PAGE衛(wèi)生計(jì)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生計(jì)生工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)衛(wèi)生計(jì)生檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生計(jì)生檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生計(jì)生工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生計(jì)生工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的衛(wèi)生計(jì)生檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生計(jì)生檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.負(fù)責(zé)對(duì)本公司/組織內(nèi)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)衛(wèi)生計(jì)生檔案的形成、積累和整理工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交檔案室集中管理。3.在工作中積極配合檔案室做好檔案的收集、整理、利用等工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。三、檔案收集（一）收集范圍1.衛(wèi)生計(jì)生行政管理文件，包括上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、本公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)工作檔案，如醫(yī)療服務(wù)記錄、疾病防控資料、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案、計(jì)劃生育工作檔案等。3.科研項(xiàng)目檔案，包括科研立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。4.人事檔案，涉及衛(wèi)生計(jì)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的招聘、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。5.財(cái)務(wù)檔案，與衛(wèi)生計(jì)生工作相關(guān)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、審計(jì)等資料。6.設(shè)備檔案，衛(wèi)生計(jì)生工作中使用的各類(lèi)設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢等文件。7.其他與衛(wèi)生計(jì)生工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照衛(wèi)生計(jì)生檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、設(shè)備類(lèi)等類(lèi)別。2.每一大類(lèi)下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如業(yè)務(wù)工作類(lèi)可分為醫(yī)療管理、疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督等二級(jí)類(lèi)目。（二）整理方法1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單，便于查找和管理。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝訂和存放。4.電子檔案應(yīng)按照相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和利用。2.不同年度、不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案檢查1.檔案室定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并進(jìn)行登記備案。3.查閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織衛(wèi)生計(jì)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為衛(wèi)生計(jì)生工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防