采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程模板：保證采購(gòu)合規(guī)操作指南一、適用范圍與業(yè)務(wù)背景二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作指南步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫發(fā)起人：需求部門員工或部門負(fù)責(zé)人。操作說(shuō)明：需求部門確認(rèn)采購(gòu)必要性（如：現(xiàn)有物資是否無(wú)法滿足工作需求、是否屬于重復(fù)采購(gòu)等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板表格），注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、預(yù)算科目、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。如涉及大額采購(gòu)或特殊品類（如固定資產(chǎn)、定制化服務(wù)），需附《采購(gòu)需求說(shuō)明書》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)背景、技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)調(diào)研情況等。申請(qǐng)單提交前需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人（部門主管）簽字確認(rèn)，保證需求合理且符合部門預(yù)算。步驟2：部門審核與預(yù)算校驗(yàn)審核人：需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門專員。操作說(shuō)明：需求部門審核：部門主管重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性及與部門工作計(jì)劃的匹配性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字。財(cái)務(wù)預(yù)算校驗(yàn)：財(cái)務(wù)部門專員（財(cái)務(wù)專員）通過(guò)系統(tǒng)或臺(tái)賬核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算金額是否充足。若超預(yù)算，需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，按預(yù)算調(diào)整流程審批；若預(yù)算不足或未納入預(yù)算，暫緩采購(gòu)并退回需求部門。步驟3：采購(gòu)部門審核與供應(yīng)商初步篩選審核人：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（采購(gòu)經(jīng)理）、采購(gòu)專員。操作說(shuō)明：采購(gòu)合規(guī)性審核：采購(gòu)經(jīng)理審核采購(gòu)方式是否符合企業(yè)規(guī)定（如：小額采購(gòu)可采用比價(jià)、詢價(jià)，大額采購(gòu)需招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判），是否涉及獨(dú)家供應(yīng)商或特殊采購(gòu)渠道。供應(yīng)商信息核查：采購(gòu)專員通過(guò)合格供應(yīng)商名錄或市場(chǎng)初步調(diào)研，篩選2-3家候選供應(yīng)商，收集其資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、過(guò)往合作業(yè)績(jī)等），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)及履約能力。審核通過(guò)后，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)金額確定后續(xù)執(zhí)行方式（如：直接比價(jià)、啟動(dòng)招標(biāo)流程等），并反饋至需求部門。步驟4：審批權(quán)限分級(jí)與最終審批審批人：根據(jù)采購(gòu)金額及品類劃分，由部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)總監(jiān)、總經(jīng)理或董事會(huì)分級(jí)審批。審批權(quán)限參考標(biāo)準(zhǔn)（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)經(jīng)理審批；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)經(jīng)理+財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；金額＞5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)經(jīng)理+財(cái)務(wù)總監(jiān)+總經(jīng)理審批；重大采購(gòu)（如金額＞20萬(wàn)元或關(guān)鍵設(shè)備采購(gòu)）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。操作說(shuō)明：各審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核采購(gòu)必要性、預(yù)算合規(guī)性、供應(yīng)商合理性及審批流程完整性。若審批不通過(guò)，需注明原因并退回上一環(huán)節(jié)整改。步驟5：采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂執(zhí)行人：采購(gòu)專員、法務(wù)部門（如需）。操作說(shuō)明：采購(gòu)專員根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。金額≥1萬(wàn)元的采購(gòu)項(xiàng)目，需簽訂正式采購(gòu)合同，法務(wù)部門（法務(wù)專員）審核合同條款的合法性、完整性，保證雙方權(quán)責(zé)清晰。緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換設(shè)備）可簡(jiǎn)化流程，但需在采購(gòu)后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)，并注明“緊急采購(gòu)”原因。