會(huì)計(jì)檔案保管制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則制定，同時(shí)符合集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控及檔案管理的統(tǒng)一要求。結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際及專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控需求，為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障會(huì)計(jì)信息真實(shí)完整，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司所有會(huì)計(jì)核算活動(dòng)、財(cái)務(wù)報(bào)告編制、稅務(wù)處理及與會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)場景，包括但不限于資金收付、資產(chǎn)核算、成本管理、預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)分析等。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理：指公司為確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和合規(guī)性，所建立的一整套管理制度、操作流程和監(jiān)督機(jī)制，涵蓋檔案全生命周期管理。（二）專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指因會(huì)計(jì)檔案管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律、財(cái)務(wù)、聲譽(yù)等方面的風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于檔案遺失、篡改、泄密、保管不善等風(fēng)險(xiǎn)。（三）合規(guī)：指公司會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度的全部要求。第四條會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)計(jì)檔案納入統(tǒng)一管理范疇，無遺漏、無空白。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門在檔案管理中的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦檔案管理中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)控與防范。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估檔案管理效果，優(yōu)化制度流程，提升管理水平。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌決策、資源保障及最終監(jiān)督責(zé)任；分管財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)和推動(dòng)制度的落實(shí)。第六條設(shè)立會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管財(cái)務(wù)、審計(jì)及信息技術(shù)等工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任成員，辦公室設(shè)在財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司檔案管理工作，定期召開會(huì)議研究解決重大問題，并對制度的修訂與執(zhí)行進(jìn)行決策審批。第七條會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審定會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理制度及重大調(diào)整方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門檔案管理需求，解決爭議事項(xiàng)；（三）監(jiān)督考核各部門檔案管理績效，提出改進(jìn)要求；（四）組織應(yīng)對重大檔案風(fēng)險(xiǎn)事件，形成處置意見。第八條牽頭部門（財(cái)務(wù)部）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理的體系建設(shè)，具體職責(zé)包括：（一）制定、修訂并解釋本制度，組織開展培訓(xùn)宣貫；（二）組織定期開展檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，評估管理缺陷；（三）監(jiān)督各部門檔案管理流程的執(zhí)行情況，實(shí)施考核；（四）統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)下屬單位規(guī)范操作。第九條專責(zé)部門（審計(jì)部、信息技術(shù)部）負(fù)責(zé)以下職責(zé)：（一）審計(jì)部：對會(huì)計(jì)檔案管理合規(guī)性進(jìn)行獨(dú)立審查，提出審計(jì)建議；（二）信息技術(shù)部：保障檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，實(shí)施電子檔案安全防護(hù)，配合開展數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)計(jì)檔案管理要求，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔；（二）開展日常風(fēng)險(xiǎn)自查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)上報(bào)；（三）配合財(cái)務(wù)部完成檔案整理、裝訂等工作；（四）建立部門內(nèi)部檔案管理制度，明確操作規(guī)范。第十一條基層執(zhí)行崗位（如出納、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)助理等）應(yīng)履行以下責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，按要求形成、傳遞、保管檔案；（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，承諾無違規(guī)操作行為；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或隱患，及時(shí)向直接上級或財(cái)務(wù)部報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)計(jì)檔案形成與收集管理：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案必須按照原始性、完整性原則及時(shí)收集，不得遺漏、偽造或篡改。電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步生成，確保數(shù)據(jù)一致性。