會議與議事制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等相關國家法律法規(guī)，參照行業(yè)先進管理實踐，結合集團母公司關于風險防控與合規(guī)管理的要求，以及企業(yè)內部提升治理效能的迫切需求制定。旨在規(guī)范公司會議與議事活動，明確組織職責，強化流程管控，防范管理風險，促進決策科學化、規(guī)范化，確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營管理會議、專項工作會議、部門例會、臨時會議等，以及涉及公司重大決策、業(yè)務流程、風險防控等議題的議事活動，均須遵循本制度執(zhí)行。第三條本制度涉及的核心術語定義如下：（一）“專項管理”指公司針對特定業(yè)務領域或風險類型，建立目標明確、職責清晰、流程規(guī)范、風險可控的管理體系，實現(xiàn)全過程管控。（二）“議事風險”指在會議與議事活動中，因決策失誤、流程缺失、信息不對稱、違規(guī)操作等原因可能引發(fā)的經(jīng)營風險、合規(guī)風險或安全風險。（三）“合規(guī)要求”指公司運營及決策活動必須符合法律法規(guī)、行業(yè)準則、內部制度及政策導向的最低標準，確保合法合規(guī)。第四條專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則。（一）“全面覆蓋”要求管理范圍覆蓋所有業(yè)務場景及層級，不留管理死角。（二）“責任到人”強調各層級主體職責清晰、權限明確，確保人人有責、失職必究。（三）“風險導向”以風險防控為核心，優(yōu)先識別、評估、處置重大及關鍵風險。（四）“持續(xù)改進”要求定期評估管理效果，優(yōu)化制度流程，適應內外部環(huán)境變化。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議與議事管理的有效性負總責，承擔第一責任；分管相關業(yè)務的負責人為直接責任人，負責具體組織與監(jiān)督執(zhí)行。第六條公司設立會議與議事管理領導小組，由主要負責人牽頭，分管領導及相關部門負責人組成，負責統(tǒng)籌協(xié)調管理工作的頂層設計、重大事項決策審批及監(jiān)督評價。領導小組下設辦公室，由牽頭部門指定專人負責日常管理。第七條領導小組的主要職責包括：（一）制定并完善會議與議事管理制度，確保與公司戰(zhàn)略目標一致；（二）統(tǒng)籌協(xié)調跨部門重大議題的決策流程，避免多頭管理或決策沖突；（三）審批重大會議議題的決策結果，并對關鍵風險進行終審；（四）定期評估管理效果，提出優(yōu)化建議，推動體系持續(xù)完善。第八條牽頭部門的主要職責包括：（一）負責本制度的制定、修訂及解釋工作，確保制度體系完整；（二）組織開展會議與議事風險的識別、評估與預警，建立動態(tài)管理臺賬；（三）監(jiān)督各層級會議與議事活動的合規(guī)性，開展專項檢查與考核；（四）組織全員培訓，提升員工議事規(guī)范的意識和能力。第九條專責部門的主要職責包括：（一）負責業(yè)務合規(guī)審核，確保會議議題符合法律法規(guī)及內部制度要求；（二）參與流程優(yōu)化，推動標準化議事模板及風險控制點的應用；（三）協(xié)助處置違規(guī)事件，提出整改建議并跟蹤落實；（四）定期輸出專項領域風險分析報告，為領導小組決策提供支持。第十條業(yè)務部門及下屬單位的主要職責包括：（一）落實本領域會議與議事管理要求，確保日?；顒雍弦?guī)開展；（二）開展內部風險自查，及時發(fā)現(xiàn)并上報異常情況；（三）配合領導小組及牽頭部門的監(jiān)督評價，提交整改報告；（四）組織本層級員工的議事規(guī)范培訓，強化執(zhí)行意識。第十一條基層執(zhí)行崗的主要職責包括：（一）嚴格按崗位操作規(guī)范參與會議，履行合規(guī)承諾；（二）對議事過程中的違規(guī)操作或潛在風險及時上報，不得隱瞞；（三）協(xié)助收集議題資料，確保決策依據(jù)充分、透明；（四）參與風險管理演練，提升應急響應能力。第三章專項管理重點內容與要求第十二條會議組織管理：（一）會議分類：根據(jù)議題性質分為常規(guī)會議、專項會議、臨時會議等，明確各類會議的發(fā)起、審批、通知及記錄要求；（二）議題準入：重大決策議題須由業(yè)務部門提交議題清單，經(jīng)專責部門審核后報領導小組審批；禁止未經(jīng)評估的隨意議決策策事項；（三）會議頻次：常規(guī)會議頻次由部門自行確定，專項會議根據(jù)業(yè)務需求臨時召開，臨時會議需提前說明理由。第十三條議事流程規(guī)范：（一）決策層級：重大決策須經(jīng)三級審批（業(yè)務部門初審、專責部門復核、領導小組審批）；一般決策按部門內部流程執(zhí)行；（二）資料準備：會議前需提供決策依據(jù)、風險評估報告及備選方案，確保決策科學性；（三）會議紀律：禁止無關人員列席，會議記錄需經(jīng)主要參會人簽字確認，存檔備查。