèi)容姓名*某三性別男/女出生年月XXXX年XX月證件號碼號（僅HR存檔，不顯示在表格中）學歷本科專業(yè)計算機科學與技術(shù)聯(lián)系方式（僅HR存檔，不顯示在表格中）緊急聯(lián)系人*某四緊急聯(lián)系人電話（僅HR存檔，不顯示在表格中）崗位軟件工程師部門技術(shù)部入職日期XXXX年XX月XX日合同期限XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日試用期X個月表2：離職申請表項目內(nèi)容員工姓名*某五所屬部門市場部崗位市場專員入職日期XXXX年XX月XX日申請離職日期XXXX年XX月XX日最后工作日XXXX年XX月XX日離職原因個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃工作交接計劃1.完成XX項目客戶對接；2.整理市場分析報告存檔部門負責人意見同意離職，保證工作交接完畢HR意見已確認社保停辦及薪資結(jié)算員工簽字___________日期XXXX年XX月XX日表3：工作交接清單交接類別具體內(nèi)容接收人簽字交接人簽字日期工作文件XX項目需求文檔（電子版/紙質(zhì)版）*某六*某五XX月XX日系統(tǒng)賬號密碼CRM系統(tǒng)賬號：xxx，密碼：xxx（交接后修改）*某六*某五XX月XX日客戶資源客戶A聯(lián)系方式：xxx（已同步至客戶名單）*某六*某五XX月XX日辦公物品公司筆記本電腦（序列號：xxx）*某六*某五XX月XX日五、關(guān)鍵事項提醒信息真實性：入職時員工提供的資料（證件號碼、學歷證書等）必須真實，HR需嚴格審核，虛假信息可導致勞動合同無效。時間節(jié)點把控：入職需在30日內(nèi)辦理社保增員，離職需提前30天（試用期3天）提交申請，避免因逾期產(chǎn)生法律風險。保密義務：員工在職及離職后，需遵守保密協(xié)議，不得泄露公司商業(yè)秘密（技術(shù)資料、客戶信息等），違者需承