全音像記錄制度第一章總則第一條為貫徹落實(shí)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的需要，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，特制定本制度。本制度的制定旨在規(guī)范全音像記錄的管理行為，提升記錄工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，防范操作風(fēng)險(xiǎn)與信息安全風(fēng)險(xiǎn)，確保記錄資料的完整性與合規(guī)性，為業(yè)務(wù)決策、審計(jì)追溯及合規(guī)監(jiān)督提供有力支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景中產(chǎn)生的音像記錄，包括但不限于會(huì)議錄音錄像、培訓(xùn)記錄、客戶訪談、現(xiàn)場(chǎng)勘查、產(chǎn)品測(cè)試、內(nèi)部培訓(xùn)等音像資料的管理。所有相關(guān)主體均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確保音像記錄的合規(guī)采集、存儲(chǔ)、使用與處置。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)的定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指公司針對(duì)音像記錄的全生命周期管理活動(dòng)，包括記錄的采集、審核、存儲(chǔ)、使用、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范化控制與監(jiān)督。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指因音像記錄管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)及輿情風(fēng)險(xiǎn)等。（三）“XX合規(guī)”是指音像記錄的管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，確保記錄行為的合法性、合理性與安全性。第四條音像記錄的專項(xiàng)管理遵循以下原則：（一）“全面覆蓋”，即所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的音像記錄均納入管理范圍，不留監(jiān)管空白；（二）“責(zé)任到人”，明確各級(jí)管理主體與執(zhí)行崗位的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”，聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)與場(chǎng)景，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控；（四）“持續(xù)改進(jìn)”，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司音像記錄的專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專項(xiàng)管理工作負(fù)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督落實(shí)及風(fēng)險(xiǎn)管控。第六條設(shè)立公司音像記錄專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司音像記錄管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策審批、跨部門協(xié)調(diào)及監(jiān)督評(píng)價(jià)，確保專項(xiàng)管理工作的有序推進(jìn)。第七條音像記錄專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)包括：（一）制定公司音像記錄管理的總體方針與目標(biāo)；（二）審批專項(xiàng)管理制度、流程及資源配置方案；（三）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門音像記錄管理的重大事項(xiàng)，解決跨部門爭(zhēng)議；（四）定期審議專項(xiàng)管理報(bào)告，評(píng)估管理成效，提出改進(jìn)要求。第八條牽頭部門負(fù)責(zé)音像記錄專項(xiàng)管理的統(tǒng)籌推進(jìn)，主要職責(zé)包括：（一）制定和完善音像記錄管理制度、操作規(guī)程及配套標(biāo)準(zhǔn)；（二）組織開展音像記錄的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，編制風(fēng)險(xiǎn)清單；（三）監(jiān)督各部門音像記錄管理工作的執(zhí)行情況，組織開展專項(xiàng)檢查；（四）組織音像記錄管理培訓(xùn)與宣貫，提升全員合規(guī)意識(shí)；（五）建立音像記錄管理臺(tái)賬，定期匯總分析管理數(shù)據(jù)。第九條專責(zé)部門負(fù)責(zé)音像記錄的合規(guī)審核與技術(shù)支持，主要職責(zé)包括：（一）審核音像記錄采集、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；（二）優(yōu)化音像記錄管理系統(tǒng)與技術(shù)工具，提升管理效率；（三）處置音像記錄相關(guān)的技術(shù)故障與安全事件；（四）參與音像記錄風(fēng)險(xiǎn)處置與應(yīng)急響應(yīng)工作。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)本領(lǐng)域音像記錄的日常管理，主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)公司音像記錄管理制度，確保業(yè)務(wù)操作符合規(guī)定；（二）開展本領(lǐng)域音像記錄的風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)上報(bào)重大風(fēng)險(xiǎn)隱患；（三）按照要求采集、存儲(chǔ)、使用音像記錄，確保資料完整可追溯；（四）配合牽頭部門與專責(zé)部門開展專項(xiàng)檢查與整改工作。