第十四條風險防控標準：（一）業(yè)務操作合規(guī)：采購領域需嚴格執(zhí)行供應商盡職調查、招標流程；財務領域需明確資金審批權限、稅務合規(guī)標準；（二）禁止性行為：嚴禁關聯(lián)交易利益輸送、違規(guī)轉包分包、信息泄露等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即啟動追責程序；（三）風險重點防控：針對數(shù)據(jù)領域的個人信息保護、安全領域的系統(tǒng)漏洞，需建立專項審查清單，定期核查。第十五條決策結果執(zhí)行：（一）責任分工：決策結果需明確執(zhí)行部門、完成時限及考核指標，確保閉環(huán)管理；（二）監(jiān)督機制：領導小組辦公室對執(zhí)行進度進行跟蹤，重大事項需定期匯報進展；（三）偏差糾正：執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大偏差需及時上報，不得擅自調整方案。第十六條爭議解決程序：（一）內部協(xié)商：議事過程中出現(xiàn)分歧，應先由牽頭部門組織協(xié)商解決；（二）專家咨詢：專業(yè)領域爭議需引入外部專家意見；（三）升級處理：協(xié)商未果的議題，由領導小組召開專題會議裁決。第十七條特殊場景處置：（一）緊急情況：突發(fā)事件需啟動臨時議事機制，優(yōu)先保障應急響應；（二）境外業(yè)務：涉及境外場景的議題需同時符合當?shù)胤ㄒ?guī)及公司制度要求；（三）保密議題：需采取單獨會議室、加密通訊等手段，確保信息安全。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：（一）修訂周期：每年至少修訂一次，或根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調整即時修訂；（二）修訂流程：由牽頭部門提出修訂建議，經(jīng)領導小組審議后發(fā)布；（三）培訓宣貫：新制度需全員培訓，確保理解到位、執(zhí)行到位。第十九條風險識別預警機制：（一）排查頻次：每月開展專項風險排查，每季度輸出分析報告；（二）分級評估：風險分為一般、重大、特別重大三級，明確預警閾值；（三）發(fā)布流程：預警信息需通過內部系統(tǒng)或公告發(fā)布，并要求限期整改。第二十條合規(guī)審查機制：（一）嵌入節(jié)點：將審查嵌入業(yè)務決策、合同簽訂、項目啟動等關鍵環(huán)節(jié)；（二）審查標準：依據(jù)法律法規(guī)、內部制度及風險評估結果進行審查；（三）結果應用：審查不通過的議題不得實施，需補充材料后重新提交。第二十一條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門制定整改方案，專責部門跟蹤落實；（二）重大風險：啟動應急預案，領導小組協(xié)調處置，必要時上報上級單位；（三）責任協(xié)同：明確風險處置的牽頭部門及配合部門，確保責任落實。第二十二條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：包括決策失誤、流程缺失、信息泄露等行為，需界定具體情形及處罰標準；（二）處罰方式：可采取績效扣減、紀律處分、降職降級等措施；（三）聯(lián)動機制：違規(guī)情況需同步納入績效考核及紀律管理。第二十三條評估改進機制：（一）評估周期：每半年對管理體系有效性開展評估，形成分析報告；（二）評估內容：包括制度完整性、執(zhí)行有效性、風險防控效果等；（三）優(yōu)化措施：針對評估發(fā)現(xiàn)的漏洞，需制定整改計劃并跟蹤實施。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：（一）層級責任：明確各級領導對管理工作的推進責任，納入年度述職考核；（二）資源保障：設立專項經(jīng)費支持制度建設、培訓及信息化建設；（三）協(xié)同機制：建立跨部門溝通平臺，定期召開聯(lián)席會議。第二十五條考核激勵機制：（一）部門考核：將合規(guī)情況納入部門年度考核，與評優(yōu)評先掛鉤；（二）個人激勵：對合規(guī)表現(xiàn)突出的員工給予獎勵，對違規(guī)者實行負面激勵；（三）考核標準：制定量化考核指標，如會議合規(guī)率、風險上報及時率等。第二十六條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每年開展合規(guī)履職培訓，提升決策風險意識；（二）一線員工培訓：針對操作規(guī)范、風險識別等內容開展分層級培訓；（三）宣傳渠道：通過內部刊物、電子屏、專題活動等方式強化宣傳。第二十七條信息化支撐：（一）系統(tǒng)工具：開發(fā)會議管理系統(tǒng)，實現(xiàn)議題線上提交、審批流程自動化；（二）風險監(jiān)控：通過數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)風險實時監(jiān)控，預警信息自動推送；（三）數(shù)據(jù)安全：對會議記錄、風險評估等敏感信息采取加密存儲。第二十八條文化建設：（一）合規(guī)手冊：編制《會議與議事合規(guī)手冊》，作為員工行為指引；（二）承諾書：要求全員簽訂合規(guī)承諾書，強化責任意識；（三）典型宣傳：對合規(guī)標桿案例進行宣傳，營造正向氛圍。第二十九條報告制度：（一）風險事件報告：重大風險事件需24小時內上報，并提交處置報告；（二）年度報告：每年12月底前提