PAGE職業(yè)衛(wèi)生科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職業(yè)衛(wèi)生科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在職業(yè)衛(wèi)生工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司職業(yè)衛(wèi)生科在職業(yè)衛(wèi)生管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病診斷檔案、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則職業(yè)衛(wèi)生科檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映職業(yè)衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）職業(yè)衛(wèi)生科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)職業(yè)衛(wèi)生科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.審核重要檔案的內(nèi)容，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理工作，將檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)。（三）各崗位人員職責(zé)1.各崗位人員負(fù)責(zé)及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件、資料提交給檔案管理人員，確保檔案收集的完整性。2.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)相關(guān)資料，包括檢測(cè)方案、采樣記錄、檢測(cè)報(bào)告、評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料，如員工職業(yè)健康檢查表、體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明書(shū)等。3.職業(yè)衛(wèi)生管理制度文件，如職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)制度、職業(yè)危害事故應(yīng)急預(yù)案等。4.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。5.職業(yè)危害因素申報(bào)資料，如申報(bào)回執(zhí)、申報(bào)變更記錄等。6.職業(yè)衛(wèi)生防護(hù)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查資料，如監(jiān)督檢查記錄、整改報(bào)告等。8.其他與職業(yè)衛(wèi)生工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)資料提交給檔案管理人員，確保檔案收集的及時(shí)性。2.提交的資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集的資料進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類(lèi)按照職業(yè)衛(wèi)生檔案的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)衛(wèi)生管理制度檔案等。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”，如“2023JC001”表示2023年職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)檔案中的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將整理好的檔案及時(shí)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名等信息。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名等內(nèi)容，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限1.職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括職業(yè)病診斷證明書(shū)、職業(yè)危害事故應(yīng)急預(yù)案等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案包括職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告等，保管期限一般為10年。短期保管的檔案包括職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)記錄、職業(yè)危害因素申報(bào)回執(zhí)等，保管期限一般為3年。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審核，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照承諾書(shū)的要求妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮等設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由職業(yè)衛(wèi)生科負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理人員組織實(shí)施。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆?/p>