第十一條基層執(zhí)行崗位員工承擔(dān)音像記錄的合規(guī)操作責(zé)任，主要職責(zé)包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確自身在音像記錄管理中的義務(wù)；（二）嚴(yán)格按照操作規(guī)程采集、傳輸、存儲(chǔ)音像記錄，防止資料丟失或篡改；（三）發(fā)現(xiàn)音像記錄管理風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為，及時(shí)向上級(jí)或?qū)Ｘ?zé)部門報(bào)告；（四）參與音像記錄管理培訓(xùn)，掌握合規(guī)操作要求。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議音像記錄管理。會(huì)議音像記錄應(yīng)遵循“必要性、合規(guī)性”原則，采集前需明確記錄目的與范圍，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。禁止采集與會(huì)議無(wú)關(guān)的談話內(nèi)容，避免侵犯參會(huì)人員隱私。第十三條培訓(xùn)與訪談音像記錄管理。培訓(xùn)或訪談前需取得參與人員書面同意，并明確記錄用途與保密要求。記錄資料應(yīng)妥善存儲(chǔ)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自傳播或用于非預(yù)期場(chǎng)景。第十四條現(xiàn)場(chǎng)勘查與產(chǎn)品測(cè)試音像記錄管理?，F(xiàn)場(chǎng)勘查或產(chǎn)品測(cè)試前需制定記錄方案，明確記錄要點(diǎn)與設(shè)備參數(shù)。記錄資料應(yīng)包含時(shí)間、地點(diǎn)、人員、環(huán)境等關(guān)鍵信息，確?？勺匪菪?。第十五條音像記錄存儲(chǔ)管理。音像記錄應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的專用設(shè)備或系統(tǒng)中，定期備份并檢查存儲(chǔ)完整性。存儲(chǔ)期限根據(jù)業(yè)務(wù)需求與法規(guī)要求確定，到期后需按規(guī)定銷毀。第十六條音像記錄使用管理。音像記錄的使用需經(jīng)授權(quán)審批，禁止擅自剪輯、修改或傳播，涉及敏感信息的內(nèi)容需加強(qiáng)保密管控。第十七條音像記錄銷毀管理。音像記錄銷毀需履行審批手續(xù)，采用物理銷毀或技術(shù)銷毀方式，確保資料無(wú)法復(fù)原。銷毀過程需記錄并存檔。第十八條音像記錄安全防護(hù)。采取技術(shù)措施防止音像記錄被非法訪問、篡改或泄露，重要記錄需設(shè)置訪問權(quán)限與操作日志。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。公司每年至少對(duì)本制度進(jìn)行一次評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及實(shí)踐反饋及時(shí)修訂，確保制度的適用性。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制。牽頭部門每季度組織一次音像記錄風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，并向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，必要時(shí)發(fā)布預(yù)警通知。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制。音像記錄的采集、存儲(chǔ)、使用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)需嵌入合規(guī)審查流程，未經(jīng)專責(zé)部門審查不得實(shí)施，確保所有操作符合規(guī)定。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)要求。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制。對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予績(jī)效扣減、紀(jì)律處分或法律追責(zé)，相關(guān)記錄存檔并納入個(gè)人檔案。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制。每年對(duì)音像記錄專項(xiàng)管理體系的有效性進(jìn)行評(píng)估，分析管理漏洞，優(yōu)化流程與標(biāo)準(zhǔn)，提升管理水平。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障。公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需履行音像記錄管理的推進(jìn)責(zé)任，定期研究解決管理中的重大問題，確保制度落實(shí)到位。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制。將音像記錄管理情況納入部門及個(gè)人的年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤，對(duì)合規(guī)表現(xiàn)突出的予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處罰。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。分層級(jí)開展音像記錄管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職要求，一線員工側(cè)重操作規(guī)范，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十八條信息化支撐。通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)音像記錄的流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率與安全性。第二十九條文化建設(shè)。發(fā)布音像記錄合規(guī)手冊(cè)，組織簽訂合規(guī)承諾書，營(yíng)造“人人合規(guī)、主動(dòng)合規(guī)”的文化氛圍。第三十條報(bào)告制度。各部門每月向牽頭部門報(bào)送音像記錄管