步驟6：物資驗(yàn)收與付款結(jié)算驗(yàn)收人：需求部門員工、采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)專員。操作說(shuō)明：物資驗(yàn)收：供應(yīng)商交付物資后，需求部門對(duì)照采購(gòu)訂單核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《物資驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。若存在質(zhì)量問(wèn)題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通退貨或換貨。付款結(jié)算：采購(gòu)專員匯總《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)訂單》《物資驗(yàn)收單》等資料，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)專員）審核單據(jù)一致性無(wú)誤后，按合同約定辦理付款（如：轉(zhuǎn)賬、支票等），并保留付款憑證。涉及服務(wù)的采購(gòu)，需按服務(wù)階段分階段驗(yàn)收并結(jié)算，保證服務(wù)達(dá)標(biāo)后再支付尾款。步驟7：檔案歸檔與流程復(fù)盤歸檔人：采購(gòu)專員、檔案管理員。操作說(shuō)明：采購(gòu)專員將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理成冊(cè)，交檔案管理部門（檔案管理員）存檔，保存期限不少于3年。定期（如每季度）對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行復(fù)盤，分析采購(gòu)效率、成本控制及合規(guī)性，持續(xù)優(yōu)化流程。三、采購(gòu)申請(qǐng)表（標(biāo)準(zhǔn)模板）字段名稱填寫說(shuō)明示例申請(qǐng)單編號(hào)由采購(gòu)部門按“年份+月份+流水號(hào)”自動(dòng)（如：202405-001）202405-001申請(qǐng)部門需求部門全稱生產(chǎn)部申請(qǐng)人需求部門員工姓名（*號(hào)代替）*聯(lián)系方式申請(qǐng)人電話（僅限內(nèi)部系統(tǒng)使用，對(duì)外隱藏）申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的年月日2024年5月10日采購(gòu)類型□辦公物資□原材料□設(shè)備□服務(wù)□其他（請(qǐng)注明）□設(shè)備物品/服務(wù)名稱詳細(xì)填寫，避免簡(jiǎn)稱（如：“筆記本電腦”而非“筆記本”）戴爾OptiPlex7090臺(tái)式機(jī)規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)明確品牌、配置、功能等指標(biāo)（如適用）i7-12700/16G/512GSSD數(shù)量阿拉伯?dāng)?shù)字填寫5預(yù)估單價(jià)（元）含稅單價(jià)，保留兩位小數(shù)6500.00預(yù)估總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)，大寫金額需與小寫一致32500.00（叁萬(wàn)貳仟伍佰元整）采購(gòu)用途說(shuō)明具體使用場(chǎng)景（如：“用于新員工辦公”或“生產(chǎn)線A備件更換”）用于研發(fā)部新項(xiàng)目測(cè)試預(yù)算科目對(duì)應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算科目（如：“辦公費(fèi)-設(shè)備購(gòu)置”）研發(fā)費(fèi)-設(shè)備購(gòu)置期望交付日期年月日（需留足供應(yīng)商供貨時(shí)間，避免緊急采購(gòu)）2024年5月25日供應(yīng)商信息（可選）如有意向供應(yīng)商，填寫名稱、聯(lián)系人及電話科技有限公司，*，1395678需求部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字+日期*，2024年5月10日財(cái)務(wù)部門預(yù)算意見(jiàn)□預(yù)算充足□預(yù)算不足，需調(diào)整□無(wú)預(yù)算（請(qǐng)注明原因）□預(yù)算充足，*趙六，2024年5月11日采購(gòu)部門審核意見(jiàn)簽字+日期*周七，2024年5月12日審批意見(jiàn)（分級(jí)）按權(quán)限填寫（見(jiàn)審批權(quán)限表）備注其他需說(shuō)明事項(xiàng)（如：緊急采購(gòu)原因、特殊要求等）無(wú)四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵合規(guī)要點(diǎn)信息真實(shí)性要求：申請(qǐng)人需保證采購(gòu)申請(qǐng)信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等）真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)需求或夸大預(yù)算，違者按企業(yè)獎(jiǎng)懲制度處理。審批權(quán)限不可逾越：各審批人須嚴(yán)格按照權(quán)限分級(jí)審批，不得越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批（如：將5萬(wàn)元采購(gòu)拆分為2筆3萬(wàn)元）。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的企業(yè)，新增供應(yīng)商需通過(guò)資質(zhì)審查（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、信用記錄等），避免與失信供應(yīng)商合作。緊急采購(gòu)管理：確因突發(fā)情況需緊急采購(gòu)的，需由需求部門負(fù)責(zé)人注明原因并電話報(bào)備采購(gòu)及財(cái)務(wù)部門，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全書面手續(xù)，嚴(yán)