第十三條檔案整理與歸檔管理：財(cái)務(wù)部統(tǒng)一制定檔案分類方案，業(yè)務(wù)部門按月整理歸檔，裝訂規(guī)范，注明檔號、頁碼、形成日期等信息，紙質(zhì)檔案需在歸檔后三十日內(nèi)移交檔案室。第十四條檔案保管與安全防護(hù)：檔案室應(yīng)具備恒溫恒濕、防火防潮、防盜等條件，重要檔案采取雙份保管或加密存儲(chǔ)措施；電子檔案需定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)與備份，禁止非授權(quán)訪問、復(fù)制或刪除。第十五條檔案利用與借閱管理：內(nèi)部利用需填寫借閱登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理手續(xù)，外部借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格限制復(fù)制范圍；借閱期限原則上不超過三個(gè)月，特殊情況需另行報(bào)批。第十六條檔案保密管理：涉密檔案（如關(guān)聯(lián)交易資料、稅務(wù)申報(bào)表等）實(shí)行分級管理，接觸人員需簽署保密協(xié)議，離職時(shí)必須清退所有檔案資料；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，記錄操作日志。第十七條檔案銷毀管理：檔案保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編制銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后按規(guī)定程序銷毀，銷毀過程需兩人以上監(jiān)銷并簽字確認(rèn)，電子檔案銷毀需同時(shí)刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)并驗(yàn)證清除效果。第十八條檔案交接管理：部門調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，必須完成檔案交接手續(xù)，形成交接清單，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部備案；交接過程中檔案資料不得損毀或流失。第十九條檔案信息化管理：逐步推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期線上管理，通過流程固化、權(quán)限控制、智能預(yù)警等手段提升管理效率與安全性。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：財(cái)務(wù)部每年對制度執(zhí)行情況進(jìn)行評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或風(fēng)險(xiǎn)事件及時(shí)修訂，修訂后發(fā)布全公司通報(bào)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：財(cái)務(wù)部每季度組織檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，結(jié)合內(nèi)控審計(jì)結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分級（一般、重大），發(fā)布預(yù)警通知并明確整改要求。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：重大會(huì)計(jì)事項(xiàng)（如年度報(bào)告、資金支付）需附相關(guān)檔案材料審查意見，未經(jīng)財(cái)務(wù)部合規(guī)確認(rèn)的，不得實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)；檔案管理問題納入審計(jì)必查項(xiàng)目。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由財(cái)務(wù)部牽頭整改，重大風(fēng)險(xiǎn)需成立專項(xiàng)處置小組，明確牽頭部門、完成時(shí)限及責(zé)任人員，必要時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)資源。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：對違反檔案管理規(guī)定的，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行如下處理：（一）輕微違規(guī)：通報(bào)批評，責(zé)令限期整改；（二）一般違規(guī)：取消年度評優(yōu)資格，扣減績效獎(jiǎng)金；（三）重大違規(guī)：解除勞動(dòng)合同，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十五條評估改進(jìn)機(jī)制：每年由審計(jì)部牽頭對檔案管理有效性進(jìn)行評估，出具評估報(bào)告，財(cái)務(wù)部根據(jù)報(bào)告優(yōu)化管理流程，形成閉環(huán)改進(jìn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部必須履行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，將專項(xiàng)工作納入年度工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)部定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)進(jìn)展情況。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理合規(guī)情況納入部門績效考核及個(gè)人評優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)，對表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對存在失職行為的進(jìn)行相應(yīng)處罰。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：財(cái)務(wù)部每年至少開展兩次全員檔案管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范；通過內(nèi)刊、宣傳欄等途徑強(qiáng)化全員檔案意識。第二十九條信息化支撐：信息技術(shù)部負(fù)責(zé)維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，提供數(shù)據(jù)接口支持財(cái)務(wù)部與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)檔案電子化流轉(zhuǎn)與智能檢索。第三十條文化建設(shè)：制定《會(huì)計(jì)檔案合規(guī)手冊》，人手一冊，組織簽訂《檔案管理承諾書》，通過案例警示、知識競賽等形式營造“人人重合規(guī)”的文化氛圍。第三十一條報(bào)告制度：財(cái)務(wù)部每月向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送檔案管理情況，包括風(fēng)險(xiǎn)事件、整改完成情況等；每年形成年度報(bào)告，內(nèi)容涵蓋制度執(zhí)行情況、存在問題及改進(jìn)計(jì)劃。第六章